Ejemplos de comunicados internos: plantillas para ascensos, vacaciones y avisos urgentes

Imagine un comunicado como este:

“Estimados empleados: les informamos de que en el próximo periodo se realizarán algunos ajustes. Rogamos tomen las medidas oportunas.”

Quien lo lee no entiende qué ha cambiado, si le afecta ni qué debe hacer. El resultado es conocido: los empleados leen el comunicado y luego preguntan a su responsable o a Recursos Humanos: “¿y entonces qué hacemos?”. En lugar de reducir el trabajo, el comunicado lo multiplica. La dificultad de redactar un comunicado interno no está en encontrar las palabras, sino en dar la información correcta en el orden correcto. En este artículo ofrecemos pautas de redacción, cuatro plantillas listas para usar y una forma de comprobar que el comunicado ha llegado de verdad.

Un comunicado interno es un mensaje formal y escrito con el que la dirección o un departamento transmite a los empleados una decisión, un cambio o una información, dirigido a un público concreto.

¿Cómo se redacta un comunicado para los empleados? Cinco pautas

1. Diga en la primera frase qué cambia. Las introducciones como “Queremos informarles sobre un asunto importante” le quitan tiempo al lector; vaya directamente al grano.
2. Indique a quién afecta. ¿El comunicado abarca toda la empresa o solo una sede o un departamento? Quien no esté afectado debe darse cuenta en la primera línea.
3. Escriba la fecha con claridad. En lugar de “en los próximos días”, use una expresión precisa como “a partir del lunes por la mañana”; indique la fecha de inicio y, si hace falta, la de fin.
4. Diga en una frase qué se espera del empleado. Si hay que hacer algo, explique qué, dónde y hasta cuándo.
5. Indique una persona o un canal para las dudas. Si el empleado no sabe a quién escribir, pregunta a todo el mundo.

Sobre la extensión solo hay una regla: el primer párrafo debe explicar el comunicado aunque no se lea nada más. Los detalles, los motivos y las preguntas frecuentes van debajo. El tono puede ser formal, pero un tono formal con frases cortas y palabras sencillas se lee más que una expresión rebuscada.

Ejemplo corregido — Asunto: El comedor cambia de horario a partir del lunes. A partir del lunes por la mañana, el comedor funcionará en dos turnos; los horarios de los turnos son (hora) y (hora). El cambio afecta a los empleados de la oficina central. Comunique a su responsable directo antes del (fecha) a qué turno asistirá. Si tiene dudas, puede escribir al equipo de (departamento).

La diferencia entre el texto vago del principio y este no está en la cantidad de información, sino en el orden. En el segundo, el lector sabe en la primera frase qué cambia, en la segunda a quién afecta y en la tercera qué tiene que hacer; no necesita preguntar.

Errores frecuentes al redactar comunicados

• Dejar el asunto vacío o demasiado genérico. “Comunicado importante” no dice nada; el asunto debe recoger el propio cambio.
• Meter varios temas en un solo comunicado. Cada tema puede tener su propio público y su propia fecha; los comunicados separados son más fáciles de leer y de encontrar después.
• Usar siglas y jerga interna. Un empleado recién incorporado o alguien de otro departamento puede no entender el texto.
• Esconder lo que se espera del empleado. Una tarea mencionada en una sola frase al final del texto suele pasar desapercibida.
• Usar un tono autoritario. Explicar qué cambia y por qué, en lugar de “Se ruega encarecidamente tomar las medidas oportunas”, favorece la colaboración.

Plantilla de comunicado corporativo: una estructura para copiar y adaptar

Ejemplo de comunicado interno de ascenso

Asunto: (Nombre y apellidos), nuevo/a (nuevo puesto). — (Nombre y apellidos) ha sido nombrado/a (nuevo puesto) con efecto a partir del (fecha). (Nombre y apellidos) trabajaba como (puesto anterior) en el área de (departamento) y ha destacado por su trabajo en (frase breve sobre su aportación). En su nuevo puesto será responsable de (área de responsabilidad) y dependerá de (responsable directo). A partir del (fecha), puede ponerse en contacto con (Nombre y apellidos) para las solicitudes relacionadas con (tema). Le deseamos mucho éxito en su nueva función.

Lo que más se olvida en un comunicado de ascenso es el efecto del cambio de puesto en el flujo de trabajo. Además de la felicitación, el comunicado debe responder a la pregunta “¿a quién escribo a partir de ahora sobre este tema?”.

Ejemplo de comunicado de vacaciones y horario de trabajo

Asunto: Horario de trabajo durante (nombre de la festividad o del periodo de vacaciones). — Nuestra empresa permanecerá cerrada del (fecha) al (fecha). La actividad se reanudará el (fecha) a las (hora). En los departamentos con turnos, los supervisores de turno comunicarán el horario por separado. Para urgencias durante este periodo, puede ponerse en contacto con (persona) en el (teléfono). Les deseamos a todos unas vacaciones tranquilas y saludables.

Ejemplos de comunicado de cambio de política y de emergencia

Cambio de política — Asunto: Nuevo procedimiento para las solicitudes de permiso. A partir del (fecha), las solicitudes de permiso solo se recibirán a través del portal. El cambio afecta a toda la plantilla. Puede abrir su solicitud desde el navegador del móvil y consultar en el mismo lugar su saldo de días y el estado de aprobación. Hasta el (fecha) también se tramitarán las solicitudes que lleguen por el método anterior. Si tiene dudas, puede escribir al equipo de Recursos Humanos.

Aviso urgente — Asunto: URGENTE — (tema). Los empleados de (departamento/sede) deben realizar (acción necesaria) hoy a partir de las (hora). Motivo: (una frase). Para más información, póngase en contacto con (persona) en el (teléfono). Si hay novedades, se enviará un segundo comunicado por este mismo canal.

En un aviso urgente hay un solo principio: escriba primero lo que hay que hacer y después el motivo, y refuerce el comunicado con un canal que llegue a quienes no usan el correo electrónico, como el SMS.

Correo electrónico, WhatsApp y tablón de anuncios: ¿cuándo bastan para los comunicados y cuándo no?

En un equipo pequeño, el correo electrónico o un grupo de WhatsApp suelen bastar; todos saben a quién afecta y el mensaje llega rápido. El tablón de anuncios también funciona en el centro de trabajo o en la entrada de la oficina. A medida que la empresa crece, aparecen estos problemas:

• No se sabe a quién ha llegado el comunicado, quién lo ha leído y quién no lo ha visto.
• El comunicado llega a todos; quienes no están afectados se cansan de notificaciones innecesarias y los comunicados importantes pasan desapercibidos.
• El personal de campo y de producción sin correo corporativo no se entera de lo que se envía por correo electrónico.
• El mensaje se pierde en el grupo; una semana después es difícil encontrarlo y el historial desaparece.
• La hora de publicación se gestiona a mano; el comunicado depende del horario de una sola persona.

¿Cómo se comprueba que un comunicado ha llegado?

El módulo Gestión de anuncios y noticias de YazSis KurumsalPortal gestiona el comunicado en cinco pasos: prepara el contenido, elige el público, programa la publicación, envía la notificación y consulta las lecturas. Cada anuncio se guarda con una categoría y se dirige por persona, equipo, departamento o sede. Además de publicarse en el portal, puede enviarse por correo electrónico y SMS; el envío se hace desde las propias cuentas SMTP y NetGSM de la organización. El control de lectura y el informe de distribución muestran a cuáles de las personas destinatarias ha llegado el anuncio y quiénes aún no lo han leído.

El momento del comunicado importa tanto como su contenido. El mensaje para el personal a turnos debe llegar antes de que empiece el turno; un mensaje enviado a primera hora a alguien que está de vacaciones o acaba de salir del turno de noche queda enterrado entre otros mensajes sin leerse. Si puede programar la hora de publicación, puede preparar el comunicado en horario laboral y programarlo para la hora en que es más probable que lo vea el público destinatario. Cuando el informe muestre quién no lo ha leído, un recordatorio breve o un aviso verbal del responsable correspondiente suele ser más eficaz que repetir el mismo texto.

Para gestionar a la vez el público, la programación y el control de lectura, puede consultar la página de Gestión de anuncios y noticias.