الحساب الجاري للموزع ووضوح التحصيل: كم يدين الموزع؟

«كم يدين هذا الموزع؟» حين يسأل مدير المبيعات يأتي الجواب من المحاسبة، وحين يسأل الموزع يأتي من المحاسبة أيضًا؛ وإلى أن يصل الجواب ينتظر الطلب. الحساب الجاري للموزع هو الحساب الذي تُتابع فيه علاقة الدائنية والمدينية بين الموزع وبينكم عبر حركات الفواتير والدفعات والتحصيل؛ أما الوضوح فهو أن يرى كل صاحب علاقة الحالة الصحيحة والحديثة لهذا الحساب.

نشرح في هذه المقالة ماذا تعني معلومة الحساب الجاري لكل طرف في شبكة الموزعين، وما الذي يسهّل العمل أن يُرى في البوابة، وكيف ينبغي رسم الحد بين البوابة والسجل المحاسبي، وما القواعد التي ينبغي أن تتضح قبل البناء، من خلال برمجيات الموزعين عبر الإنترنت من YazSis.

الرصيد نفسه، ثلاثة أسئلة مختلفة

ينظر إلى الحساب الجاري للموزع ثلاثة أطراف منفصلة، ولكل منها سؤاله. وعندما لا تكون المعلومة في مكان واحد، يحاول الثلاثة الوصول إلى الرقم نفسه بطرق مختلفة.

• الموزع: «ما رصيدي، وأي فاتورة لم تُسدَّد، وهل رأيتم دفعتي في الشهر الماضي؟» وكل سؤال من هذه الأسئلة يعني مكالمة هاتفية أو بريدًا إلكترونيًا.
• فريق المبيعات: «هل يمكنني فتح طلب جديد لهذا الموزع، وهل هناك فاتورة بانتظار الدفع؟» وإذا تأخر الجواب تأخر الطلب أيضًا.
• فريق المالية: «من أي موزع ننتظر دفعة ومتى، وأي دفعة طابقت أي فاتورة؟» وإذا كانت هذه المعلومة مبعثرة، صارت متابعة التحصيل معتمدة على الأشخاص.

تأملوا نهاية الشهر. يقول موزع: «في سجلاتي فرق». يستخرج فريق المالية كشف الحساب ويرسله بالبريد الإلكتروني؛ ويقارنه الموزع بمحاسبته الخاصة، ويجد الطرفان بعد عدة مراسلات من أي فاتورة نشأ الفرق. وكلما كبرت شبكة الموزعين زاد عدد هذه المراسلات. ويستهدف فتح الحساب الجاري على شاشة الموزع نفسه إزالة جزء مهم من هذه المراسلات من الأساس.

ماذا يغطي الحساب الجاري في البوابة؟

يجمع قسم الحساب الجاري والتحصيل في برمجيات الموزعين عبر الإنترنت من YazSis الرصيد وكشف الحساب والفاتورة والدفعة وروابط التحصيل في حساب الموزع نفسه. يرى كل موزع معلومات حسابه الجاري فقط؛ أما فريق المركز فيتابع التدفق التجاري لجميع الموزعين من مكان واحد.

1. الرصيد: الحالة الحالية للموزع هي أول معلومة يراها عند تسجيل الدخول؛ فلا يُتصل بالفريق لمعرفة المبلغ المستحق.
2. كشف الحساب: سجل تُرى فيه حركات فترة معينة بالترتيب، ويمكن للموزع مقارنته بسجلاته الخاصة. وبهذا يسهل إيجاد الحركة التي بدأ فيها الفرق.
3. الفاتورة: الفواتير الصادرة والمستندات متاحة دون أن يطلبها الموزع؛ فلا حاجة إلى مراسلة لإعادة إرسال الفاتورة.
4. الدفعة والتحصيل: تُتابع الدفعات المسدَّدة وحركات التحصيل مع الفاتورة المعنية؛ فلا يضطر الموزع إلى أن يسأل على حدة هل جرت معالجة دفعته.

أطول الاجتماعات مع الموزعين تدور في الغالب حول أي رقم هو الصحيح.

تعرض البوابة المعلومة، ويبقى المصدر في ERP

لكي تكون معلومة الحساب الجاري صحيحة ينبغي ألا تحتفظ البوابة بدفتر منفصل. لذلك تُبنى بحيث تُزامن بيانات المنتج والطلب والحساب الجاري والشحن مع ERP؛ وتعرض البوابة السجل الموجود في ERP ضمن صلاحية الموزع وفريق المركز. وبهذا يستند ما تراه المحاسبة وما يراه الموزع إلى المصدر نفسه؛ وإذا ظهر فرق في الرقم يُبحث عن سببه في السجل لا في البوابة، ويتم التصحيح من مكان واحد. أما بأي طرق وبأي أنظمة ستُنشأ روابط الدفع والتحصيل فتختلف بحسب الشركة وتُحدَّد معًا في عمل تحديد النطاق.

خمس قواعد تتضح قبل البناء

1. كم مرة سيُحدَّث الرصيد؟ ينبغي أن يُعرف من البداية بأي فاصل زمني تنعكس بيانات ERP في البوابة؛ وينبغي أن يعرف الموزع ما الذي يعدّه «حديثًا».
2. أي المستندات ستُفتح للموزع؟ ينبغي أن يتضح أي المستندات من الفاتورة وكشف الحساب وغيرهما سيطّلع عليها الموزع؛ فظهور مستند حساس بالخطأ يضر بالعلاقة التجارية.
3. من سيرى الرصيد؟ قد لا يكون المستخدم الذي يقدم الطلب داخل الموزع والمستخدم المسؤول عن الشؤون المالية بالصلاحية نفسها؛ ولستم مضطرين إلى فتح معلومة الرصيد لكل مستخدم.
4. أين تُحفظ قواعد الاستحقاق والمخاطر؟ إذا كانت هناك قاعدة مرتبطة بالرصيد لكي يستطيع الموزع تقديم الطلب، فينبغي تحديد مكان إدارة هذه القاعدة في عمل تحديد النطاق.
5. كيف سيجري الاعتراض؟ عندما يعترض الموزع على فاتورة أو رصيد، ينبغي أن يكون محددًا لمن وعبر أي قناة سيبلغ ذلك.

عندما تنظر المبيعات والمالية إلى الرقم نفسه

أوضح أثر لوضوح الحساب الجاري هو انخفاض الاحتكاك. يرى الموزع رصيده بنفسه ولا يتصل بفريقكم؛ ويرى فريق المبيعات الحساب على شاشته بدلًا من أن يسأل المالية قبل الموافقة على الطلب؛ ويخصص فريق المالية وقته لمتابعة المستحقات التي حان أجلها لا لإعطاء الأرقام. وتزداد الثقة من جانب الموزع أيضًا؛ لأنه يعرف حالة حسابه بالنظر إلى حسابه لا بسؤال شخص.

إذا كنتم تخططون لعرض أرصدة موزعيكم وحركات التحصيل في بوابة واحدة، فيمكنكم الاطلاع على قسم الحساب الجاري والتحصيل في صفحة برمجيات الموزعين عبر الإنترنت.