Bayi portalı: Bayiye özel fiyat, stok ve sipariş

Cuma akşamı bir bayi mesaj atar: “Bu ürün stokta mı, benim fiyatım ne, yarına sevk olur mu?” Cevap, satış temsilcisinin Excel’indedir; temsilci de o saatte ulaşılabilir değildir. Bayi portalı, bayilerin kendi fiyat, iskonto ve yetkileriyle ürünleri görüp sipariş verdiği, stok ve sevkiyat durumunu izlediği B2B web platformudur.

Bu yazıda telefon, mesaj ve Excel üzerinden yürüyen bayi işinin portalda nasıl düzene girdiğini, bayiye özel olanın ne anlama geldiğini ve kurmadan önce hangi kuralların tanımlanması gerektiğini YazSis Online Bayi Yazılımları çerçevesinde anlatıyoruz.

Telefon ve Excel düzeninde ne olur?

Bayi ağı büyüdükçe merkezdeki satış ve sipariş ekibi, aslında bir bilgi hattına dönüşür. Her bayinin sorusu benzerdir ama her cevap elle üretilir. Mesai bittiğinde ise sorular cevapsız kalır; bayi ya bekler ya da rakip ürüne yönelir. Aşağıdaki liste, çoğu bayi ağında tanıdık gelecektir:

• Fiyat, bayiye göre değiştiği için her bayiye ayrı liste ve ayrı iskonto hesabı gönderilir; liste eskidiğinde yanlış fiyatla sipariş gelir.
• Stok bilgisi telefonla sorulur; cevap verildiği anda geçerlidir ve birkaç saat sonra değişmiş olabilir.
• Siparişler e-posta, mesaj ya da form üzerinden gelir; ekip bunları tek tek sisteme girer ve bu sırada hata yapma ihtimali doğar.
• Sevkiyatın nerede olduğu, yine telefonla sorulur; bayi beklemek zorunda kalır, merkez ekip aynı soruyu defalarca cevaplar.

Bayi portalında aynı iş nasıl akar?

1. Bayi kendi hesabıyla giriş yapar ve yalnızca kendisine tanımlı ürün kataloğunu görür; hangi ürünün hangi bayiye açık olduğu merkezde belirlenir.
2. Ürün fiyatı, bayiye tanımlı fiyat ve iskontoyla görünür; fiyat listesi göndermeye, “bu liste güncel mi” diye sormaya gerek kalmaz.
3. Anlık stok ve gerekirse alternatif ürün önerisi, sepete eklemeden önce görülebilir; ürün yoksa bayi bunu sipariş verdikten sonra değil, önce öğrenir.
4. Bayi siparişi doğrudan verir ya da özel bir alım için teklif ister.
5. Sipariş, ERP’ye bağlı süreçle ilerler; bayi teslimat ve sevkiyat durumunu portaldan izler, merkezi aramaz.
6. Bakiye, ekstre ve belgeler aynı hesabın içinde bulunur; bayi bunlar için de arama yapmaz.

Bayi portalının amacı satış ekibini devre dışı bırakmak değil, ekibi tekrar eden sorulardan kurtarıp asıl satış işine döndürmektir.

“Bayiye özel” ne demek?

Portalın değeri, her bayinin farklı bir kural setiyle çalışabilmesinden gelir. Aynı katalog, her bayiye aynı şekilde sunulmaz:

• Fiyat ve iskonto: her bayi kendi fiyatını ve iskontosunu görür; başka bir bayinin koşulları görünmez.
• Ürün kuralları: bölgeye ya da bayi tipine göre belirli ürünler görünür, belirli ürünler kapalı kalabilir.
• Yetki: bayinin içindeki kullanıcılar farklı yetkilerle çalışır; biri sipariş verir, diğeri yalnızca bakiyeyi görür.
• Kampanya ve hedef: bayiye yönelik kampanya ve hedefler, ilgili bayinin portalında görünür.

Merkez ekip ne kazanır?

Portalın görünen yüzü bayi içindir, ama değişimin büyük bölümü merkezde yaşanır. Satış ekibi sipariş girmek yerine siparişin durumunu izler; fiyat listesi hazırlamak yerine kampanyayı ve hedefi planlar. Yönetim ise hangi bayinin hangi ürünü ne kadar aldığını, hangi ürünün öne çıktığını ve hangi bayinin portalı hiç kullanmadığını ayrı bir rapor beklemeden görür. Böylece bayi ilişkisi, kişisel hafızaya değil kayda dayanan bir düzene geçer.

Kurmadan önce bayi modelini tanımlayın

Portal bir yazılım kurulumu gibi görünse de asıl iş, bayi modelinin yazıya dökülmesidir. Bu yüzden ilk adım teknik değil, ticaridir: fiyat, iskonto, yetki, bölge ve ürün kuralları çıkarılır. Aşağıdaki sorular bu çalışmanın temelini oluşturur:

• Kaç farklı fiyat listesi var ve bir bayi hangi listeye bağlı?
• İskonto sabit mi, sipariş tutarına ya da ürün grubuna göre mi değişiyor?
• Bölge ya da bayi tipine göre görünmemesi gereken ürünler var mı?
• Bayinin kendi kullanıcıları kimleri görebilmeli, kimler sipariş verebilmeli?
• Kampanya ve hedefler hangi bayilere, hangi koşullarla uygulanacak?

ERP ile bağlantı

Portal, ERP’den bağımsız bir vitrin olursa yeni bir kopukluk yaratır. Bu yüzden ürün, stok, sipariş, cari ve sevkiyat verisi ERP ile senkronize edilecek şekilde kurulur. Bayinin gördüğü stok ile deponun gördüğü stok aynı kaynağa dayanır; verilen sipariş yeniden girilmeden iş akışına girer. Cari bakiye ve sevkiyat bilgisi de aynı bağlantıyla geldiği için bayinin sorduğu soruların büyük bölümü portalın içinde cevap bulur.

Kurulumdan sonra portalın kullanımını, siparişleri ve bayi performansını ölçmek de işin parçasıdır: hangi bayi portalı kullanıyor, hangisi hâlâ telefonla sipariş veriyor, hangi ürünler öne çıkıyor? Bu cevaplar, bayi ağının büyümesini yönetmenin dayanağı olur. Bayi ağınızı 7/24 çalışan bir dijital satış kanalına dönüştürmek istiyorsanız Online Bayi Yazılımları sayfasından başlayabilirsiniz.