KKD zimmet formu: Kişisel koruyucu donanım teslimini ve yenilemeyi kayda almak

İş güvenliği uzmanı denetim öncesi dosyayı açıyor: baret, iş ayakkabısı, kulak tıkacı, eldiven. Hangi çalışana neyin ne zaman verildiği ya depo defterinde, ya bir Excel sayfasında ya da kimsenin hatırlamadığı bir imza listesinde duruyor. Üç ay önce yırtılan eldivenin yenisi verilmiş mi, kaynakçının gözlüğü değişmiş mi, kimse emin değil. Denetimde soru geldiğinde cevap, depocunun hafızasına bağlı kalıyor. Sorun donanımın yokluğu değil; teslimin, kullanım süresinin ve yenilemenin kayıtsız kalması. Bu yazıda forma hangi alanların konacağını, yönetmeliğin KKD teslimiyle ilgili okuduğumuz hükümlerini ve değişim tarihlerinin nasıl izleneceğini anlatıyoruz.

KKD zimmet formu, işyerinde kullanılan kişisel koruyucu donanımın hangi çalışana, ne zaman, hangi cins ve ölçüde teslim edildiğini ve ne zaman yenileneceğini gösteren, çalışanın teslim aldığını onayladığı kayıt belgesidir. Bazı işyerlerinde KKD zimmet tutanağı ya da KKD teslim tesellüm formu da denir; ad değişse de görev aynıdır: teslimi ve yenilemeyi sonradan gösterilebilir hale getirmek.

KKD zimmet tutanağı örneği: formda hangi alanlar olmalı?

Aşağıdaki tablo bir başlangıç şablonudur. Sektörünüze ve risk değerlendirmenize göre alan ekleyip çıkarabilirsiniz; donanım kararını ise form değil, işyerinizin risk değerlendirmesi verir.

Yönetmelik KKD teslimi hakkında ne söylüyor?

Aşağıdaki maddeleri Resmî Gazete’de yayımlanan Kişisel Koruyucu Donanımların İşyerlerinde Kullanılması Hakkında Yönetmelik’in metninden okuduk ve özetledik. Madde numaraları o metne aittir.

• Bedel çalışana yüklenmez (Madde 6). KKD’ler işveren tarafından çalışandan bedel alınmadan verilir; bakım, onarım, periyodik kontrol ve parça değişimi de yönetmelikte bu çerçevede sayılır. 6331 sayılı Kanun’un 4. maddesi de iş sağlığı ve güvenliği tedbirlerinin maliyetinin çalışanlara yansıtılamayacağını söyler.
• Kullanım süresi risklere göre belirlenir (Madde 6). Süreler riskin derecesi, maruziyet sıklığı, işin yapıldığı yerin özellikleri ve donanımın performansı dikkate alınarak saptanır. Formdaki değişim tarihini bu nedenle kendi risk değerlendirmenize göre yazarsınız.
• Çalışan bilgilendirilir ve eğitilir (Madde 6). İşveren, donanımın hangi risklere karşı kullanılacağını çalışana anlatır ve uygulamalı eğitim verilmesini sağlar.
• Seçimi risk değerlendirmesi belirler (Madde 7). Kullanılacak donanım, yapılan risk değerlendirmesinin sonucuna göre saptanır.
• Çalışanın payı (Madde 8). Çalışan donanımı doğru kullanır, korur ve uygun yerde saklar; arıza veya eksikliği işverene bildirir. Arızalı donanım giderilmeden kullanılmaz ve gerektiğinde yenisiyle değiştirilir.
• Form konusu. Okuduğumuz ana metinde zimmet formu ya da imza adıyla tanımlanmış bir belge yok. Yine de yukarıdaki yükümlülüklerin yerine getirildiğini gösterebilmek için teslim kaydı tutmak işveren açısından yararlıdır; belgenin biçimini iş güvenliği uzmanınızla netleştirin.

KKD değişim tarihleri nasıl takip edilir?

Dolu bir form, değişim tarihi geldiğinde kendiliğinden hatırlatma yapmaz. Takibi şu sırayla kurmak işi yönetilebilir kılar:

1. Her KKD türü için kullanım süresini risk değerlendirmesine göre belirleyin ve bir tabloya yazın.
2. Teslimde formu doldurun ve planlanan değişim tarihini hemen hesaplayıp forma işleyin.
3. Değişim tarihlerini çalışan ve bölüm bazında tek listede toplayın; yaklaşanları tarihe göre sıralayın.
4. Tarihe bir uyarı bağlayın: değişimden haftalar önce ilgili kişiye haber gitsin.
5. Değişim yapıldığında eski donanımın iadesini ya da imhasını ve yeni teslimi aynı kayıtta işleyin.
6. Arıza, yıpranma veya kayıp bildirimi gelirse süre dolmasını beklemeyin, değişim kaydını hemen açın.
7. Yaklaşan değişimlerle depo stoğunu karşılaştırın; stok yetmeyecekse siparişi önceden verin.

Takipte iki ayrı tarih akışı olduğunu unutmayın. Birincisi süreye bağlı yenileme tarihidir; eldiven veya kulak tıkacı gibi çabuk tükenen ürünlerde sık, baret gibi donanımlarda daha seyrek gelir. İkincisi olaya bağlı değişimdir: bir düşme, kimyasal temas ya da kırılma sonrası donanım süresi dolmasa da değiştirilir. Liste yalnızca birincisini gösteriyorsa ikincisi için ayrıca bir bildirim yolu tanımlayın; örneğin çalışanın arızayı bildireceği tek bir kişi ve tek bir kanal belirleyin.

Zimmet formlarında sık yapılan hatalar

• Donanım cinsi “eldiven” diye geçer, ancak hangi risk için olduğu yazılmaz; kimyasal ile mekanik koruma aynı satıra düşer.
• Beden bilgisi unutulur; donanım teslim edilir ama çalışana uymadığı için kullanılmaz ve kimse bunu forma not etmez.
• Planlanan değişim tarihi boş bırakılır, çünkü kullanım süresini kimin belirleyeceği belli değildir.
• Eğitim ve bilgilendirme ayrı bir tutanakta kalır, teslim formuyla ilişkilendirilmez.
• İşten ayrılan çalışanın iade ettiği donanım forma işlenmez; kayıtta hâlâ onun üzerinde görünür.
• Aynı çalışana verilen yenisi eskisinin üstüne yazılır; önceki teslimin tarihi kaybolur.

Bu hataların çoğu bilgi eksikliğinden değil, formun tek bir yerde ve tek bir sahiple tutulmamasından doğar. Formu depoda, uzmanda ve bölüm şefinde ayrı ayrı çoğaltmak yerine tek kaynak belirleyin.

Kâğıt ve Excel ile KKD takibi nerede yeter, nerede yetmez?

Az çalışanlı tek bir işyerinde kâğıt form ve içinde teslim ile değişim tarihi sütunları olan bir Excel sayfası iş görür. Sayfada tarihe göre sıralama ve renk kuralı kullanırsanız yaklaşan değişimler de görünür. Sorun, ekip ve vardiya sayısı büyüdüğünde başlar: imzalı formlar farklı klasörlere dağılır, Excel’in kimde güncel olduğu karışır, depo stoğu ayrı bir defterde kalır ve tarihlere bakmak kimsenin sabit görevi olmaz. İşten ayrılan çalışanın iade ettiği donanım da çoğu kez hiçbir yere işlenmez.

KurumsalPortal’da zimmet, stok ve hatırlatıcı birlikte nasıl kullanılır?

Envanter ve Zimmet Yönetimi modülü her varlığa benzersiz bir zimmet numarası verir; sahibini, konumunu ve zimmet, iade, transfer, arıza ve hurda hareketlerini kartında tutar. Kişiye özel verilen donanımları bu kartlarla izleyebilirsiniz. Eldiven, kulak tıkacı gibi toplu tüketilen ürünlerin giriş ve çıkışı ise Stok ve Depo Yönetimi tarafında hareket olarak kaydedilir; kritik seviyeye inen ürün görünür hale gelir. Hangi KKD’nin hangi modülde tutulacağını ihtiyaç analizinde birlikte belirleriz.

Değişim tarihi için Hatırlatıcı Modülü kullanılır: kaydı oluşturur, tarihi belirler ve bir tekrar kuralı seçersiniz. Modül tarihten 30, 7 ve 1 gün önce portal bildirimi, e-posta ve SMS ile uyarır; e-posta kurumun kendi SMTP hesabıyla, SMS kurumun kendi NetGSM hesabıyla gider. Çalışanlar telefon tarayıcısından kullanır, uygulama kurmaları gerekmez. İmzalı kâğıt formu ayrıca saklamaya devam edebilirsiniz; portal, hareketi ve tarihi izlemenize yardım eder.

KKD teslimlerini, iadelerini ve değişim tarihlerini tek kayıtta toplamak istiyorsanız Envanter ve Zimmet Yönetimi sayfasındaki akışa bakabilirsiniz.