عدم تفويت تواريخ الفحص والترخيص والعقود: التذكير الدوري

إذا كان تاريخ تجديد الترخيص مكتوبًا في التبويب الثالث من جدول موظف واحد، فإنه يخرج في إجازة يوم يخرج ذلك الموظف. برنامج متابعة الفحوص الدورية هو برنامج يتتبع تواريخ الفحص والترخيص والعقود والصيانة والمراجعة بقواعد تكرار، ويرسل تنبيهات مسبقة متدرجة كلما اقترب التاريخ.

نشرح في هذا المقال لماذا تفوت التواريخ الحرجة وكيف يمكن منع ذلك، من خلال وحدة التذكير في YazSis KurumsalPortal.

لماذا تفوت التواريخ الحرجة؟

• يبقى التاريخ في ملف شخص واحد أو في تقويمه؛ وحين يتغير الشخص أو يخرج في إجازة أو يُنقل إلى موقع آخر تضيع المعلومة.
• تُحسب فترة التجديد من جديد في كل مرة ولا توجد قاعدة تكرار مكتوبة؛ ولذلك قد يُتذكَّر تاريخ الفترة السابقة خطأ.
• لا يوجد تنبيه؛ فلا يُنتبه إلى التاريخ إلا في آخر يوم أو حين يسأل عميل أو جهة، ثم يُنجز العمل على عجل.
• لا يُسجَّل هل أُجري الفحص، ولا متى أُجري إن كان قد أُجري؛ وحين يلزم الرجوع إلى الماضي لا يوجد بين اليدين سوى الذكريات.

ليس شيء من هذا مشكلة إهمال، بل مشكلة نظام. ما دام تذكّر التاريخ متروكًا للأشخاص، فكل تاريخ يفوت نذير بتاريخ آخر يفوت. تنقل الوحدة المتابعة من حسن نية الشخص إلى القاعدة نفسها: يُعرَّف التاريخ وقاعدة التكرار والتنبيه مرة واحدة، وما بعد ذلك يسير عبر السجل.

كيف تعمل وحدة التذكير في خمس خطوات؟

1. أنشئ السجل. يُفتح سجل للفحص أو الترخيص أو العقد أو الصيانة أو الفحص الدوري. وكتابة ما يُتابَع ومن المسؤول بعبارة واضحة في السجل تمنع أن يسأل أحد عند وصول التنبيه «ما هذا؟».
2. حدّد التاريخ. يُدخل التاريخ الحرج في السجل.
3. اختر قاعدة التكرار. إذا كان الفحص يتكرر على فترات معينة فتُعرَّف القاعدة مرة واحدة، وتُتابَع الفترات التالية بحسبها.
4. اترك الإشعار للنظام. يرسل النظام تنبيهًا مسبقًا متدرجًا كلما اقترب التاريخ.
5. سجّل الإنجاز. حين يُجرى الفحص تُسجَّل معلومة الإنجاز في السجل ويُتابَع تاريخ الفحص من مكان واحد.

ولنأخذ مثالًا افتراضيًا: في منشأة يُجرى الفحص الدوري لمعدة عمل على فترات معينة. تفتح الشؤون الإدارية السجل وتدخل تاريخ الفحص وتختار قاعدة التكرار. قبل التاريخ بـ 30 يومًا يصل التنبيه الأول عبر البوابة والبريد الإلكتروني والرسائل النصية القصيرة، ويُخطَّط حينئذ لموعد مع الشركة التي ستجري الفحص. وقبل 7 أيام يُنظر هل حُجز الموعد، وقبل يوم واحد يصل التنبيه الأخير. وحين يُجرى الفحص تُسجَّل النتيجة في السجل وتُتابَع الفترة التالية بالقاعدة نفسها.

منطق 30 و7 و1 يوم

ترسل الوحدة تنبيهًا مسبقًا متدرجًا قبل التاريخ الحرج بـ 30 و7 و1 يوم. وبذلك يمكن تخطيط الفحص أو الترخيص أو تجديد العقد قبل أن يصل إلى آخر يوم. ويمكنك عمليًا قراءة هذه التنبيهات الثلاثة على النحو التالي:

• قبل 30 يومًا: وقت التخطيط. يُفحص لمن يعود العمل، وهل بدأت عملية الموعد أو طلب العرض.
• قبل 7 أيام: ينبغي أن يكون للعمل مكان في التقويم. وإذا لم تُتخذ أي خطوة بعد فقد حان وقت اتخاذها الآن.
• قبل يوم واحد: الفحص الأخير. وإذا بقي عمل غير مكتمل فلم يعد هذا تنبيهًا بل عملًا عاجلًا.

من أين تُرسل التنبيهات وكيف؟

يمكن إيصال التنبيهات بإشعار في البوابة وبالبريد الإلكتروني والرسائل النصية القصيرة. ويُرسل البريد الإلكتروني عبر حساب SMTP الخاص بالمؤسسة، وتُرسل الرسائل النصية القصيرة عبر حساب NetGSM الخاص بالمؤسسة.

أي السجلات ينبغي إدخالها؟

تُتابَع في الوحدة تواريخ الفحص والترخيص والعقود والصيانة والفحص الدوري. وتُجمع في قائمة واحدة تواريخ فحص معدات العمل ومدد التراخيص والوثائق وتجديدات العقود. وتعمل الفرق على السجلات نفسها؛ فلا حاجة إلى جدول منفصل لكل فئة، ولا يصير السؤال عن من يملك أي تاريخ موضوع جدل.

كل فريق يتابع تواريخه في المكان نفسه

• الشؤون الإدارية: تدير التقويم العام للمؤسسة مثل التراخيص ومدد الوثائق وتجديد العقود.
• الموارد البشرية: تتابع الوثائق محددة المدة المرتبطة بالموظفين وتواريخ تجديدها.
• فرق الجودة والصيانة: تتابع تواريخ الفحص الدوري والفحص والصيانة بقواعد التكرار، وتسجّل كل فحص مكتمل في تاريخه.

للبدء اختر خمسة أو ستة سجلات يسبب تفويت تاريخها أكبر المشكلات، وابدأ بها. وحدّد لكل سجل فريقًا مسؤولًا؛ فيجب أن يكون واضحًا منذ البداية من سيتحرك عند وصول التنبيه، وإلا صار التنبيه رسالة ينتظر كل شخص أن يتصرف فيها غيره. وتتسع القائمة من تلقاء نفسها كلما استُخدمت. والنتيجة المتوقعة: تواريخ حرجة لا تفوت، ومتابعة يدوية أقل، ونظام لا يرتبط بذاكرة الأشخاص. وعدم تفويت التواريخ ليس جهدًا لمرة واحدة، بل عادة تتكرر في كل فترة؛ والوحدة تربط هذه العادة بالسجل لا بالأشخاص.

تجد تفاصيل الوحدة في صفحة وحدة التذكير، وبقية المنصة في صفحة KurumsalPortal.