Mazeret izni kaç gün? Maaş kesintisi, ücretsiz izin şartları ve sigorta etkisi

Salı akşamı bir çalışan yöneticisine yazıyor: “Çarşamba çocuğumun okul toplantısı var, yarım gün mazeret izni alabilir miyim?” Yönetici “olur” diyor ama İK, aynı çalışanın geçen ay iki günlük bir izin için maaşından kesinti yapıldığını hatırlıyor. Biri ücretli, öbürü ücreti kesilen izin olarak işlenmiş ve ikisinin de adı “mazeret izni”. Üstüne muhasebe bu günlerin SGK bildirimini nasıl yapacağını soruyor. Bu yazı mazeret izninin kanundaki yerini, süresini, maaş ve sigorta etkisini ve ücret ödenmeyen iznin şartlarını ayrı ayrı gösteriyor.

Mazeret izni, İş Kanunu’nda Ek Madde 2’de düzenlenen ve çalışanın evlenmesi, evlat edinmesi ya da yakınının ölümü gibi hallerde ücretli verilen izindir. Kanunun saymadığı mazeretler için süre ve ücret kuralını iş sözleşmesi, toplu iş sözleşmesi ya da şirket yönergesi belirler; bu fark, maaş kesintisi tartışmalarının asıl kaynağıdır.

Mazeret izni kaç gün?

Kanunun saymadığı mazeretler için, örneğin okul toplantısı, resmî daire işlemi ya da yakınının kısa süreli bakımı için genel bir gün sayısı yoktur. Bunları ücretli mi sayacağınızı, ücretin kesilip kesilmeyeceğini ve yıllık izne yazılıp yazılmayacağını yazılı kuralınız belirler. Kural yoksa her yönetici kendi kararını verir ve aynı durumdaki iki çalışan farklı muamele görür.

Mazeret izni maaştan kesilir mi?

Kanundaki mazeret izinleri ücretlidir; bu hallerde maaştan kesinti yapılmaz. Şirketin kendi verdiği mazeret izinlerinde ise ücret durumunu iç düzenleme belirler. Kesinti uyguluyorsanız nedeninin ve hesabının çalışana yazılı gösterilebilir olması iyi uygulamadır. İzin türüne göre etkileri şöyle özetleyebiliriz:

Kanundaki izinlerin dışında kalan mazeretler için yazılı bir cümle bile tartışmayı büyük ölçüde bitirir. Aşağıdaki örnek yönerge cümlesi yalnızca fikir vermek içindir; kendi şartlarınıza ve hukuk danışmanınızın görüşüne göre uyarlayın.

Kanunda sayılan mazeret izinleri ücretlidir. Okul toplantısı ve resmî işlem gibi diğer mazeretler için yöneticinin onayıyla saat bazında izin verilir; bu saatler maaştan kesilmez ve yıllık izinden düşülmez. Onay, talep kaydına işlenir.

Ücretsiz izin şartları nelerdir?

Kanun, ücretsiz izni (yani ücret ödenmeyen izni) yalnızca belirli hallerde işverene yükler:

• Yıllık izni başka bir yerde geçirenlere, istem ve belge şartıyla toplam dört güne kadar yol izni (m.56).
• Kadın işçiye, analık süresinin tamamlanmasından sonra isteği halinde altı aya kadar izin (m.74).
• Doğum sonrası iznin bitiminden itibaren, çocuğun hayatta olması kaydıyla, haftalık çalışma süresinin yarısı kadar izin: birinci doğumda 60, ikinci doğumda 120, sonraki doğumlarda 180 gün (m.74).
• Koruyucu aile olan işçiye, çocuğun teslim edildiği tarihten sonra isteği üzerine 10 gün (m.74, 7578 sayılı Kanunla eklendi).

Bunların dışında işverene her talepte ücret ödenmeyen izin verme yükümlülüğü getiren genel bir madde görmedik. Pratikte bu izinler iki tarafın anlaşmasıyla verilir. Anlaşma yazılı olmalı ve en az şu bilgileri içermelidir:

1. İznin başlangıç ve bitiş tarihleri ile işe dönüş tarihi.
2. İznin gerekçesi.
3. Bu günler için ücret ödenmeyeceği.
4. SGK bildirimine yansıması (eksik gün).
5. Yıllık izin hakkına etkisi.
6. Çalışanın ve onaylayan yöneticinin imzası ile İK onayı.

Ücretsiz izinde sigorta yatıyor mu?

Sigorta prim tutarı, kazanca bağlıdır: prime esas kazanç, hak edilen ücretlerin brüt toplamı üzerinden belirlenir (5510 sayılı Kanun m.80). Ücret ödenmeyen günlerde kazanç doğmadığı için o günlere prim yazılmaz. SGK’nın aylık prim ve hizmet belgesine ilişkin duyurusu da prim ödeme gün sayısının, ay içindeki gün sayısından ücret almaya hak kazanılmayan gün sayısı çıkarılarak bulunacağını söyler; örnekte 28 gün çeken ayda 3 gün ücret ödenmeyen izin kullanan çalışan için prim ödeme günü 25, eksik gün 3 bildirilir. Üç noktada ayrım yapmak gerekir:

• Emeklilik: prim gün sayısı, ücret ödenmeyen gün kadar azalır.
• Sağlık yardımı: işverenin belgelendirdiği ve takvim yılı içinde toplam bir ayı aşmayan ücret ödenmeyen izin sürelerinde genel sağlık sigortalılığı devam eder; 4857 m.56 ve m.74 ile diğer iş kanunlarındaki ücret ödenmeyen izinler bu hesabın dışında tutulur (5510 m.67).
• Hastalık ve analık hükümleri: ilgili kanunlar gereği ücret ödenmeyen izin hallerinde sigortalılık, bu halin sona ermesini izleyen onuncu günden başlanarak yitirilmiş sayılır (5510 m.9).

Bir aydan uzun anlaşmalı izinlerde sağlık yardımının nasıl devam edeceği ve primin kime ait olacağı ayrıca incelenmelidir. Çalışanın bilmesi gereken en önemli nokta, ücret ödenmeyen sürenin emeklilik için prim gün sayısına yansımayacağıdır; bu yüzden uzun izin onaylanmadan önce çalışanı yazılı bilgilendirmek iyi uygulamadır. SGK duyurusu eski tarihlidir; bildirim kodlarını ve güncel uygulamayı mali müşavirinizden teyit edin.

Mazeret, ücret ödenmeyen ve yıllık izni ayrı kaydetmek

Excel’de tek bir “izin” sütunu başta pratiktir. Sorun, üç ayrı iznin bakiyeyi ve maaşı farklı etkilemesidir: mazeret yıllık izne yazılamaz, ücret ödenmeyen gün bordroya ve SGK’ya yansır. WhatsApp’tan alınan “yarın gelemiyorum” mesajı kayda geçmediğinde ay sonunda hangi günün hangi türe girdiği tartışılır. Her izin kaydında en az şu alanlar olmalıdır; kayıtlar bu alanlarla tutulduğunda ay sonunda muhasebeye giden eksik gün listesi, yıllık izin bakiyesi ve maaş kesintisi aynı tablodan okunur:

• İzin türü: yıllık, mazeret, ücret ödenmeyen
• Dayanak: kanun, iş sözleşmesi, yönerge ya da özel anlaşma
• Tarihler ve gün ya da saat sayısı
• Maaş etkisi: ücretli veya ücret ödenmeyen
• SGK bildirimi için eksik gün sayısı
• Yıllık izin bakiyesine etkisi
• Belge: evlenme cüzdanı, ölüm belgesi, rapor gibi
• Talebi alan, onaylayan ve kaydeden kişiler

Portalda mazeret ve ücret ödenmeyen izin talepleri

YazSis KurumsalPortal’ın Mobil İzin Yönetimi modülünde çalışan, telefonunun tarayıcısından ve uygulama kurmadan izin talebi oluşturur. Talep kalan bakiyeyle doğrulanır, önce yöneticiye, ardından İK’ya gider; onay zinciri tamamlanmadan izin kesinleşmez, her adım kayıtta kalır ve onaylanan izin ekip takvimine işlenir. Kayıtlar XLSX rapor olarak alınabilir.

Modülün tarif edilen akışı talep, bakiye doğrulaması, kademeli onay ve takvimdir. Mazeret, ücret ödenmeyen ve yıllık izinlerin portalda nasıl ayrıştırılacağı ve SGK için eksik gün bilgisinin nasıl alınacağı gibi ayrıntıları kurulum öncesi görüşmede netleştirmenizi öneririz; bu yazı modülün izin türlerini kendiliğinden ayırdığını iddia etmiyor.

Farklı türdeki izin taleplerini tek akışta toplamak için Mobil İzin Yönetimi modülünü inceleyebilirsiniz.