Yıllık izin zamanaşımı: Süre ne zaman başlar, 5 yıl mı 10 yıl mı?

Muhasebeden gelen e-postada eski bir çalışanın avukatının talebi var: dört yıl önce ayrılan çalışan, kullanılmayan yıllık izinlerinin ücretini istiyor. İK dosyaya bakıyor: izin tablosu iki eski bilgisayarda, onay yazışmaları ayrılan yöneticinin e-posta kutusunda, bakiye kâğıt formda. Artık soru yalnızca “ödemeli miyiz” değil, “süre doldu mu ve doldu ise bunu hangi kayıtla gösteririz” sorusudur. Bu yazı yıllık izin zamanaşımını kanun metinleriyle, beş yıl mı on yıl mı tartışmasıyla ve kayıtların süre kadar önemli olmasıyla anlatıyor.

Zamanaşımı, bir alacağın istenebileceği sürenin dolmasıdır; borçlu süre dolduğunu ileri sürerse alacak artık mahkemeden talep edilemez. Hâkim zamanaşımını kendiliğinden dikkate alamaz, ileri sürülmesi gerekir (Türk Borçlar Kanunu m.161). İş Kanunu’nda yıllık izne ilişkin zamanaşımı hükmü, kullanılmayan izin ücreti için yer alır.

Yıllık izin zamanaşımı ne zaman başlar?

Başlangıç tarihi bu konudaki en net kuraldır. İş Kanunu m.59 şunu söyler:

Bu ücrete ilişkin zamanaşımı iş sözleşmesinin sona erdiği tarihten itibaren başlar.

Çalışma sürerken kullanılmayan izin birikir; izin ücreti alacağı ise iş sözleşmesi herhangi bir nedenle sona erdiğinde ödenecek hale gelir (m.59). Bu yüzden süre de o gün işlemeye başlar. Alacağın istenebilir hale geldiği günü esas alan genel kural Borçlar Kanunu’ndadır (m.149); İş Kanunu bu konuda özel hüküm koyduğu için yıllık izin ücretinde başlangıç tarihi açıktır.

Yıllık izin zamanaşımına uğrar mı?

Soruyu üç ayrı şeye bölmek işi kolaylaştırır:

1. İzin hakkı: işe girişten bir yıl sonra doğar ve vazgeçilemez (m.53).
2. İzni kullanma: her hizmet yılına karşılık hak kazanılan izin, gelecek hizmet yılı içinde kullanılır (m.54).
3. İzin ücreti alacağı: iş sözleşmesi sona erdiğinde ödenecek hale gelir ve zamanaşımı o tarihte işlemeye başlar (m.59).

Okuduğumuz maddelerde zamanaşımı hükmü yalnızca üçüncü başlık, yani ücret alacağı için yer alıyor. Çalışma ilişkisi sürerken izin hakkının kendisini düşüren ayrı bir süre görmedik; bu yüzden birikmiş izni kayıtlarda ayrılış anına kadar taşımak yerinde olur. Birikmiş bakiyenin kaç yıl geriye gittiğini bilmeniz, ayrılışta hesaplanacak tutarı doğrudan etkiler.

Yıllık izin zamanaşımı 5 yıl mı 10 yıl mı?

Metinler ücret alacağı için beş yıl der. Buna rağmen “izin ücreti ücret alacağı mıdır” sorusu uygulamada tartışma konusu olmuştur ve geçmiş dönem olaylarında farklı süreler gündeme gelebilir. Elinizdeki dosya eski bir ayrılışa aitse hangi sürenin uygulanacağını ve güncel yargı yorumunu mutlaka hukuk danışmanınıza sorun. Beş yılın dolup dolmadığını hesaplarken iki şeyi birlikte düşünün: sürenin başladığı gün olan sözleşmenin bitiş tarihi ve arada kesilmeye yol açan bir olay olup olmadığı. İkisini de belgeleyen kayıt, hesabın dayanağıdır.

Zamanaşımı ne zaman durur, ne zaman kesilir?

Süre kendiliğinden işlemeyi sürdürmez; bazı olaylar onu durdurur ya da baştan başlatır. Borçlar Kanunu’nun kesilme hükümlerinden iş hayatında en çok karşılaşılanlar şunlardır (m.154):

• Borçlunun borcu ikrar etmesi; özellikle faiz ödemesi veya kısmen ifada bulunması.
• Alacaklının dava ya da def’i yoluyla mahkemeye veya hakeme başvurması.
• Alacaklının icra takibinde bulunması.
• Alacaklının iflas masasına başvurması.

Kesilmeyle birlikte yeni bir süre işlemeye başlar (m.156). Borç bir senetle ikrar edilmişse ya da mahkeme veya hakem kararına bağlanmışsa yeni süre her zaman on yıldır. Bu yüzden ayrılan çalışana “kalan izninizin tamamını ödeyeceğiz” gibi yazılar göndermeden ya da kısmi ödeme yapmadan önce metni hukuk danışmanıyla kurmanız yerinde olur. Süreyi durduran haller ise ayrı sayılmıştır (m.153) ve çoğu iş ilişkisinde gündeme gelmez.

Örnek zaman çizelgesi

Kurgusal bir örnek: çalışan 30 Eylül 2022’de işten ayrıldı, 18 gün yıllık izni kullanılmamış ve ödenmemiş. Beş yıllık süre esas alınırsa olaylar şöyle sıralanır; tarihler yaklaşıktır, kesin hesabı hukuk danışmanınız yapar.

İzin kayıtlarını ne zamana kadar saklamalısınız?

İşveren her işçi için bir özlük dosyası düzenler ve kanun uyarınca düzenlemek zorunda olduğu belge ve kayıtları saklar (İş Kanunu m.75). Yıllık izin kayıt belgesi de bunlardan biridir (Yönetmelik m.20). Kanun metinlerinde kayıtlar için tek bir saklama süresi görmedik; yine de ayrılan çalışanların izin geçmişini süre dolmadan silmek savunmanızı zayıflatır. Saklama süresini hukuk danışmanınız ve kişisel veri saklama politikanızla birlikte belirleyin. Ayrılan her çalışanın dosyasında şunlar bulunmalıdır:

• İşe giriş ve ayrılış tarihleri
• Ayrılış günündeki izin bakiyesi ve hesabın dökümü
• İmzalı yıllık izin kayıt belgesi veya eşdeğer kayıt
• Her iznin talep ve onay yazışmaları
• Varsa yapılan izin ücreti ödemesi ve ödeme tarihi
• Zamanaşımı için işaretlenmiş tarihler ve kesilme olup olmadığına dair not

Excel, klasör ve e-postada izin geçmişi: ne zaman sorun çıkar?

Yıllık izin geçmişini yıllık bir Excel dosyasında tutmak başta düzenli görünür. Zamanaşımı sorusu geldiğinde dört şey sorun çıkarır:

• Her yılın dosyası ayrıdır; bir kişinin tüm geçmişini bulmak için birkaç dosya açmak gerekir.
• Onaylar ayrılan yöneticinin e-postasında kalmıştır ve hesap kapandığında erişilemez.
• Bakiye düzeltmeleri geriye dönük yazılmıştır; hangi rakamın ne zaman değiştiği belli değildir.
• Kâğıt formlar arşivde sıralıdır ama tarihleri tabloyla karşılaştırmak elle yapılır.

İzin geçmişini kişi bazında tek yerde tutmak

YazSis KurumsalPortal’ın Mobil İzin Yönetimi modülünde her izin talebi kalan bakiyeyle doğrulanır, önce yöneticiye sonra İK’ya gider ve her onay adımı kayıt altında kalır. Bakiye bu onaylı kayıtlar üzerinden izlendiği için bir çalışanın izin geçmişi, talep ve onaylarıyla birlikte aynı yerde durur; izin kayıtları XLSX rapor olarak da alınabilir. Portalda rol bazlı veri kapsamı ve denetim kaydı bulunur; bu kontroller KVKK odaklı bir süreç kurmanıza yardımcı olur. Kayıtların ne kadar saklanacağı ve ayrılan çalışanın verilerinin nasıl ele alınacağı ise şirketin kendi politikasıdır; bu yazı portalın saklama süresini otomatik yönettiğini iddia etmiyor.

İzin geçmişini dosyalar arasında aramak yerine tek kayıttan okumak istiyorsanız Mobil İzin Yönetimi modülünü inceleyebilirsiniz.