Formulario de asignación de portátil y móvil: entrega, devolución y averías

Un empleado nuevo encuentra en su mesa un portátil, un móvil y un cargador. Tres meses después alguien pregunta dónde están esos mismos equipos: ¿quién tiene el portátil? ¿Se devolvieron la funda y el cargador del móvil? ¿Llegó el equipo enviado por mensajería a la comercial que trabaja desde casa, y en qué estado? El equipo de TI busca las respuestas en una hoja de cálculo, en una cadena de correos y en la memoria de alguien. En este artículo le presentamos una plantilla de formulario de asignación para ordenadores y móviles, cómo seguir los equipos entregados a empleados en teletrabajo y cómo actualizar el registro cuando un equipo se avería o se sustituye.

El formulario de asignación de ordenador es el documento de entrega que registra la identificación, los accesorios y el estado en que se entrega un equipo —un portátil, un móvil o una tableta— que la empresa pone a disposición de un empleado, y al que se recurre en las devoluciones y averías. También se llama acta de entrega de equipo informático; hay empresas que reúnen el móvil y el ordenador en un mismo formulario y otras que usan un formulario distinto para cada uno.

¿Qué campos debe incluir el acta de entrega de un ordenador?

Puede acortar o ampliar la plantilla siguiente según sus tipos de equipo. Los datos de la columna derecha son solo ejemplos.

¿Qué cambia entre el formulario del ordenador y el del móvil?

Los dos tipos de equipo caben en el mismo formulario, pero difieren en algunos campos:

• En el móvil se anotan aparte el IMEI y, si la hay, la línea; en el ordenador basta el número de serie.
• En el móvil, el formulario pregunta si se activaron el bloqueo de pantalla y la localización del dispositivo; en el ordenador, por el cifrado de disco.
• En el móvil, la norma sobre uso personal y aplicaciones personales, y en el ordenador, la prohibición de instalar software no autorizado, figuran como cláusula escrita.
• La lista de accesorios se centra en la funda y el cargador en el móvil, y en el maletín, el adaptador y los periféricos en el ordenador.
• En ambos se anota la fecha de fin del soporte del fabricante, para facilitar la decisión cuando haya una avería.

Si conviene un formulario o dos depende de cuántos equipos entregue. Si cada empleado suele recibir un ordenador y un móvil, basta un solo formulario: la parte superior recoge los datos del empleado y la inferior abre una fila para cada equipo. Si los equipos se entregan y devuelven en momentos distintos, un formulario por equipo es más limpio, porque la devolución de uno no altera el registro del otro.

Lista de comprobación para el día de la devolución

El día de la devolución merece tanto registro como la entrega. Marcar estos puntos en orden cuando el equipo vuelve evita la mayoría de los desacuerdos posteriores:

• ¿Coincide el número de serie o IMEI con el del formulario?
• ¿Se devolvieron todos los accesorios anotados en la entrega, y se anotó en la lista la pieza que falta?
• ¿Se comparó el estado físico del equipo con la nota de entrega y, si hay daños nuevos, se anotaron con fecha y descripción?
• ¿Se eliminaron del equipo los archivos y cuentas personales del empleado?
• ¿Completó TI la copia de seguridad o el borrado necesario de los datos de la empresa?
• ¿Se anotaron en el formulario la fecha de devolución y el nombre de quien recibe el equipo, y firmaron ambas partes?
• ¿Se registró el siguiente estado del equipo (disponible, en mantenimiento, para desechar)?

¿Cómo se sigue un portátil asignado a un empleado en teletrabajo?

El empleado en teletrabajo no recoge el equipo en mano; la entrega se convierte en un envío. Por eso, además del formulario, importan los pasos que demuestran que la entrega se produjo de verdad:

1. Rellene el formulario antes de enviar el equipo, compruebe el número de serie y la lista de accesorios e incluya el formulario en la caja.
2. Anote el número de seguimiento del envío en el registro de asignación y marque el estado por separado, ya que el equipo aún no se ha entregado.
3. Pida al empleado que confirme la recepción y conserve una prueba escrita de esa confirmación (un correo o un registro).
4. Registre la ubicación del equipo como “empleado en teletrabajo”, si es posible indicando la ciudad.
5. Confirme a intervalos fijos, por ejemplo una vez al año, que el equipo sigue con el empleado y funciona.
6. Cuando haga falta una devolución, anote el envío y la recepción en la misma ficha; registre ese mismo día cualquier accesorio que falte.

¿Cómo se registran la avería y la sustitución de un equipo?

Piense en un caso sencillo: el portátil de un empleado del equipo de ventas no enciende. TI le entrega un equipo del stock de reserva y envía el averiado a reparar. Si no se lleva registro, se pierden tres cosas: qué equipo usa ahora el empleado, dónde está el equipo averiado y quién tuvo antes el primer equipo.

• La asignación del equipo averiado se cierra y su estado pasa a “Averiado” o “En reparación”.
• Para el equipo de reserva se rellena un nuevo formulario de entrega; se vuelven a anotar el número de serie y los accesorios.
• El equipo que vuelve de reparación pasa a “Disponible” cuando no está en uso y se entrega a la siguiente persona con un nuevo formulario.
• Las fechas y notas de la reparación quedan en el historial de movimientos del equipo.

Si puede decir quién tiene ahora un equipo sin abrir ningún archivo, su control de asignaciones funciona.

¿Cuándo basta un inventario en Excel y cuándo no?

Si tiene veinte o treinta dispositivos, una hoja de Excel y los formularios escaneados en una carpeta cumplen su función; con columnas de número de serie, persona y fecha se responden muchas preguntas. A medida que crecen el número de equipos y la frecuencia de los cambios, la hoja empieza a actualizarse desde dos sitios, las notas de averías se quedan en el correo y se vuelve normal que el mismo equipo aparezca en dos filas a nombre de dos personas distintas. La mayor debilidad es la pérdida del historial: cuando se sobrescribe una fila, el usuario anterior desaparece.

Si va a seguir con Excel, mantenga al menos estas columnas separadas y añada filas nuevas en lugar de borrar las antiguas: número de asignación, número de serie, tipo de equipo, usuario, fecha de entrega, fecha de devolución, estado y nota. Si cada entrega o devolución es una fila propia, el historial de un equipo se obtiene con un filtro. Esta disciplina basta para que Excel sirva durante un tiempo, pero seguirá teniendo que decidir usted quién actualiza cada fila.

Historial de asignaciones y averías de un equipo en KurumsalPortal

En el módulo Gestión de inventario y asignaciones, cada equipo tiene una ficha de inventario con código de barras y un número de asignación único. El equipo se sigue en uno de los estados Disponible, Asignado, En reparación, Averiado, Desechado y Perdido; las asignaciones, devoluciones, traspasos y reparaciones se acumulan en la ficha. Puede importar en bloque su lista de Excel actual sin introducirla elemento por elemento y exportar un informe XLSX para recuentos o auditorías.

Para las averías, el módulo Soporte TI / Help Desk recoge la solicitud del empleado como ticket, fija su categoría y prioridad, la asigna al equipo especializado y sigue el SLA y el tiempo de resolución. Una práctica útil es escribir el número de asignación del equipo en la descripción del ticket; así se sabe después qué solicitud corresponde a qué equipo. Los módulos funcionan sobre una infraestructura común de usuarios y permisos, y los empleados acceden desde el navegador del móvil. De este modo, servicios generales, TI y RR. HH. consultan el mismo registro del equipo, y los equipos que deben devolverse cuando un empleado deja la empresa se ven en el mismo lugar.

Si quiere seguir las entregas, devoluciones y reparaciones de los equipos en una sola ficha, puede ver el flujo en la página Gestión de inventario y asignaciones.