Modelo de formulario de solicitud de permiso: campos necesarios y pasos de aprobación

Sobre la mesa de RR. HH. hay un formulario de permiso: las fechas están escritas y hay una firma, pero la casilla de “reincorporación” está vacía. ¿El empleado pidió 12 días o 10? El responsable dice “lo aprobé”, pero en el papel no consta qué tipo de permiso es, y la casilla del saldo restante está tachada a mano. Cuando un formulario está mal diseñado, cada campo que falta acaba convirtiéndose en llamadas, un escrito de corrección y una discusión sobre el saldo. En este artículo encontrará un formulario de solicitud de permiso que puede copiar y adaptar a su empresa, un ejemplo cumplimentado y los pasos de aprobación.

Un formulario de permiso es el documento que deja constancia, en una sola página, de la solicitud de permiso del empleado, el tipo de permiso, las fechas y los pasos de aprobación. Un buen formulario de solicitud se entiende a la primera lectura, muestra el saldo restante y permite seguir la cadena de aprobación a través del orden de las firmas.

Modelo de formulario de solicitud de permiso: 12 campos

Modelo de formulario de vacaciones anuales: campos adicionales

Para las vacaciones anuales, añadir algunos campos al mismo formulario reduce las discusiones sobre el saldo. Pueden agruparse en un recuadro aparte en la parte inferior del formulario:

• Fecha en que se generó el derecho y periodo de vacaciones (de qué año es el derecho que se usa)
• Derecho total, días ya disfrutados y días restantes
• Si las vacaciones se dividen, el orden de este tramo y el plan para los tramos restantes
• Breve explicación si el saldo se corrigió anteriormente

Campos adicionales para el permiso por horas y el permiso no retribuido

El mismo formulario sirve también para los permisos por horas y los no retribuidos; solo se sustituyen algunos campos. En el permiso por horas, en lugar del campo de días se indican la hora de inicio y de fin, el total de horas y si el empleado volverá al trabajo ese día. En el permiso no retribuido, lo importante es el efecto en la nómina:

• En el permiso por horas: hora de inicio, hora de fin y total de horas
• De qué saldo se descuenta el permiso por horas (vacaciones anuales, permiso justificado o ninguno)
• En el permiso no retribuido: la conformidad del empleado con que esos días no se pagan
• En el permiso no retribuido: el número de días para contabilidad y, en Turquía, para la comunicación a la seguridad social (SGK)
• En un permiso que pueda prolongarse, una fecha de revisión

¿Cómo funciona el proceso de aprobación de permisos?

1. El empleado rellena el formulario, lo firma y lo entrega a su responsable.
2. El responsable revisa la planificación del trabajo y comprueba si alguien más del equipo tiene permiso en los mismos días.
3. El responsable anota su decisión en el formulario: aprobación, rechazo o propuesta de otras fechas. En el rechazo y en la propuesta de fechas se indica el motivo en una frase breve.
4. RR. HH. comprueba el saldo y el tipo de permiso y da su propia aprobación.
5. El permiso se registra y se anota en el calendario del equipo, y el saldo se actualiza.
6. Se comunica el resultado al empleado y el formulario se archiva.

Los seis errores más frecuentes en el formulario de solicitud de permiso

1. No hay fecha de reincorporación; el empleado y el responsable interpretan la fecha de fin de forma distinta.
2. No se indica el tipo de permiso; después se discute si era un permiso justificado o vacaciones anuales.
3. No se aclara si el número de días incluye fines de semana y festivos.
4. El saldo restante lo escribió el propio solicitante y es una cifra antigua.
5. Falta la fecha de aprobación; no se sabe cuánto tiempo estuvo esperando la solicitud.
6. No figura el sustituto; cuando empieza el permiso nadie sabe quién tiene el trabajo.

Tres reglas sencillas facilitan el diseño del formulario: escriba las fechas en el mismo formato en todas partes, ponga fecha y nombre junto a cada firma y haga que el formulario quepa en una sola página. Si ocupa dos páginas, normalmente sobra algún campo o hace falta un formulario aparte.

Ejemplo de formulario cumplimentado

El ejemplo cumplimentado que sigue es totalmente ficticio; las personas y las cifras solo sirven para mostrar cómo se lee el formulario.

Al leer el ejemplo, fíjese en cuatro puntos. La fecha de fin es un viernes y la de reincorporación un lunes; el fin de semana no se cuenta aparte y las dos fechas no se confunden. El número de días está escrito, así que la diferencia de saldo (de 11 a 6) se comprueba de un vistazo. Las decisiones del responsable y de RR. HH. llevan fecha, por lo que se ve en cuántos días se resolvió la solicitud. Como la casilla del sustituto está rellena, queda claro a quién pasa el trabajo cuando empieza el permiso.

Formulario en papel, foto por WhatsApp y Excel: dónde funcionan y dónde fallan

Los tres comparten un problema: el formulario es un registro por sí solo, pero no actualiza ni el saldo ni el calendario. Aunque el formulario de permiso esté completo y firmado, si alguien olvidó descontar los días del saldo, la siguiente solicitud parte de una cifra errónea. El formulario es una prueba, pero no un sistema de registro; el sistema de registro es donde el resultado del formulario se traslada al saldo y al calendario. Cuando la misma persona hace estas dos tareas a mano y una detrás de otra, es ahí donde más a menudo se atasca el proceso: el formulario se aprueba, el registro se actualiza a la semana siguiente y, entretanto, se evalúa una segunda solicitud con la cifra antigua.

Sin necesidad de formulario: solicitud desde el teléfono y aprobación en varios niveles

En YazSis KurumsalPortal, el módulo Gestión móvil de permisos traslada los pasos del formulario a un flujo digital. El empleado crea la solicitud de permiso desde el navegador de su teléfono, sin instalar ninguna aplicación, y el flujo avanza así:

1. Crear la solicitud.
2. Verificar el saldo.
3. Enviarla al responsable.
4. Completar la aprobación de RR. HH.
5. Registrarla en el calendario.

El equivalente del orden de firmas del formulario en papel es la cadena de aprobación: el permiso no es definitivo hasta que se completa la aprobación en varios niveles, y cada paso queda registrado. El permiso aprobado se anota en el calendario del equipo y el saldo se actualiza; los registros también pueden exportarse como informe XLSX. Qué campos del formulario se guardan en el portal y de qué forma depende de la instalación; este artículo no afirma que el módulo incluya los doce campos indicados más arriba.

Si quiere convertir el formulario en papel en un flujo de solicitudes que se rellena desde el teléfono, puede consultar los módulos en la página de KurumsalPortal.