Eğitim etkinliği nasıl ölçülür? Eğitim sonrası değerlendirmenin dört düzeyi

Eğitim etkinliği, verilen bir eğitimin katılımcının bilgisini, iş yapış biçimini ve sonunda işin sonucunu ne ölçüde değiştirdiğini gösteren değerlendirmedir. Yoklama listesi bir eğitimin yapıldığını kanıtlar; etkinlik ölçümü ise eğitimin işe yarayıp yaramadığını sorar. İkisi aynı şey değildir ve çoğu şirkette ikinci soru hiç sorulmaz.

Bu yazıda eğitim sonrası değerlendirmeyi dört düzeyde nasıl kurabileceğinizi, her düzeyde hangi soruları soracağınızı ve sonuçları eğitim kaydıyla nasıl bir arada tutacağınızı adım adım anlatıyoruz.

Katılım ile etkinlik arasındaki fark

Bir denetimde genellikle şu sorulur: Zorunlu eğitim verildi mi, kim katıldı, sertifikası geçerli mi? Bu sorular katılım ve uygunluk sorularıdır. Yönetim ise başka bir şey merak eder: Forklift eğitiminden sonra depoda hasarlı palet azaldı mı, müşteri iletişimi eğitiminden sonra şikâyetlerin dili değişti mi? Bu da etki sorusudur. Sağlıklı bir eğitim düzeni ikisini de kaydeder, ama birbirine karıştırmaz.

Eğitim etkinliğinin dört düzeyi

İnsan kaynakları alanında yaygın kullanılan yaklaşım, değerlendirmeyi dört katmana ayırır. Her katman bir öncekinden daha zor ölçülür, ama daha anlamlı bilgi verir.

1. Memnuniyet: Katılımcı eğitimi faydalı, anlaşılır ve işiyle ilgili buldu mu? Eğitimin hemen sonunda kısa bir anketle ölçülür.
2. Öğrenme: Katılımcı yeni bir bilgi veya beceri kazandı mı? Eğitim öncesi ve sonrası kısa bir sınav ya da uygulamalı gösterimle anlaşılır.
3. Davranış: Öğrenilen şey işte uygulanıyor mu? Eğitimden bir süre sonra yönetici gözlemi, kontrol listesi veya sahada yapılan denetimle görülür.
4. Sonuç: İşin göstergesi değişti mi? Hata, iade, ramak kala bildirimi veya müşteri şikâyeti gibi şirketin zaten izlediği verilerle karşılaştırılır.

Adım adım değerlendirme düzeni kurmak

1. Eğitimden önce hedefi yazın

Ölçülemeyen hedef değerlendirilemez. “Çalışanlar iş güvenliğini öğrensin” yerine “depo ekibi yükleme öncesi kontrol listesini eksiksiz doldursun” gibi gözlemlenebilir bir cümle yazın. Bu cümle, davranış düzeyinde neye bakacağınızı da baştan belirler.

2. Başlangıç durumunu kaydedin

Karşılaştırma için bir “önce” gerekir. Eğitimden önce kısa bir ön test yapın ya da ilgili iş göstergesinin mevcut durumunu not edin. Önceki durum bilinmezse sonradan fark edilen değişimin eğitimden mi, başka bir nedenden mi geldiği tartışmalı kalır.

3. Eğitim sonunda kısa anket ve son test uygulayın

Memnuniyet anketini kısa tutun ve eğitimin hemen ardından gönderin. Son testte ön testteki soruların benzerlerini kullanın ki fark okunabilsin.

• Eğitimde anlatılanları işinizde ne ölçüde kullanabileceğinizi düşünüyorsunuz?
• Anlatım ve örnekler işinizle ne kadar ilgiliydi?
• Eğitimden sonra işinizde farklı yapacağınız bir şey var mı? Yazınız.
• Hangi konu eksik kaldı veya daha fazla uygulama gerektiriyor?

4. Bir süre sonra davranışa bakın

Eğitimden birkaç hafta sonra birim yöneticisinden kısa bir gözlem formu doldurmasını isteyin veya sahada kontrol yapın. Soru basit olsun: Hedefte yazdığınız davranış görülüyor mu, görülmüyorsa engel ne? Engel çoğu zaman eğitim değil, eksik ekipman veya zaman baskısıdır.

5. Sonucu iş göstergesiyle karşılaştırın ve kaydı kapatın

Başlangıçta not ettiğiniz göstergeye tekrar bakın. Değişimi, katılım ve test sonuçlarıyla birlikte eğitimin kaydına yazın. Bir sonraki yıllık planda bu eğitimi tekrarlayıp tekrarlamayacağınıza, içeriğini değiştirip değiştirmeyeceğinize bu kayıtla karar verirsiniz.

Sık yapılan hatalar

• Sadece memnuniyet anketine bakıp eğitimi başarılı saymak; beğenilen bir eğitim davranışı değiştirmemiş olabilir.
• Anketi eğitimden günler sonra göndermek; katılım düşer, yanıtlar genelleşir.
• Anket sonuçlarını, katılım kaydını ve sertifika bilgisini farklı dosyalarda tutmak; denetimde ve planlamada aynı tablo yeniden kurulur.
• Eleştirel yorumların isimle eşleşeceği kaygısını gidermemek; açık geri bildirim için anonim seçenek düşünün.

Eğitim kaydı ile değerlendirmeyi aynı yerde tutmak

Değerlendirme düzeni kâğıt formlar ve dağınık tablolarla da başlar, ama çalışan ve eğitim sayısı arttıkça kayıtları eşleştirmek zorlaşır. YazSis KurumsalPortal’ın Eğitim Yönetimi modülü eğitimi planlar, katılımcılara atar ve bildirim gönderir; katılımı yoklamayla, sertifika bilgisini çalışanın eğitim kaydında tutar, geçerlilik süresi dolmak üzere olanlar için uyarı verir ve uyum oranlarını raporlar. Eğitim sonrası memnuniyet ve geri bildirim soruları için Anket Yönetimi modülüyle hedefli veya anonim anket hazırlanabilir; katılım ve yanıt dağılımı aynı portalda izlenir.

Böylece İK, İSG ve birim yöneticileri aynı kayıt üzerinden çalışır. Eğitim takibinizi ve değerlendirme düzeninizi birlikte kurmak isterseniz KurumsalPortal sayfasından modülleri inceleyebilir, ihtiyaçlarınızı bizimle konuşabilirsiniz.