Управление на срещи: от конфликта за залата до проследяването на решенията

Във вторник сутринта два екипа се засичат пред вратата на една и съща зала; и двата са записали залата в своя календар, но никой не е виждал записа на другия. Софтуерът за управление на срещи е фирмена календарна система, която планира на едно място дневния ред на срещите, вътрешните и външните участници, мястото и напомнянията.

В тази статия разглеждаме трите фази на срещата — преди, по време и след нея — чрез модула „Управление на срещи“ в YazSis KurumsalPortal.

Преди срещата: календар и участници

В модула срещите се следят в общ фирмен календар, с дневен и месечен изглед. Преди планирането се проверява календарът; така конфликтите намаляват. Служителите във фирмата и външните участници се добавят в един и същ запис на срещата, а заедно с информацията за мястото кой ще присъства се вижда от едно място. Да уловите конфликта още при планирането е много по-евтино, отколкото да го решавате в коридора в деня на срещата. Когато външният участник е в същия запис, уведомяването не се превръща в отделна верига от имейли.

Преди да впишете срещата в календара, си задайте следните въпроси:

• Има ли друга среща за същия час на същото място или със същия участник?
• Има ли външен участник и добавен ли е той в записа на срещата?
• Срещата поверителна ли е; определено ли е нивото на поверителност?
• Можете ли да запишете целта на срещата в едно изречение? Ако не можете, вместо среща може да стигне едно кратко съобщение или имейл.

По време на срещата: поверителност и участници

Не всяка среща трябва да е отворена за всички. В модула за срещата се определя ниво на поверителност и поверителните срещи също се управляват в същия календар. Тоест за един чувствителен разговор не е нужно да водите отделна тетрадка или разпиляна верига от имейли; всяка среща стои в един календар със своето ниво на поверителност. Ако определите нивото на поверителност още при планирането на срещата, по-късно ще се налага по-рядко да питате „Кой може да го вижда?“. Изработете във фирмата общ критерий кои срещи се смятат за поверителни; ако не запишете предварително примери — като управленски разговори или интервюта за подбор на персонал — всеки ще избира по свое тълкуване.

При срещи с външни участници е полезно още часът, мястото и информацията за участниците да се виждат ясно в един запис. Когато дойде клиент или доставчик, човекът, който ще го посрещне, чете от същия запис кога и къде е срещата; не е нужно да се събира потвърждение по телефона или със съобщение.

След срещата: резултатът да влезе в записа

Срещите често са добре планирани, но резултатът остава по късчета хартия, в личните тетрадки или в устно съгласие, което никой не помни. Затова работният процес на модула завършва със записването на резултата: след провеждането на срещата резултатът се добавя към записа на срещата. Така историята — коя среща кога, с кого е проведена и с какъв резултат е приключила — се пази като проследима история на срещите. Когато след три месеца се появи въпросът „Кой кое решение е взел и на коя среща?“, отговорът е в записа, а не в нечия памет.

Записът е полезен според това, което е написано в него. Превърнете в навик да пишете бележката за резултата така, че да отговаря на следните три въпроса:

1. Какво се реши? Не резюме на обсъждането, а самото решение.
2. Кой отговаря? Кой поема работата, породена от решението.
3. До кога? Дата, която може да се проследява.

Напомнянето освобождава участието от паметта на хората

За планираните срещи се изпращат автоматични напомняния. Срещите се виждат и в дневния, и в месечния изглед на календара; така присъствието не зависи от паметта на хората. Целта на напомнянето е да намали броя на участниците, които закъсняват или изобщо не идват, и да подкрепи присъствието. Това облекчава и работата на организатора: вместо да звъни на всеки поотделно или да праща съобщения в последния момент, той може да остави напомнянето на системата.

Кой и как използва модула?

• Ръководители: планират срещата, определят участниците и нивото на поверителност, нареждат записването на резултата и когато подготвят нова среща, разглеждат предишните решения в историята на срещите.
• Асистенти: проверяват календара, избират подходящия час и място, подреждат списъка с участници и след срещата следят дали резултатът е записан.
• Всички екипи: следят срещите, които ги засягат, в календара и получават напомняния.

Очакваните ползи от модула се свеждат до три неща: по-малко календарни конфликти, по-високо присъствие и проследима история на срещите. Те зависят от това календарът да се ползва като единствен източник; ако срещите все още се уговарят по имейл и устно, общият календар остава непълен. Тъй като работи върху същата инфраструктура за потребители и права като другите модули на KurumsalPortal, служителите не е нужно да откриват отделен нов акаунт. За начало можете да изберете типа срещи, при който има най-много конфликти, например седмичните управленски срещи, и първо да преместите тях в модула; когато навикът за ползване на календара се установи, останалите срещи се добавят от само себе си.

За подробности разгледайте страницата Управление на срещи, а за цялата платформа — KurumsalPortal.