Güzellik salonunda randevu takvimi nasıl kurulur? Uzman, koltuk ve hizmet süresi

Güzellik salonunda randevu takvimi, yalnızca saatlerin listesi değil; hangi uzmanın, hangi koltuk ya da odada, hangi hizmeti ne kadar sürede yapacağını birlikte gösteren bir kaynak planıdır. Takvimi bu üç bilgiyle kurduğunuzda aynı saatin iki müşteriye verilmesi, uzmanın arka arkaya sıkışması ve odanın hazırlıksız kalması büyük ölçüde ortadan kalkar.

Pek çok salonda randevu hâlâ defterde, ortak bir mesajlaşma grubunda ya da resepsiyondaki kişinin hafızasında tutulur. Cumartesi öğleden sonra bir müşteri telefonla saat ister, bir başkası aynı anda Instagram’dan yazar; ikisine de aynı saat söylenir ve sorun ancak ikisi de kapıda buluştuğunda fark edilir.

Takvimi üç kaynak üzerine kurun

Bir randevunun gerçekleşmesi için genellikle üç şeyin aynı anda boş olması gerekir. Takvimi kurarken bunları ayrı sütunlar ya da ayrı kaynaklar olarak düşünün:

• Uzman: Saç, cilt, tırnak ya da makyaj için hizmeti veren kişi. Her uzmanın çalışma günleri, mola saatleri ve yapabildiği hizmetler ayrı tanımlanmalıdır.
• Koltuk veya oda: Saç koltuğu, cilt bakım odası ya da kabin. Bazı hizmetler belirli bir odayı ister; oda doluysa uzman boş olsa bile randevu verilemez.
• Hizmet süresi: Her hizmetin kendi süresi ve gerekiyorsa öncesinde ve sonrasında hazırlık payı vardır. Süre hizmetle birlikte tanımlanır, her randevuda yeniden tahmin edilmez.

Adım adım salon takvimi

1. Hizmet listesini çıkarın. Salonda verilen her hizmeti, süresini ve gerektirdiği oda ya da ekipmanı tek bir tabloya yazın.
2. Uzmanları hizmetlerle eşleştirin. Her hizmeti yapabilen uzmanları işaretleyin; böylece müşteri hizmeti seçtiğinde yalnızca uygun kişiler görünür.
3. Çalışma saatlerini ve molaları girin. Uzmanların izin günleri ve öğle arası takvimde kapalı görünmelidir.
4. Hazırlık ve temizlik payını ekleyin. Oda kullanan hizmetlerden sonra odanın hazırlanması için kısa bir ara tanımlayın.
5. Kilitleme kuralını belirleyin. Bir saat verildiğinde uzman, oda ve süre birlikte kilitlenmeli; aynı kaynak başka bir müşteriye açılmamalıdır.
6. İptal ve erteleme yolunu yazın. Müşterinin nasıl iptal edeceği, boşalan saatin kime teklif edileceği önceden bellidir.

Kısa bir senaryo: Cumartesi öğleden sonra

Örnek bir salonda iki saç uzmanı ve bir cilt bakım odası olduğunu düşünün. Bir müşteri gece Instagram’dan yazıp cumartesi için cilt bakımı istiyor. Takvim yalnızca uzmanlara bakıyorsa uygun görünen saat, odanın başka bir bakım için ayrıldığı saat olabilir. Oda da kaynak olarak tanımlıysa sistem müşteriye yalnızca uzmanın ve odanın birlikte boş olduğu saatleri gösterir; resepsiyon sabah geldiğinde çakışma değil, hazır bir randevu bulur.

Boş görünen saat ile gerçekten verilebilecek saat aynı şey değildir; fark, takvimin kaç kaynağı birlikte tuttuğundadır.

Sık yapılan hatalar

• Randevuyu yalnızca uzman adına yazıp oda ya da koltuğu takip etmemek.
• Her hizmete aynı süreyi vermek; uzun bir işlemin arkasına başka bir randevunun sıkışması.
• Telefon, WhatsApp ve Instagram randevularını ayrı yerlerde tutmak; kanallar arasında saatlerin çakışması.
• İptal edilen saati kimseye haber vermeden boş bırakmak.
• Hatırlatma göndermemek ya da hatırlatmayı elle, unutularak göndermek.

Mesajdan randevuya: Kanalları tek takvimde toplamak

Salon müşterileri çoğu zaman mesai dışında yazar. Mesajlara cevap veren kişi ile takvimi tutan kişi farklıysa, verilen saat takvime geç işlenir ve çakışma riski artar. Bu yüzden hangi kanaldan gelirse gelsin her randevunun aynı takvime, aynı kurallarla yazılması gerekir. Hatırlatma mesajları ve bekleme listesi de bu takvimden beslenmelidir; iptal olan saat, o saati bekleyen müşteriye teklif edilebilir.

Super Randevu, randevuyla çalışan işletmeler için geliştirilen bir yapay zekâ randevu ve satış platformudur. Saat gerçek takvimden verilir ve aynı saat iki kişiye verilemez; onay, erteleme ve iptal kendiliğinden işler. Takvim dosyalı hatırlatmalar gönderilir, iptal olan saat bekleme listesindeki müşteriye otomatik teklif edilir. Yönetim panelinde kendi markanız, şubeler, kullanıcılar ve yetkiler tanımlanır.

Salonunuzun uzman, koltuk ve hizmet yapısını birlikte takvime dökmek için Super Randevu sayfasından demo talep edebilirsiniz.