İzin formu örneği: Talep formunda olması gereken alanlar ve onay adımları

İK masasında bir izin formu duruyor: tarihler yazılı, imza var ama “işe dönüş” kutusu boş. Çalışan 12 gün mü izin istedi, 10 gün mü? Yönetici “onayladım” diyor fakat kâğıtta hangi izin türü olduğu belli değil; kalan bakiye hanesi de el yazısıyla silinmiş. Form eksik tasarlandığında her eksik alan, sonradan bir telefon trafiğine, bir düzeltme yazısına ve bakiye tartışmasına dönüşür. Bu yazıda kopyalayıp kendi şirketinize uyarlayabileceğiniz bir izin talep formu, doldurulmuş örneği ve onay adımlarını bulacaksınız.

İzin formu, çalışanın izin talebini, izin türünü, tarihlerini ve onay adımlarını tek sayfada kayda geçiren belgedir. İyi bir izin talep formu talebi tek okumada anlaşılır kılar, kalan bakiyeyi gösterir ve onay zincirini imza sırasıyla izlenebilir hale getirir.

İzin talep formu örneği: 12 alan

Yıllık izin formu örneği: ek alanlar

Yıllık izin için aynı forma birkaç alan eklemek bakiye tartışmalarını azaltır. Bunlar formun alt kısmında ayrı bir kutuda toplanabilir:

• İzne hak kazanma tarihi ve izin dönemi (hangi yılın hakkı kullanılıyor)
• Toplam hak, daha önce kullanılan ve kalan gün sayısı
• İzin bölünerek kullanılıyorsa bölüm sırası ve kalan bölümlerin planı
• Bakiyede daha önce yapılmış bir düzeltme varsa kısa açıklaması

Saatlik izin ve ücret ödenmeyen izin için ek alanlar

Aynı form saatlik ve ücret ödenmeyen izinlerde de kullanılabilir; yalnızca bazı alanların yerine başkaları yazılır. Saatlik izinde gün alanı yerine başlangıç ve bitiş saatini, toplam saati ve işe dönüp dönmeyeceğini yazmak gerekir. Ücret ödenmeyen izinde ise hesaba etkisi önemlidir:

• Saatlik izinde başlangıç saati, bitiş saati ve toplam saat
• Saatlik iznin hangi bakiyeden düşeceği (yıllık izin, mazeret ya da hiçbiri)
• Ücret ödenmeyen izinde bu günler için maaş ödenmeyeceğine dair çalışan onayı
• Ücret ödenmeyen izinde muhasebe ve SGK bildirimi için gün sayısı
• Süresi uzayabilecek izinde yeniden değerlendirme tarihi

İzin onay süreci nasıl işler?

1. Çalışan formu doldurur, imzalar ve yöneticisine iletir.
2. Yönetici iş planına bakar; ekipte aynı günlere denk gelen başka izin olup olmadığını kontrol eder.
3. Yönetici kararını forma yazar: onay, ret ya da farklı tarih önerisi. Ret ve tarih önerisinde gerekçe kısa bir cümleyle belirtilir.
4. İK bakiyeyi ve izin türünü kontrol eder, kendi onayını verir.
5. İzin kayda ve ekip takvimine işlenir, bakiye güncellenir.
6. Çalışana sonuç bildirilir ve form dosyalanır.

İzin talep formunda en sık yapılan altı hata

1. İşe dönüş tarihi yoktur; çalışan ve yönetici bitiş tarihini farklı günlere göre yorumlar.
2. İzin türü yazılmamıştır; mazeret mi yıllık mı olduğu sonradan tartışılır.
3. Gün sayısının hafta sonu ve resmî tatilleri içerip içermediği belirtilmemiştir.
4. Kalan bakiye talep sahibi tarafından yazılmıştır ve eski bir rakamdır.
5. Onay tarihi eksiktir; talebin ne kadar beklediği anlaşılamaz.
6. Vekil bilgisi yoktur; izin başladığında işin kimde olduğu bilinmez.

Form tasarlarken üç küçük kural işinizi kolaylaştırır: tarihleri her yerde aynı biçimde yazın, her imzanın yanında tarih ve ad bulundurun ve formu tek sayfaya sığdırın. Sayfa ikiye çıkıyorsa genellikle ya gereksiz bir alan vardır ya da ayrı bir form gerekir.

Doldurulmuş örnek form

Aşağıdaki doldurulmuş örnek tamamen kurgusaldır; kişi ve rakamlar yalnızca formun nasıl okunacağını göstermek içindir.

Örneği okurken dört noktaya bakın. Bitiş tarihi cuma, işe dönüş tarihi pazartesidir; hafta sonu ayrıca sayılmaz ve iki tarih birbirine karışmaz. Gün sayısı yazılıdır, bu yüzden bakiye farkı (11’den 6’ya) tek bakışta doğrulanır. Yönetici ve İK kararları tarihlidir, talebin kaç günde sonuçlandığı görülür. Vekil kutusu dolu olduğu için izin başladığında işin kime devredildiği bellidir.

Kâğıt form, WhatsApp fotoğrafı ve Excel: nerede işler, nerede bozulur?

Üçünün ortak sorunu, formun tek başına bir kayıt olması ama bakiyeyi ve takvimi güncellememesidir. İzin formu dolu ve imzalı olsa da kimse bakiyeyi düşmeyi unuttuysa, bir sonraki talep yanlış rakamla başlar. Form bir kanıttır ama kayıt sistemi değildir; kayıt sistemi, formun sonucunu bakiyeye ve takvime işleyen yerdir. Bu iki işi aynı kişinin elle ve peş peşe yapması, aksamanın en sık görüldüğü noktadır: form onaylanır, kayıt ertesi hafta güncellenir, arada ikinci bir talep eski rakama göre değerlendirilir.

Forma gerek kalmadan: telefondan talep ve çok kademeli onay

YazSis KurumsalPortal’ın Mobil İzin Yönetimi modülü formdaki adımları dijital akışa taşır. Çalışan telefonunun tarayıcısından, uygulama kurmadan izin talebi oluşturur ve akış şöyle ilerler:

1. Talebi oluştur.
2. Bakiyeyi doğrula.
3. Yöneticiye gönder.
4. İK onayını tamamla.
5. Takvime işle.

Kâğıt formdaki imza sırasının karşılığı onay zinciridir: kademeli onay tamamlanmadan izin kesinleşmez ve her adım kayıt altında kalır. Onaylanan izin ekip takvimine işlenir ve bakiye güncellenir; kayıtlar XLSX rapor olarak da alınabilir. Formdaki hangi alanların portalda hangi biçimde tutulacağı kuruluma bağlıdır; bu yazı modülün yukarıdaki on iki alanın tamamını barındırdığını iddia etmiyor.

Kâğıt formu telefondan doldurulan bir talep akışına çevirmek istiyorsanız KurumsalPortal sayfasından modülleri inceleyebilirsiniz.