Taşeron takibi nasıl yapılır? Ekip, işçi sayısı ve günlük iş kaydı

Patron telefonda soruyor: “Bugün Kaba ekip kaç kişi geldi?” Şantiye şefi bir an düşünüyor: “On iki civarı.” “Demirciler?” “Sabah vardılar, öğleden sonrasını bilmiyorum.” Ay sonunda taşeron on dört kişi çalıştığını söylüyor ve elde bunu doğrulayacak ya da çürütecek bir kayıt yok. Telefonu kapatınca şef de patron da aynı şeyi düşünüyor: bu rakamı yarın kimse tam olarak hatırlamayacak. Taşeron takibi, ana yüklenicinin taşeron ekiplerinin sahada kaç kişiyle, hangi işi, hangi gün yaptığını ve elinde hangi açık işlerin kaldığını kayıtla izlemesidir. Amaç taşeronu denetlemekten çok, iki tarafın aynı rakama bakmasını sağlamaktır.

Takip dört şeyden oluşur: ekip ve kişi sayısı, yapılan iş, açık eksik ve sözleşme. İlk üçü her gün, sonuncusu tarih tarih izlenir.

Taşeron takibinde neler izlenir?

Taşeronun şantiyede o gün kaç kişi çalıştırdığını nasıl kayda alırım?

Kural basit: sayıyı tek kaynaktan, her gün ve aynı kalıpla alın. Hafızaya dayanan “on iki civarı” cevabı rakam değildir; ekip sorumlusunun gün sonunda yazdığı “12 kişi, tam gün” rakamdır.

1. Her taşeron için bir ekip sorumlusu belirleyin; adı ve cep telefonu kayıtlı olsun.
2. Sayıyı ekip sorumlusundan ya da formenden, günün sonuna doğru ve aynı gün içinde alın.
3. Mesaj kalıbını sabitleyin: ekip adı, kişi sayısı, tam gün mü yarım gün mü, yapılan iş.
4. Yarım günü ve mesaiyi ayrı yazdırın; “yarım gün” sözünü tek başına “gelmedi” gibi okumayın.
5. Sayı gelmeyen ekip için satırı boş bırakmayın; “kayıt gelmedi” yazın ki boşluk görünür olsun.
6. Haftada bir ekip bazında toplamı sorumluya gösterin; itiraz varsa o hafta çözülsün, ay sonuna kalmasın.

Örnek bir mesaj şöyle olabilir: “Kaba ekip 12 kişi, demirci 4 kişi yarım gün.” Tek satır, iki ekibi, iki farklı çalışma biçimini ve toplam 14 kişi-günü (yarım gün 0,5 sayıldığında) taşır.

Bir günün kaydı nasıl akar?

• Sabah: Şantiye şefi, bugün hangi ekiplerin hangi blokta çalışacağını kısa bir notla yazar; ofis bu notu gün planı olarak görür.
• Gün içi: Eksik ya da malzeme sorunu çıkarsa ekip sorumlusu fotoğrafla bildirir; ilgili satır hemen ekibin adına açılır.
• Akşam: Ekip sorumluları sayıyı kalıba uygun yazar; sayısı gelmeyen ekip için ofis formene sorar.
• Ertesi sabah: Ofis, önceki günün satırlarını gözden geçirip belirsizleri netleştirir; böylece fark bir hafta sonra değil, ertesi gün bulunur.

Taşeron puantajı örneği: haftalık ekip özeti

Aşağıdaki özet üç ekibin bir haftalık kaydını tek bakışta gösteriyor. Ekipler ve rakamlar uydurmadır; amaç, günlük kayıtların haftalık özette nasıl bir araya geldiğini göstermektir.

Tabloyu okurken sayıları tek tek değil, birlikte yorumlayın. Kaba ekibin 48 kişi-günü yağmur nedeniyle bir gün kaybettiği için beklenenden düşük olabilir; elektrik ekibinin tek açık eksiği ise iş değil, malzeme bekliyor olmasından doğuyor. Böyle bir özet, taşeronla yapılacak haftalık görüşmeyi “kaç kişi geldi” tartışmasından çıkarıp “neyi bekliyoruz, ne zaman kapanır” konuşmasına çevirir.

Eksiği ve işi taşerona nasıl bağlarsınız?

Kişi sayısı kadar önemli olan, işin sonucunu da ekibe bağlamaktır. Eksiği “şantiyede bir eksik var” diye değil, ekip adı, blok ve katı ve fotoğrafıyla kaydedin; kapanış için de fotoğraf isteyin. Böylece ay sonunda bir ekibin ne kadar iş yaptığı ile ne kadar iş bıraktığı birlikte görünür. Bir ekibin kişi-günü yüksek ama kapanmayan eksiği çoksa bu, sayının tek başına bir şey söylemediğinin kanıtıdır.

Takipte düşülen üç tuzak

• Takibi cezaya çevirmek: Sayı yalnızca “kim eksik yazdı” diye aranırsa ekipler bilgi vermez. Kaydı ortak bir referans olarak sunun; ay sonunda iki tarafın da işine yarar.
• Gereğinden fazla kişisel veri toplamak: Ekip bazında sayı yetiyorsa ad, telefon ve ayrıntıyı yalnızca gerçekten ihtiyaç duyduğunuz kadar tutun.
• Rakamı ilerleme sanmak: Kişi-günü yüksek bir ekip hızlı ilerliyor olmayabilir. Sayıyı her zaman yapılan işle ve kapanan eksikle birlikte okuyun.

WhatsApp, Excel ve defterle taşeron takibi nerede çalışır, nerede kırılır?

Tek şantiye, birkaç ekip ve düzenli bir şantiye şefi varsa bir Excel tablosu ve günlük mesaj gayet iş görür. Kırıldığı yerler çoğunlukla aynıdır:

• Sayı konuşmada kalır, yazıya geçmez ya da gün sonunda hatırlanarak yazılır.
• Sayı, grup yazışmasının içinde bir yerde kalır; ay sonunda aranınca bulunmaz.
• Aynı taşeronun adı farklı yazılır (“Kaba”, “Kaba ekip”, “Yılmaz”) ve toplamlar bölünür.
• Eksik bir ekibe bağlanmadığı için “bu eksik kimin” sorusu cevapsız kalır.
• Sözleşme dosyası başka klasörde durur; ekibin çalıştığı süre ile sözleşme tarihleri yan yana görünmez.

SahaSesi AI ve sözleşme modülüyle takip nasıl yürür?

SahaSesi AI’da şantiye açılırken formen ve taşeron sorumlularının adı ve cep telefonu eklenir; her birine WhatsApp’tan kısa bir hoş geldin mesajı gider. Sahadan gelen “Kaba ekip 12 kişi, demirci 4 kişi yarım gün” gibi mesajlar kişi ya da taşeron ekibi bazında puantaj olarak işlenir; yarım gün ve mesai ayrı tutulur. Fotoğraflı eksik sorumlu taşerona açılır, kapatma fotoğrafı gelince kapanır. Her kayıt geri okunur, ofis panelde kontrol eder ve aylık puantaj kişi ve taşeron bazında Excel’e iner.

Sözleşme tarafı için KurumsalPortal’ın Sözleşme Yönetimi modülü personel, müşteri, tedarikçi, hizmet, kira ve bakım sözleşmelerini başlangıç-bitiş tarihi, sürüm, sorumlu ve onay bilgisiyle tek arşivde tutar ve süre uyarısı verir. İki ürün arasında hazır bir veri akışı olduğunu söylemiyoruz; sahadaki günlük sayıları sözleşmedeki kapsam ve tarihlerle ofis yan yana koyar. SahaSesi AI pilot programıyla ilk şantiyelerde devreye alınıyor.

Haftalık taşeron toplantısı için kısa liste

• Ekip bazında hafta kişi-gün toplamı, taşeronun kendi sayısıyla aynı mı?
• Yarım gün ve mesai kayıtları ortak kurala göre mi yazılmış?
• Açık eksikler ekip sorumlusuyla tek tek gözden geçirildi mi?
• Kapanan eksiklerin kapatma fotoğrafı var mı?
• Gelecek hafta için ekip sayısı ve iş planı soruldu mu?
• Sözleşmede yaklaşan bitiş ya da yenileme tarihi var mı?

Taşeron ekiplerinizin günlük sayısını ve eksiklerini WhatsApp’tan kayda almak isterseniz SahaSesi AI sayfasından pilot görüşmesi planlayabilirsiniz.