Preguntas para una encuesta de satisfacción laboral: ejemplos y cómo organizarla

Cuando RR. HH. se sienta a preparar una encuesta de satisfacción, suele salir una lista de preguntas muy larga: algunas se repiten, otras preguntan dos cosas a la vez y en ninguna queda claro qué se hará con el resultado. El formulario se envía por correo como archivo de Word, unas semanas después vuelven muchos archivos y quién dio cada respuesta se deduce del nombre del archivo y de la dirección del remitente. Los empleados lo notan y, o no responden, o escriben lo que todos quieren oír. El problema no está en las preguntas, sino en cómo se eligen y cómo se recogen las respuestas. Este artículo ofrece primero un banco de preguntas de ejemplo y después los principios para organizar la encuesta.

La encuesta de satisfacción laboral recoge, con las mismas preguntas y la misma escala, la opinión de los empleados sobre su trabajo, sus responsables, el entorno laboral y la organización, con el objetivo de convertir los resultados en áreas de mejora.

Antes de empezar: escala y redacción

Todas las afirmaciones del banco de preguntas están redactadas en formato “de acuerdo / en desacuerdo”. Usar la misma escala en todas facilita comparar resultados y ver la distribución entre temas. Para la mayoría de las empresas basta una escala de cinco puntos (tabla más abajo). Al redactar, tres reglas ayudan: cada afirmación trata un solo tema (“mi responsable es abierto y justo” son dos afirmaciones distintas), las afirmaciones se formulan en positivo y preguntan por la experiencia concreta del empleado. En lugar de preguntas amplias como “¿La empresa es un gran lugar?”, las afirmaciones observables como “Puedo acceder a la información que necesito para hacer mi trabajo” dan resultados más útiles. El banco de preguntas siguiente tiene cinco temas con cinco afirmaciones cada uno; veinticinco afirmaciones en total son una base suficiente para la mayoría de las encuestas. No tiene que usarlas todas: también basta con elegir los tres o cuatro temas que más le interesan y tomar tres o cuatro afirmaciones de cada uno.

Preguntas para una encuesta de satisfacción laboral: banco de ejemplos

1. Responsable directo

• Mi responsable me dice con claridad qué espera de mí.
• Puedo trasladar mis problemas a mi responsable con tranquilidad.
• Mi responsable me da a tiempo comentarios constructivos sobre mi trabajo.
• Mi responsable trata al equipo con justicia en sus decisiones.
• Mi responsable apoya mi desarrollo.

2. Carga de trabajo y organización del trabajo

• Puedo completar mi carga de trabajo dentro de mi horario.
• Mis tareas y responsabilidades están claras.
• Tengo acceso a las herramientas y la información que necesito para hacer mi trabajo.
• La planificación de turnos y permisos me trata con justicia.
• En los periodos de mucho trabajo, la carga se reparte de forma equilibrada en el equipo.

3. Comunicación

• Me entero a tiempo de las decisiones que se toman en la empresa.
• Los avisos son claros y me llegan.
• Sé dónde encontrar la información que necesito.
• Se escuchan mis opiniones y recibo una respuesta.
• La comunicación entre departamentos me facilita el trabajo.

4. Desarrollo

• En la empresa tengo suficientes oportunidades para desarrollarme.
• La formación que recibo me ayuda en mi trabajo.
• Tengo información clara sobre mis oportunidades de carrera.
• Siento que la empresa reconoce mi aportación.
• Encuentro apoyo cuando quiero aprender una nueva habilidad.

5. Pertenencia y satisfacción general

• Estoy satisfecho de trabajar en esta empresa.
• Me siento parte de mi equipo.
• Los valores de la empresa se ven en el día a día.
• Creo que mi trabajo tiene sentido.
• Recomendaría esta empresa como lugar de trabajo a mis conocidos.

Para las preguntas abiertas bastan cuatro ejemplos. Hágalas breves y limite su número: leer y agrupar las respuestas exige esfuerzo, así que decida desde el principio quién valorará las respuestas de cada una y cómo.

• Si pudiera cambiar una cosa de su forma de trabajar, ¿qué sería?
• ¿Qué es lo que más le motiva en el trabajo?
• ¿Qué cree que hace falta para una comunicación más sana?
• ¿Hay algún otro tema que quiera añadir?

¿Se puede hacer una encuesta de satisfacción laboral en Word o Excel?

Sí, y para una encuesta puntual en un equipo pequeño suele ser suficiente. Puede preparar las preguntas en Word e imprimirlas o crear una tabla de formulario en Excel; en un taller muy pequeño incluso sirve un formulario en papel repartido en mano. Cuando la encuesta crece o se repite, este método se queda corto en estos puntos:

• Anonimato: Cuando el archivo llega por correo, se sabe quién lo rellenó. El empleado lo sabe y evita responder con sinceridad.
• Seguimiento de la participación: Lleva a mano quién ha respondido y quién no; proteger el anonimato y seguir la participación chocan entre sí.
• Desglose por departamento: Para separar los resultados por departamento tiene que unir los archivos uno a uno.
• Distribución y comparación: Cuenta a mano cuántas personas marcaron cada opción en cada afirmación; compararlo con los resultados del año anterior es otro trabajo.
• Confusión de versiones: Cuando varias personas cambian las preguntas, no queda claro qué archivo es el vigente.

¿Cómo se organiza la encuesta? Seis pasos

1. Defina el objetivo. Escriba desde el principio qué quiere saber con la encuesta y qué hará con el resultado. “Mediremos la satisfacción con el sistema de turnos y revisaremos la planificación según el resultado” es un buen objetivo; “tomar el pulso a los empleados” es vago. No haga una pregunta que no vaya a llevar a ninguna decisión.
2. Limite el número de preguntas. Elija algunas afirmaciones de cada tema; una encuesta breve es mucho más fácil de completar para el empleado.
3. Decida si la publicará de forma anónima o dirigida. Si quiere recoger opiniones, conviene la publicación anónima; si quiere medir la experiencia de un departamento concreto, la dirigida.
4. Siga la participación. Mientras la encuesta esté abierta, controle la tasa de participación y envíe recordatorios a los responsables de los departamentos donde sea baja.
5. Comparta los resultados. Explicar a los empleados los resultados y las decisiones que se tomarán es la razón principal para que participen en la siguiente encuesta. Una encuesta de la que no se comparte nada transmite al empleado que su opinión no sirvió para nada.
6. Tenga cuidado con los grupos pequeños. En departamentos con muy pocas personas, el desglose por departamento puede debilitar el anonimato; agrupe los resultados de esos departamentos antes de presentarlos.

¿Cómo se leen los resultados de la encuesta?

Reducir los resultados a una sola puntuación media es tentador, pero engañoso. Dos afirmaciones pueden tener la misma media: en una, todos se concentran en el centro; en la otra, las respuestas se dividen a partes iguales entre los dos extremos. Por eso, mire la distribución de respuestas de cada afirmación y use las medias por tema solo como primer resumen. Estas cinco preguntas orientan la lectura:

• ¿Qué tema sale peor? Céntrese primero en los dos temas más débiles; intentar arreglarlo todo a la vez dispersa los esfuerzos.
• ¿Hay diferencias entre departamentos? Si la misma afirmación es positiva en un departamento y negativa en otro, el problema no es de toda la empresa, sino de la gestión y la organización del trabajo de ese departamento.
• ¿Dónde se concentra la opción “ni de acuerdo ni en desacuerdo”? Mucha concentración en el punto medio puede indicar que la afirmación es ambigua o que el empleado no se atreve a hablar con franqueza.
• ¿Coinciden las respuestas abiertas con los resultados numéricos? Si los números señalan un tema, los comentarios explican el porqué.
• ¿Qué les dirá a los empleados? Escriba qué ha escuchado y qué hará en cada tema; decir con claridad que no puede actuar sobre un tema da más confianza que guardar silencio.

¿Cómo funciona una encuesta en el módulo Gestión de encuestas?

En YazSis KurumsalPortal, el módulo Gestión de encuestas sigue cinco pasos: usted prepara las preguntas, elige el público objetivo, publica la encuesta, sigue la participación y analiza los resultados. El editor de preguntas le permite construir la encuesta con distintos tipos de pregunta según el tema que quiera medir. La encuesta puede publicarse de forma anónima o dirigida al público seleccionado; la opción anónima forma parte del diseño orientado a la KVKK, la ley turca de protección de datos personales. Durante la publicación se sigue la participación, los resultados se ven con la distribución de respuestas por pregunta y, como pueden analizarse por departamento, las decisiones de mejora se basan en datos. Las afirmaciones de este artículo son ejemplos; no significan que ofrezcamos una plantilla de encuesta lista ni un sistema de medición estándar. Concretamos con usted los tipos de pregunta del módulo en el análisis de necesidades.

Para publicar la encuesta de forma dirigida o anónima, seguir la participación y ver los resultados por departamento, consulte la página Gestión de encuestas; para los demás módulos, la página KurumsalPortal.