Bayi cari hesap ve tahsilat görünürlüğü: Bayi ne kadar borçlu?

“Bu bayi ne kadar borçlu?” Satış müdürü sorduğunda cevap muhasebeden, bayi sorduğunda yine muhasebeden gelir; cevap gelene kadar da sipariş bekler. Bayi cari hesabı, bir bayinin sizinle olan alacak ve borç ilişkisinin fatura, ödeme ve tahsilat hareketleriyle izlendiği hesaptır; görünürlük ise bu hesabın doğru ve güncel hâlini ilgili herkesin görebilmesidir.

Bu yazıda bayi ağında cari hesap bilgisinin kimin için ne anlama geldiğini, portalda neleri görmenin işi kolaylaştırdığını, portal ile muhasebe kaydı arasındaki sınırın nasıl çizilmesi gerektiğini ve kurmadan önce hangi kuralların netleşmesi gerektiğini YazSis Online Bayi Yazılımları üzerinden anlatıyoruz.

Aynı bakiye, üç farklı soru

Bayi cari hesabına üç ayrı taraf bakar ve her birinin sorusu farklıdır. Bilgi tek yerde durmadığında, üçü de aynı rakama farklı yollarla ulaşmaya çalışır.

• Bayi: “Bakiyem ne, hangi fatura ödenmemiş, geçen ayki ödememi gördünüz mü?” Bu soruların her biri bir telefon ya da e-posta anlamına gelir.
• Satış ekibi: “Bu bayiye yeni bir sipariş açabilir miyim, ödeme bekleyen bir fatura var mı?” Cevap gecikirse sipariş de gecikir.
• Finans ekibi: “Hangi bayiden ne zaman ödeme bekliyoruz, hangi ödeme hangi faturayla eşleşti?” Bu bilgi dağınıksa tahsilat takibi kişilere bağımlı hale gelir.

Ay sonunu düşünün. Bir bayi “benim kayıtlarımda fark var” der. Finans ekibi ekstreyi çıkarır, e-postayla gönderir; bayi kendi muhasebesiyle karşılaştırır, iki taraf birkaç yazışmadan sonra farkın hangi faturadan çıktığını bulur. Bayi ağı büyüdükçe bu tür yazışmaların sayısı da büyür. Cari hesabı bayinin kendi ekranına açmak, bu yazışmaların önemli bölümünü baştan ortadan kaldırmayı hedefler.

Portalda cari hesap neleri kapsar?

YazSis Online Bayi Yazılımları’nın cari hesap ve tahsilat bölümü, bakiye, ekstre, fatura, ödeme ve tahsilat bağlantılarını bayinin kendi hesabında bir araya getirir. Her bayi yalnızca kendi cari bilgisini görür; merkez ekip ise tüm bayilerin ticari akışını tek yerden izler.

1. Bakiye: Bayinin güncel durumu, giriş yaptığında ilk göreceği bilgidir; ödenecek tutarın ne olduğunu öğrenmek için ekip aranmaz.
2. Ekstre: Belirli bir dönemdeki hareketlerin sırayla görülebildiği, bayinin kendi kayıtlarıyla karşılaştırabileceği döküm. Farkın hangi harekette başladığı bu sayede kolayca bulunur.
3. Fatura: Kesilen faturalar ve belgeler, bayi tarafından talep edilmeden erişilebilir durumdadır; faturanın tekrar gönderilmesi için yazışma gerekmez.
4. Ödeme ve tahsilat: Yapılan ödemeler ve tahsilat hareketleri ilgili faturayla birlikte izlenir; bayi ödemesinin işlendiğini ayrıca sormak zorunda kalmaz.

Bayiyle yapılan en uzun görüşmeler, çoğu zaman bir rakamın hangisi olduğu üzerinedir.

Portal bilgiyi gösterir, kaynak ERP’de kalır

Cari hesap bilgisinin doğru olması için portalın ayrı bir defter tutmaması gerekir. Bu nedenle ürün, sipariş, cari ve sevkiyat verisi ERP ile senkronize edilecek şekilde kurulur; portal, ERP’deki kaydı bayinin ve merkez ekibin yetkisi çerçevesinde gösterir. Böylece muhasebenin gördüğü ile bayinin gördüğü aynı kaynağa dayanır; rakam farkı çıkarsa, nedeni portalda değil kayıtta aranır ve düzeltme tek yerden yapılır. Ödeme ve tahsilat bağlantılarının hangi yöntemlerle ve hangi sistemlerle kurulacağı ise işletmeye göre değişir ve kapsam çalışmasında birlikte belirlenir.

Kurmadan önce netleştirilecek beş kural

1. Bakiye ne sıklıkla güncellenecek? ERP’den gelen verinin hangi aralıkla portala yansıyacağı baştan bilinmeli; bayi neyi “güncel” sayacağını bilmelidir.
2. Hangi belgeler bayiye açık olacak? Fatura, ekstre ve diğer belgelerden hangilerinin bayi tarafından görüntüleneceği net olmalı; hassas bir belgenin yanlışlıkla görünür olması ticari ilişkiyi zedeler.
3. Kim bakiyeyi görecek? Bayinin içinde sipariş veren kullanıcı ile mali işlerden sorumlu kullanıcı aynı yetkide olmayabilir; bakiye bilgisini her kullanıcıya açmak zorunda değilsiniz.
4. Vade ve risk kuralları nerede tutuluyor? Bayinin sipariş verebilmesi için bakiyeye bağlı bir kural varsa, bu kuralın nerede yönetileceği kapsam çalışmasında belirlenmelidir.
5. İtiraz nasıl yürütülecek? Bayi bir faturaya ya da bakiyeye itiraz ettiğinde bunu kime, hangi kanaldan ileteceği tanımlı olmalı.

Satış ve finans aynı rakama baktığında

Cari hesap görünürlüğünün en somut etkisi, sürtünmenin azalmasıdır. Bayi bakiyesini kendisi görür ve ekibinizi aramaz; satış ekibi siparişi onaylamadan önce finansa soru sormak yerine hesabı kendi ekranında görür; finans ekibi de zamanını rakam vermeye değil, vadesi gelen alacakları takip etmeye ayırır. Bayi tarafında da güven artar; çünkü bayi, hesabının durumunu isteyen kişiye değil, kendi hesabına bakarak öğrenir.

Bayilerinizin bakiyesini ve tahsilat hareketlerini tek portalda göstermeyi planlıyorsanız Online Bayi Yazılımları sayfasındaki cari hesap ve tahsilat bölümüne göz atabilirsiniz.