Ejemplo de presupuesto y plantilla de cotización en Word y Excel: partidas, descuento, IVA

Va a enviar su primer presupuesto a un cliente nuevo o quiere ordenar la plantilla que ya usa. Algunos de los ejemplos de presupuesto que encuentra en internet tienen muy pocos campos; otros, tantos que no le sirven de nada. Las empresas que montan su propia plantilla cometen errores parecidos: no está claro si el descuento se aplica antes o después del IVA, falta la fecha de validez y la moneda aparece de una forma en una línea y de otra en la siguiente. Este artículo le ofrece un esqueleto que puede copiar y rellenar directamente.

Un presupuesto (o cotización) es el documento en el que el vendedor comunica por escrito al comprador el precio, las condiciones y la fecha de validez de determinadas partidas. A continuación encontrará los campos de cabecera de la plantilla, la tabla de partidas y el orden de cálculo; también explicamos brevemente por qué está ahí cada campo.

Plantilla de presupuesto: campos de cabecera

La parte superior de un presupuesto de una página consta de los campos siguientes. Las notas de al lado muestran el problema más frecuente cuando ese campo queda vacío.

Tabla de partidas y orden de cálculo

Las columnas de la tabla de partidas se ordenan así: n.º, descripción, cantidad y unidad, precio unitario, descuento de la partida, importe. En la columna de descripción, escriba el modelo, las medidas y el alcance; una descripción de una sola palabra obliga al cliente a llamarle.

El orden de cálculo debe ser el mismo en todos los presupuestos. Las cifras de la tabla de ejemplo son ficticias y no indican moneda; solo muestran cómo funciona el orden.

¿Cómo se redacta la descripción de una partida?

La descripción de la partida es la parte más descuidada de la plantilla. Cuando el cliente pone los presupuestos uno al lado del otro para compararlos, solo mira la descripción; si es escueta, la comparación se hace únicamente por el precio.

¿Cómo se muestra el descuento en un presupuesto?

Ocultar el descuento y escribir solo el precio neto parece práctico a corto plazo, pero da problemas en las revisiones: cuando cambia el precio, nadie recuerda cuánto descuento se concedió en cada partida. Muestre el descuento en una columna o una línea aparte. El cliente ve que el descuento tiene un valor y usted sabe con exactitud qué descuento estará sobre la mesa en la revisión. Quién debe aprobar el descuento es una regla aparte: el descuento tiene que pasar por una persona autorizada antes de enviar el presupuesto.

¿Conviene preparar el presupuesto en Word o en Excel?

Los dos tienen su sitio; el problema empieza cuando se pasa contenido de uno a otro a mano.

• Plantilla de Word: adecuada para las condiciones escritas, la imagen corporativa y la maquetación. Cuando cambia el número de partidas, ampliar la tabla y escribir los totales a mano es propenso a errores.
• Plantilla de Excel: el importe de las partidas, el descuento, el IVA y el total se calculan con fórmulas, pero la maquetación para imprimir suele requerir destreza. Si se borra por error una celda con fórmula, el total se estropea sin que nadie lo note.
• Usar los dos a la vez: hacer el cálculo en Excel y pegar el resultado en Word es habitual, pero cada pegado es una nueva ocasión de error y las versiones de los dos archivos se multiplican por separado.

Los límites de copiar a mano plantillas de presupuesto de Word y Excel

Para un equipo pequeño que envía unos pocos presupuestos a la semana, una plantilla de Word o Excel funciona muy bien. El límite llega cuando la plantilla empieza a copiarse. Cada comercial desarrolla su propia copia, las condiciones de pago se redactan de forma distinta en cada versión y hay que adivinar por el nombre del archivo qué presupuesto corresponde a qué cliente y oportunidad. Un presupuesto con la fecha de validez vencida también sigue en una carpeta sin que nadie lo note.

• La pregunta de la versión: cuando el cliente dice “¿me reenvía la última versión de su presupuesto?”, no está claro qué archivo es el último.
• Rastro de aprobación: la aprobación obtenida para un descuento se queda en el correo; en el archivo del presupuesto no hay rastro de ella.
• Condiciones copiadas: cuando cambia una condición, solo se actualizan los presupuestos nuevos, y las copias antiguas circulan con las condiciones viejas.
• Hueco en el seguimiento: quién tiene el presupuesto y en qué fase está no se ve junto con la ficha del cliente.

¿Cómo obtener un documento listo para imprimir con un programa de presupuestos?

En YazSis CRM AI, el presupuesto se genera como una página lista para imprimir con las partidas, el descuento, el IVA y el total; en la página figuran también la fecha de validez y los datos de quién lo preparó. El presupuesto pasa por las fases borrador, pendiente de aprobación, enviado, aceptado y rechazado, y la aprobación del responsable forma parte del flujo. Así, en lugar de copiar una plantilla a mano, obtiene un documento listo para imprimir a partir de un registro.

En el módulo Ventas / ofertas y clientes, los presupuestos pueden prepararse en varias monedas y cada revisión se guarda como una versión aparte. El presupuesto se guarda junto con la ficha del cliente y la oportunidad correspondiente, y pasa por un proceso de aprobación antes de presentarse al cliente. Hoy YazSis CRM AI se utiliza en el propio centro de soporte y ventas de YazSis; el alcance de una instalación adaptada a su empresa lo acordamos con usted tras un análisis de necesidades.

Antes de empezar a usar la plantilla

1. Decida qué campos de cabecera son obligatorios para su negocio y marque los que no pueden quedar vacíos.
2. Redacte las condiciones fijas, como pago, entrega y mantenimiento, en un único texto y guárdelo en un solo lugar.
3. Ponga por escrito el orden de cálculo (partida, subtotal, descuento, IVA, total) y confírmelo con su asesor fiscal.
4. Establezca la regla de escribir la fecha de validez como fecha de calendario en todos los presupuestos.
5. Guarde cada presupuesto enviado con el nombre del cliente en una única carpeta o sistema de registro.
6. Revise la plantilla cada tres meses y retire las copias propias de los comerciales.

Si quiere ver el presupuesto listo para imprimir, el flujo de aprobación y su vínculo con la ficha del cliente, consulte la página del módulo Ventas / ofertas y clientes.