ERP seçerken dikkat edilecekler: Satıcıyla görüşmeden önce işletmenizde netleştirin

Üç satıcıyla görüştünüz. Üç demo da temiz ekranlarla, hızlı raporlarla ve bol modülle geçti. Karar vermeniz gerekiyor ve elinizde yalnızca “hepsi iyi görünüyordu” izlenimi var. Yöneticiler memnun, satıcılar hevesli; ama sizin siparişiniz, sizin stok kodlarınız ve sizin onay zinciriniz hiçbir demoda görünmedi. Çünkü demo satıcının sürecini gösterir; sizin sürecinizi göstermez. ERP (kurumsal kaynak planlama) sistemi, satış, satın alma, stok, üretim ve finans gibi süreçleri tek veri akışında toplayan yazılımdır; doğru seçim de ekranların güzelliğinden çok işletmenizin çalışma biçimine ne kadar yakın oturduğuna bağlıdır.

Bu yazı, satıcıyla görüşmeden önce işletmenizde netleştirmeniz gerekenlerin kontrol listesidir. Ürün, fiyat ya da rakip karşılaştırması içermez.

ERP mi muhasebe programı mıdır?

Muhasebe programı finansal kayıtları tutar: fatura, tahsilat, ödeme, hesap planı. ERP ise bu kaydı üreten operasyonu da kapsar: teklif, sipariş, satın alma talebi, stok hareketi, üretim emri. Fark akışta görülür. Muhasebe programına iş bittikten sonra fatura girilir; ERP’de sipariş, sevkiyat, stok düşümü ve finansal kayıt aynı akışın parçalarıdır. Pratikte birçok firma ERP kullansa bile mali müşavirle ve muhasebe yazılımıyla çalışmaya devam eder; bu yüzden ERP ile muhasebe yazılımı arasındaki veri akışı ilk sorulacak sorulardan biridir.

KOBİ için ERP sistemi nedir?

KOBİ için ERP, aynı işi daha küçük bir ekiple, daha az formaliteyle yürüten ERP anlamına gelir; ancak belirleyici olan işletmenin büyüklüğünden çok süreç sayısıdır. On beş kişilik bir üretim firması, yirmi kişilik bir ticaret firmasından daha fazla süreç yönetebilir. “KOBİ’ye uygun mu” sorusu yerine “bugün Excel ve WhatsApp ile yürüttüğüm hangi süreçler kopuyor” sorusunu sorun; ERP ihtiyacını bu cevap belirler.

Satıcıyla görüşmeden önce netleştirilecek kriterler

Tablodaki sekiz satırın içinde en az konuşulan ama en çok sorun çıkaran kriter kullanıcı benimsemesidir. Sistemi satın alan kişi ile sistemi her gün kullanacak kişi çoğu zaman aynı değildir. Depocu, satış temsilcisi ve üretim şefi seçim sürecine katılmazsa, sistem kâğıt üzerinde kurulur ama sahada Excel’e dönülür. Demoya mutlaka son kullanıcılardan en az birini alın ve ona “bu ekranda işini yapabilir misin” diye sorun.

Hazır paket mi, çalışma modelinize uyarlanan ERP mi?

Hazır paketin artısı bilinen ekranlar, daha hızlı başlangıç ve benzer işletmelerin kullandığı ortak bir yapıdır. Eksisi, süreciniz pakete uymadığında ya sürecin değişmesi ya da paketin dışında Excel dosyalarının kalmasıdır. Uyarlanan ERP süreçlerinize, onay yapınıza ve entegrasyonlarınıza göre kurulur; buna karşılık ihtiyaç analizine zaman ve karar verecek bir kişi ister, kapsam büyüdükçe yönetilmesi gereken bir proje olur. İkisinden biri her koşulda doğru değildir; süreçlerinizin ne kadarının standart olduğuna bakın.

YazSis’in ERP yaklaşımı ikinci gruba yakındır. Sayfada satış, satın alma, stok ve depo, üretim, finans ve yönetim süreçlerinin işletmenin gerçek çalışma modeline göre aynı veri akışında buluşturulması hedefleniyor. İlkeler dört başlıkta özetleniyor: mevcut sistemi korumak (çalışan ERP sökülmeden eksik süreçleri tamamlamak), özel modülle genişletmek, API ve veri tabanı entegrasyonlarıyla veriyi birleştirmek, yönetim raporlarıyla ölçüp iyileştirmek. Standart ürünün karşılamadığı bir iş akışı için özel yazılım tarafı devreye girer. Süreçleriniz büyük ölçüde standartsa hazır bir paketin daha az iş çıkarabileceğini de not edelim.

Excel ve muhasebe programıyla yürütmek ne zamana kadar yeter?

Az sayıda ürünü, tek bir depoyu ve birkaç çalışanı olan işte Excel ile muhasebe yazılımı gayet yeterlidir; bu durumda ERP almak gereksiz karmaşıklık getirir. Gündeme gelmesi gereken işaretler birikmeye başladığında bakın:

• Aynı müşteri ya da ürün bilgisi üç farklı dosyada girilir ve tutmaz.
• Stok sayımı ile kayıtlı stok sürekli birbirinden sapar.
• Satıştan üretime ya da satın almaya bilgi sözlü gider; “o sipariş nerede” sorusu telefonla cevaplanır.
• Maliyet ve fiyat hesapları bir kişinin bilgisayarındaki dosyadadır.
• Yönetim raporu bir kişinin günlerini alır ve çıktığında eskimiştir.
• Onaylar e-posta ya da WhatsApp’ta kalır, kimin neyi onayladığı sonradan bulunamaz.

50 kişilik bir üretim firması için ERP seçimine nereden başlamalıyım?

Varsayımsal bir örnek: elli çalışanlı, yarı mamul alıp montaj yapan bir üretici. Sipariş telefonla ve e-postayla geliyor, stok Excel’de, üretim emirleri kâğıtta, muhasebe ise mali müşavirde. Satıcıdan önce atılacak adımlar şunlardır:

1. Teslim hattını tek sayfaya çizin: teklif, sipariş, satın alma, üretim, sevkiyat ve tahsilat.
2. Her adımda araç ve bekleme noktasını işaretleyin: kim hangi dosyayı kullanıyor, iş nerede bekliyor?
3. En çok zaman ve hata kaybettiren iki üç adımı seçin: ilk aşamanın kapsamı bunlar olsun, hepsi birden olmasın.
4. Veri sahiplerini belirleyin: stok kodları, müşteri listesi ve ürün ağaçları kimde, kim temizleyecek?
5. Demo için kendi senaryonuzu yazın: gerçek bir siparişin, gerçek bir ürün ağacıyla ve gerçek bir stok eksiğiyle akışını gösterin.
6. Kriterleri puanlayın: yukarıdaki tabloyu satıcılara aynı sorularla uygulayın ve canlıya geçişten sonra kullanıcıların sistemi gerçekten kullanıp kullanmayacağını ayrıca değerlendirin.

Bu örnekte makul bir ilk aşama, stok ve satın alma ile üretim emrini aynı akışa bağlamak olabilir: depoda sayılan malzeme, satın alma talebini ve üretim emrini besler. Satış, finans ve yönetim raporları ikinci aşamada aynı veri altyapısına eklenir. Hangi sıranın sizin için doğru olduğunu süreç haritanız belirler; başka bir işletmenin sırası sizin için de doğru olmayabilir.

En sık yapılan hata, kapsamı en baştan geniş tutmaktır. Her şeyi bir seferde taşımaya çalışan projeler, kullanıcı alışkanlığına çarpar. Önce en çok acıtan süreci oturtmak, diğerlerini aynı veri altyapısına sonra eklemek hem riski hem de eğitim yükünü azaltır.

Karar vermeden önce satıcıdan yazılı isteyin

Demoda söylenenler sözlüdür; projede geçerli olan yazılı kapsamdır. Karar toplantısından önce şu altı konunun yazılı cevabını isteyin:

• İlk aşamada hangi süreçlerin, hangi kullanıcı grubuyla canlıya alınacağı.
• Veri taşımanın kapsamı ve temizlik sorumluluğunun kimde olduğu.
• Entegre edilecek sistemlerin listesi, veri yönü ve hata olduğunda kimin haberdar olacağı.
• Eğitim ve devreye alma planı; hangi rolün ne kadar destek alacağı.
• Yetki matrisinin nasıl kurulacağı ve değişiklik kayıtlarının nasıl tutulacağı.
• Proje sırasında çıkan yeni ihtiyacın nasıl ele alınıp onaylanacağı.

Bu liste satıcıyı sınamak için değil, iki tarafın aynı projeyi konuştuğundan emin olmak içindir. Cevaplar belirsizse bu da önemli bir bilgidir: belirsiz kapsam, ileride en çok tartışılan konu olur.

ERP ihtiyacınızı kendi süreçlerinizle birlikte konuşmak isterseniz ERP sayfasından görüşme talep edebilirsiniz.