ما الذي ينبغي مراعاته عند اختيار ERP: ما يجب توضيحه في شركتكم قبل لقاء المورّد

التقيتم بثلاثة موردين. مرّت العروض التوضيحية الثلاثة بشاشات نظيفة وتقارير سريعة ووحدات كثيرة. عليكم أن تقرروا ولديكم انطباع واحد فقط: «كلها كانت تبدو جيدة». المديرون راضون والموردون متحمسون؛ لكن طلباتكم أنتم ورموز مخزونكم أنتم وسلسلة اعتمادكم أنتم لم تظهر في أي عرض. لأن العرض التوضيحي يُظهر عملية المورّد ولا يُظهر عمليتكم. نظام ERP (تخطيط موارد المؤسسة) برنامج يجمع عمليات مثل المبيعات والمشتريات والمخزون والإنتاج والمالية في تدفق بيانات واحد؛ والاختيار الصحيح يتوقف على مدى قرب النظام من أسلوب عمل شركتكم أكثر مما يتوقف على جمال الشاشات.

هذا المقال قائمة تحقق بما ينبغي توضيحه في شركتكم قبل اللقاء مع المورّد. ولا يتضمن مقارنة بين المنتجات أو الأسعار أو المنافسين.

هل ERP برنامج محاسبة؟

يحفظ برنامج المحاسبة السجلات المالية: الفواتير والتحصيل والمدفوعات ودليل الحسابات. أما ERP فيشمل العملية التشغيلية التي تنتج هذا السجل أيضاً: عرض السعر والطلب وطلب الشراء وحركة المخزون وأمر الإنتاج. ويظهر الفرق في التدفق. ففي برنامج المحاسبة تُدخل الفاتورة بعد انتهاء العمل؛ وفي ERP يكون الطلب والشحن وخصم المخزون والسجل المالي أجزاء من التدفق نفسه. وعملياً تواصل كثير من الشركات العمل مع المستشار المالي وبرنامج المحاسبة حتى وإن استخدمت ERP؛ لذلك فإن تدفق البيانات بين ERP وبرنامج المحاسبة من أول الأسئلة التي ينبغي طرحها.

ما نظام ERP للشركات الصغيرة والمتوسطة؟

ERP للشركات الصغيرة والمتوسطة يعني ERP يؤدي العمل نفسه بفريق أصغر وبشكليات أقل؛ غير أن الحاسم هو عدد العمليات أكثر من حجم الشركة. فقد تدير شركة إنتاج من خمسة عشر شخصاً عمليات أكثر من شركة تجارية من عشرين شخصاً. بدلاً من سؤال «هل يناسب الشركات الصغيرة والمتوسطة؟» اسألوا «أي العمليات التي أديرها اليوم بـ Excel وWhatsApp تنقطع؟»؛ فهذا الجواب هو الذي يحدد الحاجة إلى ERP.

المعايير التي ينبغي توضيحها قبل اللقاء مع المورّد

من بين الصفوف الثمانية في الجدول، المعيار الذي يُناقش أقل ويسبب أكبر المشاكل هو تبنّي المستخدمين. فمن يشتري النظام ومن سيستخدمه كل يوم ليسا في الغالب الشخص نفسه. وإذا لم يشارك أمين المستودع وممثل المبيعات ومسؤول الإنتاج في عملية الاختيار يُركَّب النظام على الورق ثم يُعاد إلى Excel في الميدان. أحضروا إلى العرض التوضيحي واحداً على الأقل من المستخدمين النهائيين واسألوه «هل تستطيع أن تؤدي عملك على هذه الشاشة؟».

حزمة جاهزة أم ERP مُكيَّف بحسب نموذج عملكم؟

ميزة الحزمة الجاهزة هي الشاشات المعروفة وبداية أسرع وبنية مشتركة تستخدمها منشآت مماثلة. وعيبها أنه عندما لا تناسب عمليتكم الحزمة فإما تتغير العملية وإما تبقى ملفات Excel خارج الحزمة. أما ERP المُكيَّف فيُبنى بحسب عملياتكم وهيكل الاعتماد والتكاملات لديكم؛ وفي المقابل يتطلب وقتاً لتحليل الحاجة وشخصاً يتخذ القرار، ويصبح مع اتساع النطاق مشروعاً يحتاج إلى إدارة. وليس أحدهما صحيحاً في كل الأحوال؛ انظروا إلى أي مدى عملياتكم قياسية.

مقاربة YazSis في ERP أقرب إلى المجموعة الثانية. تهدف الصفحة إلى جمع عمليات المبيعات والمشتريات والمخزون والمستودع والإنتاج والمالية والإدارة في تدفق بيانات واحد بحسب نموذج العمل الحقيقي للمنشأة. وتُلخَّص المبادئ في أربعة عناوين: الحفاظ على النظام الحالي (استكمال العمليات الناقصة دون تفكيك ERP العامل)، والتوسيع بوحدة مخصصة، وتوحيد البيانات بتكاملات API وقواعد البيانات، والقياس والتحسين بتقارير الإدارة. وللتدفق الذي لا يلبّيه المنتج القياسي يأتي دور جانب البرمجيات المخصصة. ولنذكر أيضاً أنه إذا كانت عملياتكم قياسية في معظمها فقد تتطلب الحزمة الجاهزة جهداً أقل.

إلى متى يكفي العمل بـ Excel وبرنامج المحاسبة؟

في عمل بمنتجات قليلة ومستودع واحد وبضعة موظفين يكفي Excel وبرنامج المحاسبة تماماً؛ وفي هذه الحالة يجلب شراء ERP تعقيداً لا لزوم له. انظروا حين تبدأ العلامات التي ينبغي أن تُطرح بالتراكم:

• تُدخل معلومة العميل أو المنتج نفسها في ثلاثة ملفات مختلفة ولا تتطابق.
• يتباعد جرد المخزون عن المخزون المسجّل باستمرار.
• تنتقل المعلومة من المبيعات إلى الإنتاج أو المشتريات شفهياً؛ ويُجاب عن سؤال «أين ذلك الطلب؟» بالهاتف.
• تقع حسابات التكلفة والأسعار في ملف على حاسوب شخص واحد.
• يستغرق تقرير الإدارة أياماً من عمل شخص واحد وعندما يصدر يكون قد قدم.
• تبقى الاعتمادات في البريد الإلكتروني أو WhatsApp، ولا يمكن لاحقاً معرفة من اعتمد ماذا.

من أين أبدأ باختيار ERP لشركة إنتاج من 50 شخصاً؟

مثال افتراضي: مُنتِج يضم خمسين موظفاً، يشتري منتجات نصف مصنعة ويقوم بالتجميع. تصل الطلبات بالهاتف والبريد الإلكتروني، والمخزون في Excel، وأوامر الإنتاج على الورق، والمحاسبة عند المستشار المالي. والخطوات التي تُتخذ قبل اللقاء مع المورّد هي:

1. ارسموا خط التسليم في صفحة واحدة: عرض السعر، والطلب، والشراء، والإنتاج، والشحن، والتحصيل.
2. ضعوا علامة على الأداة ونقطة الانتظار في كل خطوة: من يستخدم أي ملف، وأين ينتظر العمل؟
3. اختاروا خطوتين أو ثلاثاً تتسبب في أكبر ضياع للوقت وأخطاء: لتكن هذه هي نطاق المرحلة الأولى، لا كلها دفعة واحدة.
4. حدّدوا أصحاب البيانات: عند من رموز المخزون وقائمة العملاء وهياكل المنتجات، ومن سينظّفها؟
5. اكتبوا سيناريوكم الخاص للعرض التوضيحي: اعرضوا تدفق طلب حقيقي بهيكل منتج حقيقي ونقص مخزون حقيقي.
6. قيّموا المعايير بالدرجات: طبّقوا الجدول أعلاه على الموردين بالأسئلة نفسها، وقيّموا بصورة منفصلة هل سيستخدم المستخدمون النظام فعلاً بعد الانتقال إلى التشغيل.

في هذا المثال قد تكون المرحلة الأولى المعقولة ربط المخزون والمشتريات وأمر الإنتاج في تدفق واحد: فالمادة التي تُعَدّ في المستودع تغذي طلب الشراء وأمر الإنتاج. وتُضاف المبيعات والمالية وتقارير الإدارة في المرحلة الثانية إلى بنية البيانات نفسها. وخريطة عملياتكم هي التي تحدد أي ترتيب صحيح لكم؛ وقد لا يكون ترتيب منشأة أخرى صحيحاً لكم.

أكثر الأخطاء شيوعاً هو توسيع النطاق من البداية. فالمشاريع التي تحاول نقل كل شيء دفعة واحدة تصطدم بعادات المستخدمين. أما تثبيت العملية الأكثر إيلاماً أولاً ثم إضافة العمليات الأخرى إلى بنية البيانات نفسها بعد ذلك فيقلل المخاطر وعبء التدريب معاً.

اطلبوا من المورّد كتابةً قبل أن تقرروا

ما يُقال في العرض التوضيحي شفهي؛ والمعتبر في المشروع هو النطاق المكتوب. وقبل اجتماع القرار اطلبوا إجابة مكتوبة عن هذه المواضيع الستة:

• أي العمليات ستُشغَّل في المرحلة الأولى ومع أي مجموعة من المستخدمين.
• نطاق نقل البيانات ومن يتحمل مسؤولية التنظيف.
• قائمة الأنظمة التي ستُدمج، واتجاه البيانات، ومن سيُبلَّغ عند حدوث خطأ.
• خطة التدريب والتشغيل؛ وكم من الدعم سيحصل عليه كل دور.
• كيف ستُبنى مصفوفة الصلاحيات وكيف ستُحفظ سجلات التغيير.
• كيف ستُعالج الحاجة الجديدة التي تظهر أثناء المشروع وكيف ستُعتمد.

هذه القائمة ليست لاختبار المورّد بل للتأكد من أن الطرفين يتحدثان عن المشروع نفسه. وإذا كانت الإجابات غامضة فهذه معلومة مهمة أيضاً: النطاق الغامض هو الموضوع الذي يكثر الجدل حوله لاحقاً.

إذا أردتم مناقشة حاجتكم إلى ERP مع عملياتكم فيمكنكم طلب لقاء من صفحة ERP.