Qué es un dashboard, para qué sirve y cómo se hace: elección de KPI para directivos

En una reunión de dirección alguien dice “ya es hora de tener un dashboard” y el encargo pasa a sistemas o a un programador. Unas semanas después aparece una página llena de decenas de gráficos: colorida, pero que nadie abre a primera hora. El problema no son los gráficos, sino que nadie se preguntó “¿en qué decisión me va a ayudar esta pantalla?”. La respuesta práctica a la pregunta “¿qué es un dashboard?” empieza aquí: montar un dashboard es hacer una lista de decisiones antes de dibujar nada.

Un dashboard o cuadro de mando es una pantalla de resumen visual que reúne los indicadores más importantes para entender la situación de un negocio o de una empresa. Funciona como el salpicadero de un coche: muestra la velocidad, el combustible y los avisos sin necesidad de desmontar el motor. En este artículo explicamos para qué sirve un dashboard, en qué se diferencia del panel de gestión o de administración, cómo elegir los indicadores y cómo montarlo.

¿Para qué sirve un dashboard?

• Mostrar la situación de un vistazo: sin esperar un informe, ve en qué punto está el trabajo nada más abrirlo.
• Detectar antes las desviaciones: un indicador por debajo del objetivo llama la atención mucho antes que el informe de fin de mes.
• Recordar el trabajo pendiente: las solicitudes pendientes de aprobación y las tareas próximas se reúnen en la misma pantalla.
• Crear una verdad compartida: cuando todos miran la misma cifra, hay menos discusiones sobre “qué archivo está actualizado”.

Estas cuatro funciones están conectadas. Sin una cifra común, la desviación no se detecta a tiempo; y si no se ve el trabajo pendiente, no queda claro qué hacer después de la desviación. Lo que da valor a un dashboard no es lo bonitos que sean los gráficos, sino que acorte el paso de una cifra a una acción. Si la pantalla no se limita a decir “está por debajo del objetivo”, sino que lleva con un clic al proceso correspondiente, cumple de verdad su función.

¿Qué tipos de dashboard existen?

Según su finalidad, los dashboards se presentan en tres tipos principales. Saber cuál necesita le ahorra gráficos innecesarios:

• Dashboard operativo: sigue el trabajo diario y muestra información del momento, como aprobaciones pendientes, tareas retrasadas y la carga de trabajo de hoy.
• Dashboard de gestión: muestra la situación frente al objetivo y la desviación; aquí se reúnen temas como ventas, presupuesto, existencias y capacidad del equipo.
• Dashboard analítico: sirve para indagar en la causa de un problema; requiere filtros y desglose, y está pensado para el análisis más que para el vistazo diario.

Para la mayoría de las empresas, el punto de partida son las capas de gestión y operativa. La capa analítica cobra sentido cuando esas dos funcionan con regularidad.

¿Qué es un panel de gestión? Diferencia con un dashboard

“Panel de gestión” se usa con dos significados. El primero es el panel de indicadores que consulta el directivo, es decir, el dashboard. El segundo es la interfaz de administración de un programa para gestionar usuarios, permisos y ajustes (panel de administración). En los resultados de búsqueda ambos se mezclan; la diferencia es esta:

¿Cómo se hace un dashboard? Paso a paso

Hacer un dashboard no empieza por abrir un programa y añadir gráficos. El orden siguiente vale sea cual sea la herramienta; en Excel o en un programa específico se siguen los mismos seis pasos.

1. Escriba las decisiones. ¿En qué decisiones va a ayudar esta pantalla? Por ejemplo, “¿qué pedido adelantamos?” o “¿qué aprobación está pendiente?”.
2. Vincule los indicadores a las decisiones. Junto a cada indicador, anote qué decisión afecta; elimine los que no se puedan vincular.
3. Defina la fórmula y la fuente. El mismo indicador debe calcularse igual para todos y alimentarse de una única fuente de datos.
4. Separe por roles. La alta dirección, el responsable de área y el empleado no ven la misma pantalla; cada uno ve sus propios indicadores.
5. Ponga umbrales y avisos. Destaque con color y notificación el estado “por debajo del objetivo” o “retrasado”.
6. Compruebe que se usa. Si al cabo de una semana nadie la abre, simplifique la pantalla; no la amplíe.

¿Cómo se eligen los indicadores (KPI) para los directivos?

Elegir los indicadores es la parte más difícil y más valiosa de un dashboard. Mostrar todos los datos que tiene es fácil; llevar a la pantalla solo los que hacen decidir exige disciplina. Filtre cada indicador candidato con estas preguntas:

• Si esta cifra cambia, ¿haré algo?
• ¿Puedo obtener la cifra de forma fiable y periódica?
• ¿Están todos de acuerdo en cómo se define esta cifra?
• ¿Hay un objetivo o un periodo anterior con el que comparar la cifra?
• ¿Qué rol debe ver esta cifra y cuál no?
• Cuando la cifra empeore, ¿a quién le toca qué tarea?

Tras este filtro quedan unos pocos indicadores por rol. La tabla siguiente muestra a modo de ejemplo cómo puede repartirse por roles; sus indicadores dependerán de su sector y de sus procesos.

Un dashboard que intenta mostrarlo todo es un dashboard en el que nadie ve nada.

Pensemos en un ejemplo ficticio: el director general de una empresa de fabricación mira primero tres cosas cada mañana: las ventas frente al objetivo, los materiales con existencias críticas y los asuntos pendientes de su aprobación. En el mismo sistema, el responsable de almacén solo ve sus envíos pendientes y sus avisos de existencias, y el comercial, sus propias ofertas y las reuniones próximas. Los tres se alimentan de los mismos datos, pero ninguno ve la pantalla de los demás. Así la pantalla sigue siendo sencilla, los datos sensibles no circulan sin necesidad y cada uno puede sacar de la pantalla su primera tarea de la mañana.

Los errores habituales al montar un dashboard suelen ser estos: empezar por el diseño y definir los indicadores después, mostrar la misma pantalla a todos los roles, mostrar solo cifras sin avisos y no dejar por escrito quién mira qué.

¿Hace falta un programa de dashboard o basta con Excel?

Una hoja de resumen y algunos gráficos en Excel son un buen dashboard cuando lo consulta una sola persona y los datos están en un único archivo. Casi todo el mundo empieza así en algún momento. El límite aparece cuando la pantalla la usan varias personas: hay que actualizar los datos a mano cada vez, el archivo circula por correo y se multiplican las versiones, es imposible separar los datos sensibles porque todos lo ven todo y no se abre con comodidad en el móvil. El mensaje de “resumen del día” enviado por WhatsApp, por su parte, es una imagen fija: no permite profundizar en el detalle ni volver atrás para comparar.

Aquí entra en juego el programa de dashboard: lee los datos de la fuente conectada, muestra pantallas distintas según el rol y hace llegar el aviso a la persona adecuada. Sin embargo, el programa no sustituye la elección de indicadores; poner indicadores equivocados en una herramienta vacía es tan perjudicial como un informe equivocado.

¿Cómo funciona el módulo Gestión de paneles de KurumsalPortal?

El módulo Gestión de paneles es la capa de paneles por roles de KurumsalPortal. Publica paneles personales que muestran a empleados, responsables de área y alta dirección solo los datos pertinentes. En el panel aparecen los KPI definidos para el rol, las tareas pendientes y próximas, los avisos del centro de notificaciones, los indicadores de rendimiento y los accesos directos a procesos; desde la desviación que ve, el usuario pasa al proceso correspondiente y convierte la decisión en acción.

El orden de implantación coincide con los pasos anteriores: se conectan las fuentes de datos, se definen los roles y los KPI, se publican los paneles personales y se siguen las desviaciones. Qué indicadores entran en el panel se acuerda en esta fase. Llevar al panel datos de otro sistema, como un ERP, es un trabajo de integración cuyo alcance se concreta en el proyecto. KurumsalPortal funciona en el servidor propio del cliente y los empleados lo usan desde el navegador del teléfono, de modo que no hace falta instalar ninguna aplicación para ver el panel.

Le recomendamos empezar los pasos de este artículo con una lista de decisiones. Para ver cómo se montan los paneles por roles, consulte la página de Gestión de paneles; para ver toda la plataforma de 33 módulos, visite KurumsalPortal.