Cómo hacer una cotización: 8 partes para que el cliente diga “sí”

Un cliente escribe a última hora de la tarde: “¿Me puede pasar un precio?”. A la mañana siguiente usted exporta un PDF desde Excel, lo envía y durante una semana no recibe respuesta. Cuando llama, el cliente le dice: “Hemos recibido otras cotizaciones; ¿qué incluía exactamente la suya?”. La cotización no decía qué estaba incluido, hasta cuándo era válida ni quién debía aprobarla; solo había una cifra. La cifra es solo una parte de la decisión. La cotización es el documento que permite al cliente defender esa cifra dentro de su propia empresa.

Una cotización es el documento en el que el vendedor indica por escrito qué producto o servicio ofrecerá para una necesidad concreta, con qué alcance, a qué precio y en qué condiciones. En este artículo explicamos las ocho partes de una cotización, damos consejos prácticos para la plantilla, la presentación y el correo de la cotización, y le contamos dónde conviene guardarla.

Las 8 partes de una cotización

1. Resumen de la necesidad: Describa el problema del cliente en dos o tres frases, con sus propias palabras. Si el cliente ve reflejado su problema en la cotización, la leerá hasta el final.
2. Solución propuesta y alcance: Qué se hará, qué se entregará y qué queda fuera del alcance. Una línea de “no incluido” reduce las discusiones posteriores del tipo “pensábamos que esto estaba incluido”.
3. Partidas: Descripción, cantidad, unidad y precio unitario de cada partida. El descuento y el IVA deben aparecer en líneas separadas.
4. Precio y condiciones de pago: Importe total, moneda, tratamiento del IVA y plan de pagos. ¿Al contado o a plazos? ¿Cuánto en cada fase?
5. Calendario de entrega e implantación: Fecha de entrega o pasos de inicio y fin; los preparativos que se esperan del cliente.
6. Validez: Hasta qué fecha es válida la cotización. Escriba una fecha de calendario en lugar de expresiones relativas como “desde la fecha de envío”.
7. Condiciones y supuestos: Supuestos que afectan al precio (tipo de cambio, materias primas, peticiones adicionales), condiciones de mantenimiento y soporte, reglas de cancelación y modificación.
8. Siguiente paso y contacto: Qué hay que hacer para aceptarla, a quién escribir y el nombre de quien la preparó. Una cotización nunca debe dejar sin respuesta la pregunta “¿qué quiere que haga?”.

Cómo hacer una plantilla de cotización

La plantilla de cotización es el esquema fijo en el que las ocho partes anteriores se repiten en el mismo orden en cada cotización. Piense la plantilla en dos capas: la parte que no cambia (datos de la empresa, condiciones generales, política de pagos, condiciones de mantenimiento) y la parte que se rellena en cada cotización (cliente, resumen de la necesidad, partidas, precio, validez). Si mantiene la parte fija en un solo lugar, cuando cambie una condición no quedarán copias antiguas circulando.

• Que no salga ninguna cotización con campos obligatorios vacíos; la fecha de validez y el nombre de quien la prepara son los que más se olvidan.
• Que el número y la fecha de la cotización se generen de forma correlativa; un número escrito a mano acabará apareciendo algún día en dos cotizaciones.
• Que el total no se escriba a mano, sino que se calcule a partir de las partidas; el orden del descuento y del IVA debe ser el mismo en todas las cotizaciones.

Cómo preparar la presentación de una cotización

En cotizaciones grandes o con muchas partidas no basta con enviar el documento; hace falta también una breve presentación. La presentación no repite la cotización, sino que responde a las preguntas de quien decide: ¿Cuál era nuestro problema? ¿Cómo lo resuelve la solución propuesta? ¿Cuánto cuesta y qué incluye? ¿Qué riesgos y supuestos hay? ¿Hasta cuándo tenemos para decidir? Si construye la presentación en torno a estas cinco preguntas, cada diapositiva responderá a una de ellas.

En la presentación, no se salga de las cifras de la cotización; si el precio que el cliente oye en la reunión no coincide con el que lee en la cotización, desconfiará de ambos. Añada a la versión de la cotización las preguntas y objeciones que lleguen después de la reunión.

Cómo escribir el correo de la cotización

El correo es la puerta de entrada a la cotización. Antes de abrir el adjunto, el cliente lee el asunto y las dos primeras frases. El esquema siguiente sirve para la mayoría de las cotizaciones B2B; sustituya lo que va entre corchetes por sus propios datos.

Asunto: Cotización para [Empresa] – [N.º de cotización], válida hasta el [fecha de vencimiento]. Hola, [Nombre]: le adjunto la cotización que hemos preparado para [resumen de la necesidad], según lo que nos explicó en la reunión del [fecha]. En ella encontrará el alcance, las partidas, el precio y las condiciones de pago. Me gustaría llamarle el jueves para resolver sus dudas; si le viene mejor otro día, basta con que me lo indique. Atentamente, [Nombre y apellidos]

• Incluya en el asunto el número de cotización y la fecha de validez; así será más fácil encontrarla después.
• En las dos primeras frases debe aparecer la necesidad del cliente, no la presentación de su empresa.
• El nombre del archivo adjunto debe indicar la versión, para que el cliente que reciba dos archivos sepa cuál es el vigente.
• Cierre con un paso concreto: qué día llamará o hasta qué fecha espera una respuesta.

Última revisión antes de enviar la cotización

Corregir una cotización después de que haya llegado al cliente es engorroso y resta confianza. Antes de enviarla, léala una vez más con los ojos del cliente y hágase estas preguntas:

• ¿Son correctos el nombre del cliente, la persona de contacto y el número de cotización? Un nombre que se ha quedado del cliente anterior es un error frecuente.
• ¿Cuadran el total de las partidas, el descuento y el IVA cuando se comprueban a mano?
• ¿Es la moneda la misma en todas las líneas y en el total, o está mezclada?
• ¿La fecha de validez está escrita como fecha de calendario y es futura?
• ¿Alguien que lea la cotización por primera vez encuentra la respuesta a “¿qué tengo que hacer ahora?”?
• ¿Se ha obtenido la aprobación necesaria y el archivo adjunto es exactamente la versión aprobada?

Si un responsable o un compañero revisa también las respuestas a estas seis preguntas, el margen de error baja de forma notable. En las cotizaciones grandes, haga que esta revisión forme parte del paso de aprobación.

Qué hacer después de enviar la cotización

El trabajo no termina al enviar la cotización. El mismo día del envío, anote una fecha de seguimiento en la oportunidad, para tener un motivo para llamar aunque el cliente no responda. En el primer seguimiento, pregunte si la cotización ha llegado y si tiene dudas. Si el cliente plantea una objeción, regístrela; si hace falta una revisión, abra una nueva versión. Cuando se acerque la fecha de validez, envíe un recordatorio al cliente: volver a negociar el precio cuando la cotización ya ha vencido alarga el proceso para usted y para el cliente.

Cotizaciones con Excel, Word y correo: dónde funcionan y dónde se complican

En una empresa que envía pocas cotizaciones a la semana, con un producto fijo y precios sencillos, una plantilla de Word o Excel cumple su función. A medida que crecen el número de cotizaciones, de partidas y de personas que las preparan, aparecen estos problemas:

• La plantilla se multiplica con cada copia; cuando cambia una condición, solo se actualiza una de ellas.
• Qué versión recibió el cliente se adivina por el nombre del archivo; las revisiones se acumulan con nombres como “final” y “final2”.
• La cotización y el historial de conversaciones con el cliente están en lugares distintos; cuando cambia el comercial, se pierde el contexto.
• La aprobación del responsable se da por correo o por mensajería; en la cotización no queda constancia de qué aprobación se obtuvo.

Guardar la cotización en el mismo registro que la ficha del cliente y la oportunidad

El módulo Ventas / ofertas y clientes gestiona en un flujo común las fichas de cliente, las oportunidades, las conversaciones, las revisiones de cotizaciones en varias monedas, las aprobaciones y las ventas cerradas. El flujo tiene cinco pasos: registrar al cliente, abrir la oportunidad, preparar la cotización, completar la aprobación e incluir la venta en los informes. Las cotizaciones pueden prepararse en distintas monedas, cada revisión se guarda como una versión independiente y la cotización pasa por un proceso de aprobación antes de presentarse al cliente. Como cada cotización se guarda junto con la ficha del cliente y la oportunidad correspondiente, el equipo de ventas ve en un solo registro qué cotización recibió cada cliente.

En YazSis CRM AI, la cotización pasa por las fases de borrador, pendiente de aprobación, enviada, aceptada y rechazada, con aprobación del responsable. La cotización se genera como una página lista para imprimir con las partidas, el descuento, el IVA y el importe total, junto con la fecha de validez y el nombre de quien la preparó. YazSis CRM AI se utiliza hoy en el propio centro de soporte y ventas de YazSis; el alcance de una implantación adaptada a su empresa lo definimos con usted después de un análisis de necesidades.

Puede ver cómo se guarda la cotización junto con la ficha del cliente, la oportunidad y la aprobación en la página del módulo Ventas / ofertas y clientes.