Kritik stok seviyesi nasıl belirlenir? Minimum stok hesabı ve emniyet stoğu formülü

Satın alma sorumlusu her ürünün kritik seviyesini elli olarak girmiş, çünkü rakam akılda kalıcı. Hızlı giden bir ürün üç günde elliye iniyor ve tedarikçi gelene kadar raf boşalıyor. Aylarca yerinden oynamayan başka bir ürün ise elliye hiç inmiyor, depoda bekliyor. Aynı rakam bir üründe geç, diğerinde gereksiz alarm üretiyor. Kritik seviyenin işe yaraması için ürünün ne kadar hızlı tüketildiğine ve siparişin ne kadar sürede geldiğine bağlı olması gerekir. Bu yazıda kritik stok seviyesinin nasıl belirlendiğini, minimum stok ve emniyet stoğunun basit formüllerle nasıl hesaplandığını varsayımsal bir örnekle gösteriyoruz.

Kritik stok seviyesi, bir ürünün stoğunun yeniden sipariş verilmesi gereken sınıra indiği miktardır; tedarik edilen mal gelene kadar stokun tükenmemesi için tanımlanır. Literatürde yeniden sipariş noktası olarak da geçer. Ürün bu miktara indiğinde sipariş verilirse, yeni parti gelene kadar günlük tüketimi karşılayacak stok hâlâ rafta olur.

Kritik stok ne demek, minimum stok ve emniyet stoğundan farkı nedir?

Üç terim sık karıştırılır. Şirketten şirkete kullanımları değişse de aşağıdaki ayrım yaygındır:

Minimum stok seviyesi nasıl hesaplanır? Adım adım

1. Günlük ortalama tüketimi bulun. Son dönemin çıkış hareketlerini toplayın ve gün sayısına bölün. Yalnızca ürünün kullanıldığı günleri değil, takvim günlerini baz alın.
2. En yüksek günlük tüketimi belirleyin. Aynı dönemde en çok çıkış yapılan günün miktarını not edin; kampanya ya da bir defalık büyük sipariş gibi istisnaları ayrı değerlendirin.
3. Tedarik süresini ölçün. Siparişin verildiği gün ile mal girişinin depoda kaydedildiği gün arasındaki süreyi, mümkünse tedarikçi bazında bulun.
4. Emniyet stoğunu hesaplayın. En yüksek ile ortalama günlük tüketim arasındaki farkı tedarik süresiyle çarpın.
5. Kritik seviyeyi yazın. Ortalama günlük tüketimi tedarik süresiyle çarpın, emniyet stoğunu ekleyin.
6. Seviyeyi stok kartına işleyin ve gözden geçirme tarihini belirleyin. Tüketim ya da tedarik süresi değiştikçe seviyeyi yenileyin.

Emniyet stoğu formülü: varsayımsal bir hesap örneği

Aşağıdaki rakamlar tamamen varsayımsaldır; yalnızca hesabın nasıl yapıldığını göstermek için seçildi. Üç ürün için formüller uygulandı.

Örnekte yavaş giden B ürününün kritik seviyesi, tedarik süresi uzun olduğu için A ürününün yarısına yakındır; ama en kısa tedarik süreli C, günlük tüketimi yüksek olduğu için en yüksek seviyeyi taşır. Bu yüzden her ürüne aynı rakamı girmek yerine ürün ve tedarikçi bazında hesap yapmak gerekir.

A ürününün akışını izleyelim. Stok altmış adede, yani kritik seviyeye indiğinde sipariş verilir. Sonraki beş gün içinde günde ortalama sekiz adet çıkarsa kırk adet tüketilir ve yirmi adet kalır; yeni parti geldiğinde rafta emniyet stoğunun tamamı hâlâ durur. Tüketim bir gün on iki adede çıksa bile tampon bunu karşılar. Tedarikçi iki gün geç gönderirse on altı adet daha tüketilir ve stok dört adede iner; bu yüzden tedarik süresinin ölçümü hesabın en kritik girdisidir. Seviyeyi hesapladıktan sonra bu tür kısa “ya şöyle olursa” senaryolarını bir kez denemek, rakamın makul olup olmadığını gösterir.

Önce hangi ürünler için hesaplanır?

Yüzlerce kalemi olan bir işletmede hepsine aynı titizlikle seviye hesaplamak gerçekçi değildir. Ürünleri üç gruba ayırıp önceliği buna göre vermek yaygın bir yöntemdir:

• Kritik grup. Tükenmesi üretimi, satışı ya da hizmeti durduran ürünler. Seviyeyi tedarikçi bazında hesaplayın ve sık gözden geçirin.
• Orta grup. Düzenli tüketilen ama alternatifi bulunabilen ürünler. Formülü bir kez uygulayıp dönemsel kontrol yapın.
• Düşük grup. Düşük değerli ya da ihtiyaç anında hızla temin edilen ürünler. Basit bir alt sınır ve gözle kontrol çoğu zaman yeterlidir.

Hesabı bozan durumlar

• Mevsimsellik. Yaz ve kış tüketimi farklı olan ürünlerde seviyeyi dönemlere göre ayırın.
• Tedarik süresinin değişkenliği. Tedarikçi bazen beklenenden geç gönderiyorsa ortalama yerine en uzun süreyi baz almak daha güvenlidir.
• Minimum sipariş miktarı. Tedarikçi belirli bir miktarın altında satmıyorsa kritik seviye ile sipariş miktarı ayrı ayrı düşünülmelidir.
• Tek tedarikçi riski. Alternatifi olmayan ürünlerde emniyet stoğunu daha yüksek tutmak mantıklı olabilir.
• Üretimi durduran ürünler. Tükenmesi hattı durduracak kalemler için tüketim ortalamasına bakmak yetmez; risk bazlı daha yüksek seviye belirlenir.
• Kampanya ve toplu sipariş. Tek seferlik büyük çıkışlar ortalamayı şişirir; hesaba katmadan önce ayıklayın.

Ürün kritik seviyeye inince ne yapılır?

1. Uyarıyı alan kişi ürünün güncel stokunu ve açık sipariş olup olmadığını kontrol eder; zaten yolda bir parti varsa ikinci sipariş verilmez.
2. Tedarikçiden güncel teslim süresi teyit edilir; süre uzamışsa emniyet stoğuna dokunulup dokunulmayacağına karar verilir.
3. Sipariş miktarı belirlenir: bir sonraki döneme yetecek miktar, tedarikçinin minimum sipariş koşulu ve depo kapasitesi birlikte değerlendirilir.
4. Sipariş kaydedilir ve beklenen teslim tarihi not edilir, böylece gecikme erken fark edilir.
5. Mal geldiğinde giriş hareketi aynı gün kaydedilir; stok yeniden seviyenin üzerine çıkar.

Excel’de stok takibi ve kritik seviye: nerede yeter, nerede yetmez?

Yukarıdaki formüller bir Excel tablosunda kolayca kurulur: tüketim, tedarik süresi ve en yüksek tüketim sütunları, bir de kritik seviye sütunu. Sorun hesapta değil, güncelliktedir. Tüketim her gün değişir, ama tablodaki rakam çoğu zaman elle güncellenir; stok ayrı bir yerde, seviye ayrı bir yerde durur ve ürün seviyenin altına indiğinde kimse uyarılmaz. Tablo seviye hesabı için yeterlidir, uyarı için yetersiz kalır.

KurumsalPortal’da kritik seviyeye inen ürün nasıl görülür?

Stok ve Depo Yönetimi modülü kritik seviyeyi sizin yerinize hesaplamaz. Hesapladığınız seviyeler izlenir ve bu seviyeye inen ürünler görünür hale gelir. Giriş, çıkış ve transferler tek hareket defterinde tutulduğu için güncel stok kayıttan okunur; çoklu depoda hangi üründen nerede ne kadar bulunduğu aynı ekrandan izlenir ve stok raporuyla birlikte değerlendirilir. Bu, hesabı her sefer elle yenileme ihtiyacını azaltmaz; ancak seviyenin altına inen ürünü fark etmeyi tabloya bakma alışkanlığından kurtarır.

Satın alma, depo ve finans ekipleri aynı kayıtla çalışır. Seviyelerinizi hesaplayıp kritik seviyeye inen ürünleri kayıttan görmek ve buna göre sipariş vermek istiyorsanız Stok ve Depo Yönetimi sayfasındaki akışı ve diğer süreçler için KurumsalPortal genel bakışını inceleyebilirsiniz.