Kullanılmayan yıllık izin ücreti nasıl hesaplanır? Ödeme zamanı, formül ve örnek

Cuma son iş günü. Çıkış görüşmesi tamamlandı, zimmetler teslim edildi, şimdi muhasebe soruyor: “Kaç gün izni kalmış?” İK’nın tablosunda 12 gün yazıyor, çalışanın telefonundaki notta 15. Yöneticinin onayladığı iki gün tabloya hiç işlenmemiş. Son bordro bu rakama göre kesilecek ve sonradan düzeltmek hem çalışanı hem şirketi uğraştırır. Bu yazı ayrılan çalışanın kullanılmayan izin ücretinin ne zaman ödendiğini, nasıl hesaplandığını ve çıkış sürecinde bakiyenin nasıl teyit edileceğini örnekle anlatıyor.

Kullanılmayan yıllık izin ücreti, iş sözleşmesi sona erdiğinde çalışanın hak kazanıp da kullanmadığı yıllık izin sürelerine karşılık, sözleşmenin sona erdiği tarihteki ücreti üzerinden yapılan ödemedir (İş Kanunu m.59). Ödeme çalışanın kendisine, vefat halinde hak sahiplerine yapılır.

Kullanılmayan yıllık izin ücreti ne zaman ödenir?

Kanun, iş sözleşmesinin “herhangi bir nedenle” sona ermesini yeterli sayar; yani işveren feshi, istifa ya da emeklilik ayrımı yapılmaz (m.59). Sözleşmenin sona ermesinde çalışanın ücreti ile sözleşme ve kanundan doğan, para ile ölçülebilen menfaatlerinin tam olarak ödenmesi de zorunludur (m.32). Pratikte izin ücreti son bordroda ödenir; bunun için bakiyenin çıkış gününden önce kesinleşmiş olması gerekir. İşveren feshinde bildirim süresi ve iş arama izinleri yıllık izinle iç içe giremez (m.59, Yönetmelik m.6): kalan izni bildirim süresine sığdırıp ödemeden kaçınmak mümkün değildir.

Hak kazanılmış izin kullandırılmadan sözleşme sona erdiği halde ücret ödenmezse kanun, bu durumdaki her işçi için işverene idari para cezası öngörür (m.103); ayrıca çalışan alacağını zamanaşımı süresi içinde talep edebilir (m.59). Güncel ceza tutarını mevzuat.gov.tr’den kontrol edin. Kısacası ayrılış günü ödenmeyen tutar, “sonra hallederiz” başlığına konabilecek bir kalem değildir.

Kullanılmayan yıllık izin ücreti nasıl hesaplanır?

1. Hak kazanılan izinleri yıl yıl yazın: her hak kazanma yıldönümü için 14, 20 ya da 26 gün (alt sınırlar) ve varsa sözleşmedeki fazlası.
2. Kullanılan günleri imzalı izin kayıt belgesinden ya da onaylı taleplerden düşürün.
3. Kalan günü bulun. Yalnızca hak kazanılmış izinler sayılır.
4. Sözleşmenin sona erdiği tarihteki ücreti belirleyin; zam yapıldıysa zamlı ücret esastır.
5. Günlük ücreti hesaplayın: aylık ücretlide genellikle aylık ücret 30’a bölünür, bordro uygulamanızı teyit edin.
6. Kalan gün ile çarpın; brüt-net ayrımı ve kesintiler bordroda yapılır.

Kanun “hak kazanıp da kullanmadığı” süreleri anar. Bir yıllık süresi henüz dolmamış hizmet yılı için oransal izin ücretine ilişkin bir hüküm görmedik; bu nedenle ayrılışta yalnızca doğmuş haklar hesaba girer.

Örnek hesap: 2 Mart 2020’de işe giren çalışan

Kurgusal bir örnek: çalışan 2 Mart 2020’de işe başladı, 10 Eylül 2026’da ayrıldı ve aylık brüt ücreti 36.000 lira. Beşinci yılı dahil 14 gün, altıncı yıldan sonra 20 gün hak kazanır. Rakamlar yalnızca hesabın mantığını göstermek içindir.

Günlük ücret 36.000 ÷ 30 = 1.200 lira, ödenecek brüt tutar 12 × 1.200 = 14.400 lira olur. Ücret zammı varsa sözleşmenin bittiği tarihteki ücret kullanılır, geçmiş yılların ücreti değil. Tutarın hangi kesintilerle nete döneceği bordro ve mali müşavir konusudur.

Çalışan “benim 15 günüm var” derse farkın nereden çıktığını üç yerde aramak yeter: kullanılmış sayılan günler (hafta tatili ve bayramlar izin süresinden sayılmaz), hak kazanma tarihleri (devamsızlık tarihi kaydırmış mıdır) ve kayda geçmemiş onaylı talepler. Üçü de kayıtlarda yazılıysa uzlaşma kısa sürer; yazılı değilse iki taraf da kendi hesabını savunur.

Ücrete hangi kalemler girer?

İşten çıkarken kalan izinler nasıl takip edilir?

Çıkış gününden önce şu listeyi tamamlamak, bordro günü sürprizi yaşamamanızı sağlar:

• Son çalışma günü ve sözleşmenin sona erme tarihi
• İşe giriş tarihi ve aynı işverenin diğer işyerlerinde geçen süreler
• Her hak kazanma tarihi ve o yılın izin günü
• Kullanılan izinler: imzalı kayıt belgesi veya onaylı talepler
• Onay bekleyen ya da takvime işlenmemiş talepler
• Bildirim süresi içinde kullanılan veya planlanan izinler
• Sözleşmenin sona erdiği tarihteki ücret ve son zam tarihi
• Hesabın yazılı dökümü ve çalışana verilen kopya

Excel ve WhatsApp ile çıkış takibi: nerede yanılırsınız?

Küçük bir şirkette çıkış günü İK’nın Excel dosyasından rakam alınır ve çoğu zaman doğru çıkar. Hata, kayıt dışı kalan izinde saklıdır: yöneticinin sözlü onayladığı gün, WhatsApp’tan verilen bir “yarın gelme” mesajı, tabloya işlenmemiş kâğıt form. Çalışan kendi notuyla itiraz ettiğinde elinizdeki tablonun kanıt değeri, her satırın bir onaya dayanıp dayanmadığına bağlıdır. Ayrıca ayrılışta ödenen tutar yıllar sonra dava konusu olabilir; o gün bakiyenin nasıl bulunduğunu gösteren kayıt yoksa hesabı yeniden kurmak zorunda kalırsınız. Bu yüzden çıkış gününe kalan tek bir toplu hesap yerine, izin hareketlerini yıl boyunca tek kayıtta işlemek daha güvenli bir yoldur: bakiye çıkışta yeniden üretilmez, kayıttan okunur ve her satırın arkasında bir talep ile bir onay durur.

Çıkış sürecinde güncel izin bakiyesini görmek

YazSis KurumsalPortal’da Onboarding & Offboarding Yönetimi modülünde ayrılış bir çıkış kontrol listesiyle yürür: zimmet iadesi, hesap ve erişim kapatma ile çıkış belgeleri ayrı adımlar olarak İK, bilgi teknolojileri, idari işler ve yöneticilere verilir; süreç bu adımlar tamamlandığında kontrollü biçimde kapanır. Mobil İzin Yönetimi modülünde ise talepler kalan bakiyeyle doğrulanır, onaylanan izinler takvime işlenir ve bakiye güncellenir; izin kayıtları XLSX rapor olarak da alınabilir.

Çıkış listenize “izin bakiyesini teyit et” adımını eklemeyi planlamanızı öneririz; iki modül aynı portalda çalıştığı için bakılacak güncel rakam izin kayıtlarından okunur. Portal bordro hesaplamaz: hesapladığınız tutarı bordro sürecinize siz aktarırsınız. PDKS veya bordro sistemiyle veri akışı gerekiyorsa hangi verinin nasıl paylaşılacağı projede birlikte belirlenir.

İşten çıkış adımlarını kontrol listesine bağlamak için Onboarding & Offboarding Yönetimi sayfasına göz atabilirsiniz.