Demirbaş sayımı nasıl yapılır? Hazırlık, sayım günü ve fark tutanağı adımları

Yılın son haftası. Sayım listesi yazıcıdan çıkıyor, ekipler birer kâğıt ve kalemle katlara dağılıyor. Bir saat sonra bir kat “listede olmayan” birkaç cihaz bulmuş, başka bir kat listede görünen ama yerinde olmayan kalemleri not etmiş. Sayım bitiyor, ama asıl iş şimdi başlıyor: bu farklar kimin hatası, hangisi gerçek kayıp, hangisi işlenmemiş bir transfer? Sayımı değerli kılan şey sayıların kendisi değil, farkların nasıl çözüldüğü ve kaydın nasıl güncel hale getirildiğidir. Aşağıdaki kontrol listesi bunu üç aşamada ele alıyor.

Demirbaş sayımı, kayıttaki demirbaşların sahada gerçekten bulunup bulunmadığının, doğru kişide, doğru konumda ve beklenen durumda olup olmadığının tek tek kontrol edilmesidir. Sonunda elde güncel bir liste ve açıklanmış farklar bulunmalıdır.

Envanter sayımı ne zaman yapılır?

Sıklık kurumun politikasına ve muhasebe düzenine göre değişir. Pek çok şirket yıl sonunda toplu bir sayım yapar; bunun dışında da belirli durumlar sayımı tetikler. Muhasebe tarafında hangi sayımların gerektiğini muhasebecinizden öğrenmek doğru olur.

• Yıl sonu veya dönem sonu toplu sayımı.
• Ofis ya da depo taşınmasından önce ve sonra.
• Bir birimin ya da yöneticinin değişmesi.
• Kayıp veya zimmet uyuşmazlığı şüphesi.
• İç denetim ya da dış denetim öncesi hazırlık.
• Yeni bir envanter sistemine geçişin hemen ardından, kaydı sahaya karşı doğrulamak için.

Demirbaş sayımı nasıl yapılır? Üç aşama

1. Hazırlık: sayımdan önce yapılacaklar

1. Kapsamı ve tarihi belirleyin. Hangi lokasyonlar, hangi eşya grupları sayılacak? Sayım günü ve sayım süresi tüm birimlere önceden duyurulur.
2. Güncel listeyi çıkarın. Sayım, kayıttaki listeye karşı yapılır; liste sayım öncesinde son haline getirilmeli ve kimsenin gizli bir kopya tutmadığından emin olunmalı.
3. Hareketleri dondurun. Sayım süresince transfer, iade ve yeni zimmet işlenmesin; aksi halde sayılan eşya kaydı aynı gün değişir.
4. Ekipleri ayırın. Sayanlar, kaydı tutanlardan farklı kişiler olsun; böylece kimse kendi kaydını doğrulamaz.
5. Etiket ve barkodları kontrol edin. Okunmayan veya eksik etiketli eşyalar sayım gününden önce tespit edilirse sayım hızlanır.
6. Sayım formunu hazırlayın. Konum, eşya tanımı, zimmet numarası, seri numarası, durum ve not alanları yeterlidir.

Duyuru örneği: Demirbaş sayımı [tarih] günü [lokasyonlar] için yapılacaktır. Sayım süresince zimmet, iade ve transfer işlemleri durdurulur. Lütfen üzerinizdeki ekipmanları ve etiketlerini görünür halde bulundurun; cihazınızın yerinde olmaması durumunda sayım ekibine bilgi verin.

2. Sayım günü: sahadaki adımlar

1. Konumların sırasını belirleyin ve bir konumu bitirmeden diğerine geçmeyin.
2. Her eşyayı etiket, barkod ya da seri numarasıyla listedeki kayıtla eşleştirin; “aynı modelden biri” yeterli değildir.
3. Eşyanın bulunduğu konumu, kimde olduğunu ve fiziksel durumunu forma yazın.
4. Listede olmayan ya da etiketsiz eşyaları atlamayın; ayrı bir bölüme işaretleyin ve mümkünse fotoğrafını alın.
5. Gün sonunda tüm formları tek listede birleştirin ve sayılmayan kalemleri çıkarın.

3. Fark incelemesi: farkı anlamak ve kapatmak

Sayımda listede olmayan demirbaş çıkarsa ne yapılır?

Listede olmayan bir eşya çoğunlukla bir kayıt eksikliğidir, kayıp değil. Yine de dikkatli ilerlemek gerekir: bu, çalışanın sahip olmadığı bir cihazı kullanıyor olması da olabilir.

1. Eşyayı ayrı işaretleyin; yerinden oynatmayın ve fotoğrafını, seri numarasını kaydedin.
2. Kimde ve nerede olduğunu forma yazın.
3. Kaynağını araştırın: satın alma, bağış, başka birimden gelen transfer ya da eski bir kayıt olabilir.
4. Kaynağı doğrulandığında yeni envanter kartı açın ve zimmetini işleyin.
5. Kaynak belirlenemezse durumu yöneticiye bildirin ve eşyanın muhasebedeki karşılığı için muhasebecinize danışın.

Sayım bittikten sonra: fark tutanağı ve kaydın güncellenmesi

Sayım, farklar kapatılıp kayıt güncellenmeden bitmiş sayılmaz. Çözülmeyen farkları tek bir fark tutanağında toplamak, hem sorumluluğu belirler hem de gelecek yılın başlangıç noktasını oluşturur. Fark tutanağında şu bilgiler bulunabilir:

• Sayımın tarihi, kapsamı ve sayımı yapan ekip.
• Fark listesi: eşya, fark türü ve fark ortaya çıktığındaki bilgi.
• Her fark için yapılan inceleme ve ulaşılan sonuç.
• Kapanan ve açık kalan farkların ayrımı; açık kalanlar için sorumlu ve termin.
• Kayıtta yapılan düzeltmeler: transfer, durum değişikliği, yeni kart, kayıp ya da hurda işlemi.
• Hazırlayan ve onaylayan kişilerin adı ve tarihi.

Açık kalan farklar için bir termin koymak önemlidir; aksi halde “bulunamadı” notu her yıl bir sonraki sayıma taşınır. Fark kapandığında kayıtta da bunun izi kalmalıdır, böylece aynı eşya için tekrar tekrar aynı araştırma yapılmaz.

Excel ve kâğıtla sayım nerede çalışır, nerede kırılır?

Az sayıda eşya ve tek lokasyon için kâğıt liste ile bir Excel dosyası sayımı yürütmeye yeter. Eşya ve lokasyon sayısı arttıkça aynı sorunlar tekrarlanır: kâğıt formlar yeniden Excel’e girilirken hata çıkar, aynı model eşyalar karışır, hareket dondurulmadığı için liste sayım sırasında değişir ve fark nedenleri tek tek elle aranır. Sayım sonuçları dosyada kalır; ertesi yıl da aynı hazırlık baştan yapılır.

Elde kâğıt ve Excel’le sayım yapacaksanız riski azaltan dört küçük alışkanlık işe yarar:

• Sayım listesini tek bir dosyadan çıkarın ve sayım boyunca dosyayı kilitleyin.
• Her konum için ayrı bir sayfa kullanın; sayım sonunda sayfaları tek bir listede birleştirin.
• Farkları aynı gün ilk yorum ve nedeniyle birlikte yazın; ertesi güne bıraktığınız fark çoğunlukla çözülmez.
• Sayım dosyasını arşivleyin ve gelecek yılın başlangıç listesi olarak kullanın.

Portalda sayımı kolaylaştıran kayıtlar

YazSis KurumsalPortal içindeki Envanter ve Zimmet Yönetimi modülünde her demirbaş için barkodlu bir envanter kartı bulunur; kartta eşyanın sahibi, konumu, durumu ve hareket geçmişi görünür. Mevcut liste Excel’den toplu aktarılabildiği için kayıtları tek tek girmek gerekmez, güncel liste de XLSX rapor olarak alınıp sayımda kullanılabilir. Sayımda ortaya çıkan fark, kartın hareket geçmişinde izlenir: eşya Arızalı, Tamirde, Hurda veya Kayıp durumlarından birine alınabilir, transfer ya da iade hareketi işlenebilir.

Miktar bazlı kalemler için Stok & Depo Yönetimi modülü sayımları kayıtlarla karşılaştırarak doğrular ve kritik stok seviyelerini görünür kılar. Kullanılacak barkod okuyucu ve donanım projede birlikte belirlenir.

Sayımı yılda bir kez yapılan zahmetli bir işten düzenli bir kontrole çevirmek istiyorsanız Envanter ve Zimmet Yönetimi sayfasından başlayabilirsiniz.