¿Qué es PDKS? Cómo funciona un sistema de control de presencia del personal

A fin de mes, el contable siempre hace la misma pregunta: ¿quién vino cuántos días, quién llegó tarde, quién estaba de permiso? Los registros del lector de tarjetas están en un archivo, los formularios de permiso en el correo y el cuadrante de turnos en un papel colgado en la pared. Mientras el especialista de RR. HH. intenta cuadrar a mano las tres fuentes, un empleado dice “ese día yo estaba aquí” y no hay ni un solo registro que lo confirme. Justo aquí entra en juego PDKS. En este artículo explicamos con sencillez qué es PDKS, qué significa la sigla, cómo los registros se convierten en el control de asistencia mensual y qué conviene mirar al elegir un sistema.

PDKS es la sigla de “Personel Devam Kontrol Sistemi”, el nombre habitual en Turquía de un sistema de control de presencia: registra las entradas y salidas de los empleados en el lugar de trabajo y calcula a partir de esos registros el tiempo de trabajo, los retrasos, las salidas anticipadas y las ausencias. Algunas organizaciones lo llaman “programa de seguimiento de personal”, “sistema de tornos” o “acceso con tarjeta”; el dispositivo de la puerta es solo una parte del sistema.

¿Para qué sirve PDKS?

• Guarda las entradas, salidas y el tiempo de trabajo de cada persona en un único registro; la pregunta “quién entró y cuándo” deja de ser motivo de discusión.
• Muestra por separado los retrasos, las salidas anticipadas y las ausencias; el responsable ve en una lista qué falta y en qué día.
• Separa los días de permiso de las ausencias. Una ausencia que no coincide con un registro de permiso es una excepción real y debe revisarse.
• Genera la materia prima del control de asistencia mensual. Este es un resumen de los fichajes combinados con los datos de permisos, turnos y horas extra.
• Aporta datos limpios para preparar la nómina; a fin de mes hay menos cifras que corregir a mano.

¿Cómo funciona un sistema PDKS? Cinco pasos

1. Se capturan los datos. Los fichajes de entrada y salida llegan al sistema desde una fuente como un lector de tarjetas, un terminal o un torno.
2. Se asignan al empleado. Cada fichaje se vincula al registro del empleado correcto; así, las entradas, salidas y el tiempo de trabajo de la persona se siguen en un solo lugar.
3. Se revisan las excepciones. Quienes olvidaron la tarjeta, ficharon dos veces, no tienen salida registrada o llegaron tarde se separan como excepciones.
4. Se completa la aprobación. El responsable o RR. HH. aprueba o corrige la excepción con su motivo, y el registro queda cerrado.
5. Se genera el control de asistencia. A partir de los registros aprobados se obtiene el control de asistencia mensual, que pasa a la preparación de la nómina.

Dispositivos PDKS y fuentes de datos: ¿de dónde salen los fichajes?

El programa (software) PDKS y el dispositivo PDKS que recoge los datos son cosas distintas. El mismo programa puede alimentarse de una o varias de las fuentes siguientes.

¿Son lo mismo PDKS y el control de asistencia mensual?

No. PDKS genera el fichaje diario: “El empleado A entró a las 08:58 y salió a las 18:10”. El control de asistencia, en cambio, es el resumen de esos fichajes a lo largo del mes combinado con los datos de permisos, turnos y horas extra: “Este mes el empleado A trabajó 20 días, tuvo 2 días de vacaciones y 1 día de baja médica”. Un control de asistencia correcto requiere fichajes correctos; por eso los dos conceptos se mencionan juntos.

¿Cómo se convierte el fichaje de un día en el control de asistencia?

La tabla siguiente muestra con ejemplos cómo un fichaje en bruto pasa por los pasos de excepción y aprobación y se refleja en el control de asistencia. No hay nombres de empleados; los casos son ficticios.

Las excepciones más frecuentes en PDKS

Una excepción es un fichaje sobre el que el sistema dice: “este registro no puede darse por correcto por sí solo”. Un buen proceso de control de presencia no oculta las excepciones: las hace visibles y asigna cada una a un responsable. Ejemplos típicos:

• Un día sin salida fichada o sin entrada fichada.
• La misma persona ficha dos veces con pocos minutos de diferencia.
• Un empleado pide un registro manual porque olvidó la tarjeta.
• Entrada después de la hora prevista (retraso) y salida antes de ella (salida anticipada).
• Un día sin fichajes y sin registro de permiso.
• Registros nocturnos en los que el final del turno pasa al día siguiente.

Control de presencia en papel, Excel o WhatsApp: ¿dónde funciona y dónde falla?

En un equipo de quince a veinte personas que trabaja en una sola sede y sin turnos, una hoja de firmas o un Excel sencillo suelen bastar. El problema empieza cuando el equipo crece y el trabajo se complica:

• Al añadir turnos, sucursales o trabajo de campo, los registros de una misma persona se reparten entre varios archivos.
• No se ve quién modificó un registro con carácter retroactivo ni por qué.
• Como los permisos se llevan en otro archivo, un día de permiso puede parecer una ausencia a fin de mes.
• El mensaje de WhatsApp “hoy llegaré tarde” nunca se convierte en registro; a fin de mes nadie lo recuerda.
• Al cerrar el mes, cada uno tiene una versión distinta y se discute cuál es la correcta.

Esto no significa que Excel sea una mala herramienta. Empezar con Excel en una estructura pequeña y sencilla es razonable. Lo importante es preguntarse, cuando los errores empiezan a aumentar: “¿Estamos gestionando esto o lo rehacemos cada mes?”. Si la respuesta es lo segundo, ha llegado el momento de pasar a un sistema, sea cual sea el tamaño del equipo.

¿Cómo funcionan PDKS y el control de presencia en YazSis KurumsalPortal?

El módulo Control horario y asistencia reúne en una sola pantalla los cinco pasos anteriores. Combina los fichajes PDKS y los asigna al empleado correspondiente; sigue por separado como excepciones los retrasos, las salidas anticipadas y las ausencias. Cuando las excepciones se revisan y aprueban, el registro de presencia queda cerrado. Los registros de presencia se cruzan con los de permisos, de modo que los días de permiso se separan de las ausencias, y el control de asistencia se genera con estos datos limpios. El módulo lo usan RR. HH., nóminas y los responsables de departamento.

Seis preguntas al elegir un programa PDKS

1. ¿Qué control de asistencia quiero tener en la mano a fin de mes? Defina el resultado antes que el dispositivo.
2. ¿De qué dispositivo y por qué método llegan los datos, y puede mi dispositivo actual enviar datos al nuevo sistema?
3. ¿Quién corrige el registro del empleado que olvidó la tarjeta o cuya salida no se registró, y con qué aprobación?
4. ¿Los datos de permisos y turnos se cruzan con el registro de presencia o se quedan en otro archivo?
5. ¿Quién puede ver los fichajes? ¿El responsable de departamento ve solo a su propio equipo?
6. ¿Qué se pasará a nóminas y está claro en el contrato el alcance de ese flujo?

Si quiere gestionar los datos de presencia y no solo registrarlos, puede revisar el flujo completo del módulo en la página Control horario y asistencia y la estructura general del portal en la página KurumsalPortal.