Qué es la planificación de la producción y cómo se hace: de Excel a un plan sistemático

Lunes por la mañana, en el taller. En la pizarra hay doce órdenes de trabajo pendientes de la semana pasada; tres están marcadas como “urgentes”. El encargado dice “la cortadora está libre”, el planificador dice “el material no ha llegado” y ventas dice “el cliente lo espera el viernes”. Los tres pueden tener razón, pero nadie tiene un único plan que muestre el panorama completo; por segunda vez esa semana, el planificador tendrá que dar una nueva fecha de entrega. La planificación de la producción consiste en decidir de antemano qué producto se fabricará, en qué cantidad, en qué orden, en qué máquina y con quién, con qué materiales y para qué fecha; el valor del plan no está tanto en acertar la previsión como en mostrar los conflictos antes de que empiece la producción.

A continuación explicamos, con un ejemplo numérico, los datos de partida de la planificación, cómo montar el plan semanal y dónde basta Excel y dónde no.

¿Cuáles son los cuatro datos de partida de la planificación de la producción?

Un plan es tan fiable como su dato de partida más débil. Si la capacidad se conoce de memoria, el plan nunca será realista; si el registro de stock no cuadra, el plan mostrará como “lista para empezar” una orden sin material. Lo primero es anotar dónde está y quién tiene cada uno de los cuatro datos.

¿Cómo planifico cada semana las órdenes de trabajo y la carga de las máquinas en el taller?

Tomemos un ejemplo hipotético: un pequeño taller metalúrgico con tres máquinas. La cortadora y la plegadora están disponibles 40 horas a la semana cada una (descontados el mantenimiento y los turnos). Esta semana hay tres órdenes de trabajo:

En la cortadora, la carga es de 44 horas frente a una capacidad de 40: hay un exceso de cuatro horas. En la plegadora, la carga es de 24 horas, es decir, la máquina queda libre 16 de sus 40 horas. Juntas, estas dos cifras dicen dos cosas. Primero, las cuatro horas de exceso requieren una decisión: subcontratarlas, programar horas extra o pasar a la semana siguiente parte de la orden con la fecha de entrega más flexible. Segundo, para que la plegadora no quede parada, el trabajo debe pasar a plegado en cuanto termine el corte; el plan no lee las máquinas por separado, sino juntas, a lo largo del flujo del producto.

1. Liste las órdenes de trabajo abiertas: producto, cantidad, fecha de entrega y estado.
2. Compruebe el material: una orden cuyo material no está en stock no puede empezar; márquelo en el plan desde el principio.
3. Anote el tiempo de cada operación: incluya también el tiempo de preparación y ajuste.
4. Convierta la capacidad en horas: descuente turnos, mantenimiento y pausas para obtener las horas disponibles.
5. Clasifique las órdenes por fecha de entrega: súmelas por máquina y marque el exceso de carga.
6. Resuelva el exceso y anote la decisión: subcontratación, horas extra o aplazamiento; actualice a diario las desviaciones durante la semana.

En el ejemplo, las 16 horas libres de la plegadora son una oportunidad para flexibilizar el plan: si se subcontrata parte del corte, el plegado de ese trabajo puede hacerse en el taller, o una orden de la semana siguiente que haya llegado antes puede adelantarse para ocupar ese hueco. El objetivo de la planificación no es solo encontrar el exceso de carga, sino también ver la capacidad ociosa.

¿Qué desbarata el plan y cómo protegerlo?

Ningún plan se mantiene intacto hasta el final de la semana. Lo importante es tener preparada una respuesta para los imprevistos:

Cuando el plan se desbarata, lo más importante es reflejar la nueva situación en un único lugar que todos vean. Que circulen versiones distintas del plan entre el encargado, el planificador y ventas sale más caro que el propio imprevisto.

¿Cómo se planifica la producción en Excel?

Para un taller pequeño, un archivo de Excel con cuatro hojas funciona muy bien. La primera hoja recoge las órdenes de trabajo (código, producto, cantidad, entrega, estado); la segunda, la lista de materiales (producto, material, cantidad por unidad); la tercera, el stock, y la cuarta, la capacidad de las máquinas y la carga semanal. Si suma la carga por máquina con SUMAR.SI y la resta de la capacidad, verá las horas libres o en exceso. Este esquema funciona con un solo planificador, unas decenas de órdenes y pocos cambios por semana.

Cuatro hábitos ayudan a mantener en buen estado el plan en Excel:

• Mantenga únicos los códigos de las órdenes; un mismo código no debe aparecer en dos filas.
• Anote los tiempos a partir de los tiempos reales anteriores, no de estimaciones, y actualícelos cada mes.
• Mantenga el plan en un único archivo gestionado por una sola persona responsable; los demás solo deben consultarlo.
• Guarde el plan de cada semana con su fecha, para poder responder a la pregunta “¿qué habíamos planificado la semana pasada?”.

Cuando la planificación de la producción en fábrica llega al límite de Excel

• Cada día llegan trabajos urgentes y el plan existe en tres versiones distintas en manos de tres personas.
• La lista de materiales, el plan y el stock están en archivos separados; al cambiar uno, los demás no se actualizan.
• Las necesidades de material se calculan a mano y la falta se detecta cuando el trabajo ya ha empezado.
• Los tiempos reales y la merma no vuelven al plan; la siguiente estimación repite el mismo error.
• No está claro en qué fase está una orden subcontratada ni quién la tiene.
• La carga de las máquinas está en la cabeza de una persona; cuando esa persona falta, no hay plan.

A medida que se acumulan estas señales, el problema deja de ser el método de planificación y pasa a ser la dispersión de los datos que alimentan el plan. En lugar de acelerar Excel, hay que llevar la lista de materiales, el stock y las órdenes de trabajo a un mismo flujo de datos. Antes de iniciar el cambio, una pequeña prueba es una buena medida: elija un solo grupo de productos, gestione su lista de materiales, su stock y sus órdenes de trabajo desde un único lugar durante un mes y observe dónde nace la diferencia entre lo planificado y lo real. Casi siempre aparece en las estimaciones de tiempo, en la merma que no se anota o en enterarse tarde de la llegada del material.

¿Qué ofrece YazSis ERP para la planificación de la producción?

La página de YazSis ERP enumera, bajo el apartado de producción, la lista de materiales, la receta, la orden de trabajo, la subcontratación, las mermas, la eficiencia y los costos. En stock y almacén incluye traspasos, recuentos, seguimiento de lotes y números de serie, códigos de barras, RFID y ubicaciones; en compras, solicitudes, cotizaciones, aprobaciones, pedidos, proveedores y entregas; en dirección, KPI e informes en tiempo real. Todo ello permite reunir los datos de partida de la planificación (lista de materiales, stock, entrega) en un mismo flujo de datos.

Dejemos claro el límite: la página no promete un algoritmo de programación automática ni optimización de capacidad, y este artículo tampoco. Cómo se elabora el plan, qué reglas se aplican y qué informes se muestran son cuestiones que se tratan en el análisis de necesidades, junto con los procesos de su empresa. Para pensar el paso de Excel a un sistema en un marco más amplio, también puede consultar la página de transformación digital.

Si quiere hablar de cómo montar su planificación de la producción, su lista de materiales y su stock en un único flujo de datos, puede solicitar una reunión desde la página de ERP.