Kurumsal portal nasıl seçilir? 25 soruluk RFP kontrol listesi

Üç tedarikçiden demo izlediniz. Üçünün de ekranı güzel, üçü de “her şeyi yaparız” diyor ve bir hafta sonra elinizde kıyaslanabilecek hiçbir şey yok. Portal seçimi, bir yazılımı beğenmekten çok onun şirketinizin çalışma biçimine uyup uymadığını ölçme işidir; bunu ekran görüntüsüyle ölçemezsiniz. Çözüm, kurumsal satın almada RFP denen yöntemin sadeleştirilmiş hâlidir: aynı soruları herkese yazılı sormak ve cevapları yan yana koymak. Böylece karar, demo sırasındaki izlenime değil, yazıya geçmiş taahhütlere dayanır.

RFP (Request for Proposal, teklif talebi), bir kurumun satın almak istediği çözüm için ihtiyaçlarını ve sorularını yazılı olarak tedarikçilere iletip aynı çerçevede teklif istemesidir. Kurumsal portal seçimi için bu, birkaç sayfalık bir ihtiyaç özeti ve bir soru listesi demektir.

RFP nedir ve RFP süreci nasıl işler?

Büyük kurumsal satın almalarda RFP çoğu zaman onlarca sayfalık bir belgedir. Şirket içi bir portal seçimi için çok daha hafif bir sürüm yeterlidir. Süreç genellikle şu sırayla ilerler:

1. İhtiyacı yazın. Hangi süreçler dağınık, kimler kullanacak, hangi cihazlardan girilecek? Bir sayfayı geçmesin; örneği aşağıda.
2. Tedarikçi listesini kısa tutun. Her biriyle derinlemesine çalışabileceğiniz kadar tedarikçi seçin.
3. Aynı soru listesini herkese gönderin. Soruları bir tedarikçiye göre uyarlamayın; karşılaştırma ancak aynı sorularla mümkündür.
4. Yazılı cevap isteyin, demoyu sonraya bırakın. Yazılı cevapları yetersiz bulduğunuz tedarikçinin demosunu izlemeye gerek yoktur.
5. Cevapları ağırlıklarla puanlayın. Sizin için kritik başlıklara daha yüksek ağırlık verin.
6. Küçük kapsamla başlayın. Kazanan çözümü tüm şirkette birden değil, bir iki süreçte deneyin.

Örnek ihtiyaç özeti: İzin, zimmet ve ziyaretçi kayıtları e-postalarda ve tablolarda dağınık. Çalışanların bir kısmı sahada çalışıyor ve kurumsal e-posta kullanmıyor. Hedefimiz bu üç süreci kayıtlı akışlara taşımak, yetkileri rol bazında yönetmek ve çalışanın uygulama kurmadan telefondan kullanabilmesini sağlamak. Verilerin nerede tutulacağı ve mevcut sistemlerle ilişkinin nasıl kurulacağı teklifte açıkça belirtilmelidir.

İntranet seçimi de aynı yolla yapılır. Önce kararın ne olduğunu netleştirin: yalnızca duyuru ve doküman paylaşan bir iç site mi arıyorsunuz, yoksa izin, zimmet ve talep gibi işlerin yürüdüğü bir portal mı? Cevap, aşağıdaki soruların hangilerine daha çok ağırlık vereceğinizi belirler.

RFP’ye girecek 25 soru

Beş başlıkta beşer soru var; numaralar her başlıkta yeniden başlar ve toplam 25 eder. Soruları olduğu gibi tedarikçilere gönderebilirsiniz. “Evet” ya da “hayır” cevabıyla yetinmeyin; her soruda “nasıl” sorusunun cevabını da isteyin. Örneğin “mobil kullanım var mı?” sorusuna “var” diyen tedarikçiden, bir çalışanın telefonda izin talebini baştan sona nasıl açtığını göstermesini bekleyin.

A. Barındırma ve veri

1. Sistem nerede çalışır: bizim sunucumuzda mı, tedarikçinin bulutunda mı, üçüncü taraf bir hizmette mi?
2. Verilerimiz kimin yönetiminde ve hangi konumda durur? Yedekleme kimin sorumluluğundadır?
3. Teknik gereksinimler nelerdir? Mevcut altyapımızla ve bilgi işlem ekibimizin alışkanlıklarıyla uyumlu mu?
4. Sözleşme sona erdiğinde verilerimizi hangi biçimde geri alırız?
5. Kimlik numarası, IBAN gibi hassas alanlar için hangi koruma önlemleri vardır?

B. Rol ve yetki

1. Menü ve veri erişimi rol, departman ve kullanıcı bazında ayrı ayrı tanımlanabiliyor mu?
2. Bir kullanıcıya bir kaydı yalnızca görüntüleme, başka bir kullanıcıya işlem yapma yetkisi verilebiliyor mu?
3. İzindeki bir yöneticinin yerine bakacak kişiye geçici yetki tanımlanabiliyor mu?
4. Verilen ve geri alınan her yetki kayda geçiyor mu, kim hangi yetkiye ne zaman sahip oldu görülebiliyor mu?
5. Belge erişimi ve yapılan işlemler için denetim kaydı tutuluyor mu?

C. Mobil kullanım ve çalışan deneyimi

1. Çalışanlar uygulama indirmeden telefon tarayıcısından kullanabiliyor mu?
2. Kurumsal e-posta adresi olmayan saha ve üretim çalışanlarına bildirim hangi kanallarla ulaşıyor?
3. Onay ve bildirimler hangi kanallardan gönderiliyor, gönderim kimin hesabından yapılıyor?
4. Yeni bir çalışan ilk girişte ne görür? Kullanım eğitimi ve yardım içeriği nasıl sağlanıyor?
5. Demoyu telefonda gösterebilir misiniz? Formlar küçük ekranda rahat doldurulabiliyor mu?

D. Entegrasyon ve kapsam

1. ERP, PDKS ve bordro sistemlerimizle hazır bir entegrasyon var mı? Yoksa veri akışı nasıl kurgulanır ve sorumluluk kimdedir?
2. Hangi verileri dışarı aktarabiliyoruz (XLSX gibi) ve hangi biçimlerde içeri alabiliyoruz?
3. Modülleri tek tek mi alıyoruz, yoksa tek paket mi? İhtiyaç büyüdükçe modül eklemek mümkün mü?
4. Mevcut Excel verilerimizi (çalışan listesi, izin bakiyeleri) ilk kurulumda nasıl aktarırız?
5. Bize özgü bir süreç gerekirse kapsam ve değişiklik nasıl yönetilir?

E. Destek ve büyüme

1. Kurulum sonrası destek hangi kanaldan, hangi kapsamda ve hangi yanıt yaklaşımıyla verilir? Yazılı olarak istiyoruz.
2. Yeni bir modül aynı kullanıcı ve yetki yapısına mı eklenir, yoksa ayrı bir kurulum mu gerekir?
3. Güncellemeler nasıl yapılır? Çalışmayı kesmeden uygulanabiliyor mu?
4. Önce tek bir süreçle, küçük bir kapsamla başlamak mümkün mü?
5. Sistemi günlük işleyişte biz mi yönetiriz, yoksa her değişiklik için tedarikçiye mi başvururuz?

Cevapları nasıl değerlendirirsiniz?

Puanlamada iki hatadan kaçının. Birincisi, her başlığa eşit ağırlık vermektir: verisi hassas bir şirket için barındırma ve yetki, vardiyalı bir şirket için mobil kullanım daha ağır basmalıdır. İkincisi, cevapları yalnızca satış ekibinden dinlemektir. Teknik soruları bilgi işlem ekibinizle, süreç sorularını İK ve operasyon yöneticileriyle birlikte değerlendirin; portalı kullanacak kişilerin sesi kararda yer almalıdır.

Excel ve e-postayla devam etmek ne zaman mantıklı?

RFP her durumda gerekli değildir. Az çalışanlı, tek ofisli ve süreçleri basit bir şirkette izin için bir tablo, duyuru için bir e-posta listesi yeterli olabilir; ayrı bir portal almak bu durumda gereksiz yük getirir. Şu işaretler seçim zamanının geldiğini gösterir: onaylar e-posta zincirinde kayboluyor, aynı bilgi birkaç tabloda tutuluyor, hassas verilere gerekmeyen kişiler erişiyor, yönetim rapor istediğinde veriler elle derleniyor. Karşılaştırma tablosunu da Excel’de hazırlayabilirsiniz; önemli olan cevapların yazılı olması ve herkese aynı soruların sorulmasıdır.

KurumsalPortal bu ölçütleri nasıl karşılıyor?

Yukarıdaki listeyi kendi ürünümüze de uygulayabilirsiniz. YazSis KurumsalPortal müşterinin kendi sunucusunda çalışır ve veriler üçüncü taraf bir buluta gönderilmez; standart cPanel hosting yeterlidir, sistem PHP ve MySQL üzerinde çalışır. Çalışanlar uygulama kurmadan telefon tarayıcısından kullanır. Menü & Yetki Yönetimi modülünde yetkiler rol, departman ve kullanıcı katmanlarında tanımlanır, görüntüleme ile işlem yetkisi ayrı verilir, geçici erişim tanımlanabilir ve her yetki değişikliği kayıt altına alınır. Rol bazlı veri kapsamı, hassas alanların maskelenmesi, belge erişim kaydı ve denetim kaydı KVKK odaklı bir süreç kurmaya yardımcı olur.

Soru listesini kendi şirketinize uyarlayıp 33 modüllük yapıyı incelemek için KurumsalPortal sayfasına göz atabilirsiniz.