Şantiye puantajı: Kişi-gün hesabını WhatsApp mesajından çıkarmak

“Kaba ekip 12 kişi, demirci 4 kişi yarım gün.” Formenin akşam attığı bu tek satır, ofiste bir hesaba dönüşmek zorundadır. Kişi-gün, bir işte çalışan kişi sayısı ile çalıştıkları gün sayısının çarpımı olan puantaj ölçüsüdür. Yarım günü genel uygulamadaki gibi 0,5 sayarsanız yukarıdaki mesajın karşılığı 12 + (4 × 0,5) = 14 kişi-gündür; firmanızın kuralı farklıysa elbette o geçerlidir.

Hesabın kendisi basit. Zor olan, bu hesabın her akşam, her şantiye ve her taşeron için dağınık mesajlardan okunarak yapılmasıdır. Bu yazıda kişi-gün çıkarmanın nerede aksadığını ve SahaSesi AI ile bu işin nasıl yürüdüğünü anlatıyoruz.

Mesajdan kişi-gün çıkarmak neden zor?

• Kim sayılıyor? “Kaba ekip” bir taşeron grubudur, “Mehmet usta” tek kişidir. Puantajda ikisi ayrı satırdır.
• Kaç kişi? “On iki kişiydik ama üçü öğlen gitti” cümlesi tek sayı değil, iki ayrı kayıttır.
• Tam gün mü, yarım gün mü, mesai mi? Aynı kişi aynı gün hem tam gün hem mesai yapmış olabilir.
• Hangi güne ait? Akşam geç yazılan ya da ertesi sabah gelen “dün” mesajı yanlış güne yazılırsa ay sonu tablosu şaşar.
• Mesaj parçalanması. Formen bir cümleyi üç ayrı mesajla gönderebilir; ofis bunları tek kayıt olarak okumalıdır.

Bu belirsizliklerin her biri tek başına küçüktür. Ama birkaç şantiye, her şantiyede birkaç taşeron ve her akşam onlarca mesaj olunca ofis, puantajı hesaplamaktan çok mesajları yorumlamakla uğraşır. Ay sonunda taşeron kendi defterindeki sayıyı getirir ve iki rakam arasındaki farkın nedeni bulunamaz.

Mesaj puantaja nasıl dönüşür?

1. Formen yazar ya da sesli bırakır. SahaSesi AI mesajı puantaj kaydı olarak ayırır; kayıt kişi ya da taşeron ekibi bazında işlenir, yarım gün ve mesai ayrı tutulur. Aynı kişinin art arda attığı mesajlar birlikte değerlendirilir.
2. Kayıt geri okunur. Formene “Kaydettim: …” diye bir cevap gider. Sayı yanlışsa formen “hayır, 10 kişiydi” yazar ve kayıt düzelir.
3. Emin olunamayan mesaj ofise düşer. İşlenemeyen ya da belirsiz kalan mesaj “kontrol bekliyor” listesinde görünür; hiçbir kayıt sessizce kaybolmaz.
4. Unutulan puantaj hatırlatılır. Hatırlatma saatine kadar puantajı gelmeyen şantiyenin formenine WhatsApp’tan hatırlatma gider.
5. Gün kapanır, ay toplanır. Gün içindeki kayıtlar günlük rapora dizilir; şef onaylayınca rapor kilitlenir. Aylık puantaj tablosu kişi ve taşeron bazında, gün gün, yarım gün ve mesaiyle Excel’e iner.

Varsayımsal bir hafta: 54 kişi-gün nereden çıkıyor?

Aşağıdaki rakamlar uydurmadır; amaç, günlük mesajların hafta sonunda nasıl bir toplama dönüştüğünü göstermektir. Yarım gün 0,5 sayılmıştır.

• Pazartesi: kaba ekip 12 kişi, tam gün. Toplam 12 kişi-gün.
• Salı: kaba ekip 12 kişi tam gün, demirci 4 kişi yarım gün. Toplam 14 kişi-gün.
• Çarşamba: kaba ekip 12 kişi, demirci 4 kişi, ikisi de tam gün. Toplam 16 kişi-gün.
• Perşembe: yağış nedeniyle iş durdu. Puantaj yok; ama iş durması ayrıca olay olarak kaydedilir ve günlük rapora gider.
• Cuma: kaba ekip 12 kişi, tam gün. Toplam 12 kişi-gün.

Haftanın toplamı 12 + 14 + 16 + 0 + 12 = 54 kişi-gündür. Ay sonunda bu satırları tek tek toplamak yerine günlük kayıtların zaten ekip bazında yan yana durması, hem toplamı hem de “bu hafta demirci ekibi kaç gün geldi?” sorusunu kolaylaştırır. Ay sonuna bırakılan puantaj ise, kimsenin hatırlamadığı bir günün tartışmasına dönüşür.

Geç gelen mesaj hangi güne yazılır?

Şantiyede sinyal her zaman olmaz. WhatsApp mesajı telefonda bekletir ve sinyal gelince kendisi gönderir. SahaSesi AI’da kayıt, mesajın ulaştığı güne yazılır; mesajda “dün” gibi açık bir ifade varsa en çok üç gün geriye işlenir. Bu kural, puantajın sessizce yanlış güne düşmesini azaltır ama ortadan kaldırmaz; bu yüzden gün kapanmadan ofisin kontrol etmesi önemlidir.

İyi puantaj, hesabı en akıllı yapan değil, hatayı en erken gösteren puantajdır.

Ofis için kısa bir kontrol rutini

• Sabah, dünkü raporda “kayıt gelmedi” görünen şantiye var mı diye bakın.
• Akşam, kontrol bekliyor listesini kapatmadan günü onaylamayın.
• Ay sonunda Excel puantajı, taşeronların kendi ekip listeleriyle yan yana koyun.
• Bir taşeronla sayı farkı çıkarsa ilgili günün kaydına ve değişiklik geçmişine bakın; her değişiklik iz bırakır, böylece farkın nerede doğduğu görülür.

SahaSesi AI pilot programıyla ilk şantiyelerde devreye alınıyor. Kişi-gün sürecinizi kendi şantiyenizin mesajlarıyla görmek için SahaSesi AI sayfasından pilot görüşmesi planlayabilirsiniz.