¿Qué es la gestión de inventario? Inventario de activos fijos frente a inventario de stock

En la misma reunión, dos personas dicen “inventario”. Finanzas se refiere a la lista de ordenadores, teléfonos y mesas de la oficina; el responsable del almacén, a la cantidad de productos en las estanterías. Usan una sola palabra para dos registros diferentes y la reunión se alarga una hora sin que se entiendan. Y los dos tienen razón: “inventario” puede significar tanto “la lista de los activos que se poseen” como “el recuento de la mercancía disponible”. Esta confusión aparece al elegir un software, al planificar un recuento e incluso al redactar la descripción del puesto de un nuevo empleado. Lo primero es separar qué significa la palabra en cada caso.

La gestión de inventario consiste en registrar y seguir qué activos y materiales tiene una empresa, dónde están y quién los tiene, en qué cantidad y en qué estado. En el uso diario abarca dos tipos de registro distintos: el inventario de activos fijos y el inventario de stock.

¿Inventario y stock son lo mismo?

No; se parecen, pero responden a preguntas distintas. El inventario de activos fijos sigue uno por uno los objetos de uso prolongado, mientras que el inventario de stock sigue por cantidad el material que se vende o se consume.

¿Qué abarca la gestión de inventario?

1. Identificación. Cada artículo u objeto recibe un identificador único; el código de barras lo facilita.
2. Ubicación y responsable. El registro indica en qué ubicación, en manos de qué persona o en qué almacén está el objeto.
3. Registro de movimientos. Cada cambio, como entrega, devolución, traslado, entrada o salida, se anota con su fecha.
4. Seguimiento del estado. La información de estado, como operativo, averiado, en reparación o dado de baja, se mantiene al día.
5. Recuento y verificación. La información del registro se compara periódicamente con la situación real.
6. Informes. Preguntas como quién tiene qué, qué artículo está en nivel crítico o qué equipo está averiado se responden desde un solo lugar.

Estas seis funciones valen tanto para los activos fijos como para el stock; la diferencia está en la “unidad de registro”. En los activos fijos, la unidad es el propio objeto y cada movimiento se añade al historial de una única ficha. En el stock, la unidad es el producto y los movimientos se acumulan en un libro que aumenta o reduce la cantidad. Por eso los dos registros no se gestionan con la misma lógica, aunque estén en la misma interfaz.

¿Qué preguntas responde la gestión del inventario de almacén?

El inventario de almacén es el inventario de stock tal como se ve sobre el terreno. Los productos se identifican por categoría y código de barras, las entradas, salidas y traslados entre varios almacenes se llevan en un único libro de movimientos y los recuentos se cotejan con el registro. Las preguntas que responde este sistema pueden resumirse así:

• ¿Cuánto stock hay de este producto y en qué almacén?
• ¿Qué producto se envió de un almacén a otro y cuándo?
• ¿Qué producto ha bajado a nivel crítico y se puede pedir a tiempo?
• ¿Por qué en el recuento no coincidió la cantidad de la estantería con la registrada?

Las respuestas dependen de que los movimientos se registren sin demora y en la ficha de producto correcta. Si un movimiento no se registra, el día del recuento aparece una diferencia; y cuando aparece, encontrar la causa exige un registro bien llevado. A corto plazo, lo que determina la calidad del inventario de almacén no es el software, sino la costumbre de registrar cada entrada y salida el mismo día.

¿Qué registro responde a cada pregunta?

Para una empresa que busca un sistema de gestión de inventario, el punto de partida más útil es dividir en dos grupos las preguntas que ya tiene:

• “¿Quién tiene ahora este portátil?” Inventario de activos fijos; el registro de asignación.
• “¿Qué equipos hay que recoger al empleado que se va?” Inventario de activos fijos; la lista de asignaciones por empleado.
• “¿Qué equipo está en reparación y cuál está averiado?” Inventario de activos fijos; estado e historial de movimientos.
• “¿Cuántas unidades hay en el almacén?” Inventario de stock; cantidad por almacén.
• “¿Qué producto está en nivel crítico?” Inventario de stock; alerta de stock crítico.
• “¿Qué salió del almacén A hacia el almacén B?” Inventario de stock; movimiento de traslado.

Un ejemplo ficticio: un pequeño taller de muebles

El banco de trabajo, el taladro y el terminal portátil del taller son activos fijos; cada uno tiene un responsable, una ubicación y un historial de mantenimiento. La madera, los tornillos y la pintura son stock; lo que importa es cuánto queda y cuándo se acabará. En la misma semana, la avería del taladro se anota en su ficha de inventario como “Averiado”, mientras que la caída de la pintura a nivel crítico se hace visible en el lado del stock. Son dos hechos independientes, pero ambos son problemas del mismo taller. Si intenta llevarlos en la misma hoja de cálculo, acabará sin poder seguir ni el responsable del activo ni la cantidad del stock.

Cinco errores frecuentes en la gestión de inventario

• Activos fijos y stock se llevan en la misma hoja de cálculo; los objetos que deberían seguirse uno por uno se mezclan con el material que debería seguirse por cantidad.
• Los objetos no reciben un número único; no se pueden distinguir varios equipos del mismo modelo.
• Los movimientos se registran tarde; el registro siempre va un paso por detrás de la situación real.
• El recuento se hace solo una vez al año; a medida que se acumulan las diferencias, cuesta más encontrar su causa.
• La información de nivel crítico o de averías está en el registro, pero no se muestra a nadie; sin alerta, la decisión también se retrasa.

Llevar el inventario en Excel: dónde basta y dónde falla

Para pocos productos y un solo almacén, Excel suele bastar; la hoja es pequeña y la gestiona una sola persona. Las dificultades empiezan cuando crece el número de movimientos y de usuarios. En los activos fijos, la hoja no se actualiza cuando un objeto cambia de manos y el dato de “quién lo tiene” queda obsoleto. En el stock, las entradas y salidas las anotan personas distintas en momentos distintos; el mismo producto acaba dividido en dos filas y el día del recuento la hoja y la estantería no coinciden. Además, una hoja de cálculo no avisa por sí sola: un producto que baja a nivel crítico solo se detecta cuando alguien mira la hoja.

Dos inventarios en el portal, una sola infraestructura

YazSis KurumsalPortal cubre los dos tipos de registro con dos módulos separados. Gestión de inventario y asignaciones sigue los activos fijos con una ficha de inventario con código de barras y un número de asignación único; la ficha muestra el responsable, la ubicación y el estado, y los movimientos de asignación, devolución, traslado, avería, reparación, baja y pérdida se acumulan en el historial. Gestión de stock y almacenes identifica los productos por categoría y código de barras, lleva las entradas, salidas y traslados entre varios almacenes en un único libro de movimientos, verifica los recuentos y hace visibles los niveles críticos de stock.

Los dos módulos funcionan sobre la misma infraestructura de usuarios, permisos y notificaciones. Mientras servicios generales y TI trabajan en el lado de los activos fijos, y almacén y compras en el lado del stock, cada rol ve solo su propio ámbito. Si su lista actual de activos está en Excel, puede importarse de forma masiva; los registros también pueden exportarse como informes XLSX. El hardware, como los lectores de código de barras, se acuerda durante el proyecto.

Por cuál empezar depende del problema que más le duela en este momento. Si nadie sabe quién tiene cada equipo y no se consigue recoger el material de quienes se van, tiene sentido empezar por los activos fijos. Si el día del recuento la estantería y el registro no coinciden y el material se echa en falta solo cuando ya se ha agotado, el stock pasa a ser la prioridad. Como los módulos pueden añadirse más adelante, no tiene que implantar los dos a la vez.

Para sus registros de oficina y equipos, consulte la página de Gestión de inventario y asignaciones; para el almacén y los productos, la de Gestión de stock y almacenes. Después podemos hablar de por cuál empezar según sus necesidades.