Cómo dar de baja y desechar un activo fijo en Turquía: acta, aprobación y pasos

En todo almacén hay un rincón así: monitores con la pantalla rota, impresoras que no funcionan, equipos que esperan una reparación de la que nadie se hace cargo. En la lista de inventario, sin embargo, siguen figurando como “Asignado” o “Averiado”. Cuando llega el recuento, nadie sabe explicar qué ha sido de ellos; están en el registro y en el almacén, pero no se usan y no está claro a quién pertenecen. Cada año se hace la misma pregunta y la respuesta pasa al año siguiente. Lo difícil no es tirar el equipo, sino documentarlo: quién decidió, con qué fundamento y cuándo se dio de baja del registro. En este artículo explicamos los pasos para desechar un activo fijo en una empresa en Turquía, los datos que debe contener el acta de baja y la cuestión del límite de importe en la normativa fiscal turca.

Desechar un activo fijo es retirar del uso un activo que ha agotado su vida útil, no puede repararse o cuya reparación no tiene sentido, con un dictamen técnico, la aprobación de una persona autorizada y un acta, y darlo de baja del registro de inventario. El proceso tiene dos caras: la operativa (identificación del equipo, aprobación, acta, eliminación) y la contable (baja en libros, consecuencias fiscales). Este artículo trata sobre todo la primera.

¿Cómo se desecha un activo fijo paso a paso?

1. Registre la situación. ¿Quién comunicó la avería y cuándo? ¿Quién tenía el equipo por última vez? Estos datos son la primera línea del acta.
2. Pida un dictamen técnico. TI, mantenimiento o el servicio técnico correspondiente deben indicar por escrito si el equipo puede repararse y si la reparación compensa.
3. Cierre la asignación. Si el equipo sigue figurando a nombre de un empleado, recójalo y cierre la asignación; el registro no debe quedar a nombre de nadie.
4. Separe y etiquete el equipo. Los equipos que se van a desechar no deben mezclarse con los que funcionan; deben estar en una zona aparte con la etiqueta “pendiente de aprobación de baja”.
5. Prepare el acta. Rellene el acta de baja con los datos de la plantilla siguiente.
6. Obtenga la aprobación. Defina de antemano quién aprueba según el importe y el tipo; no pase a la eliminación hasta tener todas las firmas.
7. Avise a contabilidad. Envíe a su asesor fiscal o al equipo de contabilidad la información necesaria para la baja en libros (número de asignación, fecha de compra, acta).
8. Elimine el equipo. Venta, reciclaje o destrucción; en los equipos que contienen datos, compruebe aparte que los datos se han borrado.
9. Cierre el registro. Cambie el estado del registro de inventario a “Desechado”, añada la fecha de cierre y el número de acta, y conserve los documentos.

Preguntas antes de desechar

No todo equipo averiado tiene que desecharse. Responder a estas preguntas antes de decidir reduce tanto las bajas innecesarias como las reparaciones innecesarias:

• ¿Se puede reparar la avería y compensa la reparación frente a comprar un equipo nuevo?
• ¿Se pueden usar piezas del equipo para reparar otro? Si es así, ¿se darán de alta en el stock de repuestos?
• ¿Podría usarse el equipo en otro departamento con menos carga?
• ¿El fabricante o el servicio técnico siguen ofreciendo piezas y soporte para el equipo?
• ¿Hay datos de la empresa en el equipo? Si los hay, ¿quién es responsable de borrarlos?
• ¿Qué opción se aplicará, venta, reciclaje o destrucción, y quién se encargará?

Modelo de acta de baja de activo fijo: ¿qué datos incluye?

El formato del acta varía de una organización a otra; los campos siguientes ofrecen un marco habitual y útil:

¿Existe en Turquía un límite de importe para desechar activos fijos?

La pregunta se plantea de dos maneras distintas, y las respuestas también son distintas.

• Límite interno de aprobación. Quién aprueba la baja de un activo de determinado valor lo fija la matriz de autorizaciones de la propia empresa. Por ejemplo, el responsable del departamento puede aprobar los equipos de poco valor y la dirección o el área financiera, los de valor elevado. Dejar estos límites por escrito de antemano evita la discusión en cada baja.
• El importe en el ámbito fiscal. El artículo 313 de la Ley turca de Procedimiento Tributario n.º 213 establece que las herramientas, los utensilios, el mobiliario y los enseres usados en la empresa cuyo valor no supere un determinado importe pueden registrarse directamente como gasto sin amortizarse. Como este importe se actualiza periódicamente, la cifra que aparezca en un texto puede estar desfasada; en este artículo no damos ninguna cifra. Consulte a su asesor fiscal el importe vigente y lo que supone en su caso.

Como ejemplo de límite interno de aprobación puede usarse una matriz de autorizaciones sencilla como la siguiente. Los grupos y quienes aprueban son solo ejemplos; adáptelos a su propia organización.

En los artículos de la Ley de Procedimiento Tributario que revisamos no encontramos una disposición específica que vincule la baja de un activo fijo a un importe determinado. Aun así, pueden existir reglas distintas para organismos públicos o entidades sujetas a una regulación especial; por eso, confirme con su asesor la normativa que le aplica.

Un ejemplo breve: la impresora que no funciona

En una oficina, la impresora de la segunda planta se atasca continuamente. Una empleada lo comunica y se abre un registro. El servicio técnico indica por escrito que ha agotado su vida útil y que la reparación costaría casi lo mismo que un equipo nuevo. Servicios generales cierra la asignación, aparta el equipo en un rincón y prepara el acta de baja. El área financiera la aprueba y se envía a contabilidad la información del valor contable. El equipo se entrega a una empresa de reciclaje y su registro de inventario se cierra con el estado Desechado. Resultado: en el recuento de fin de año nadie tiene que buscar respuestas sobre esta impresora, porque la fecha, el motivo y la aprobación de cada paso están registrados.

¿Dónde se atasca un proceso de baja con Excel y papel?

En una empresa pequeña, el acta puede ser una plantilla de Word y el inventario una hoja de Excel; si se desechan pocos equipos al año, funciona. Los problemas surgen en tres puntos: el acta se firma, pero en la hoja el equipo sigue como “Asignado”; el equipo se envía a reparar, nadie sigue su vuelta y aparece durante meses como “En reparación”; las actas se dispersan en carpetas distintas y en el recuento se discute si un equipo está desechado o perdido. La solución es llevar el estado en un solo lugar y anotar fecha y nota en cada cambio. Aunque siga con Excel, rellenar la columna “estado” con una lista fija (disponible, asignado, en reparación, averiado, desechado, perdido) en lugar de texto abierto y actualizar la columna de fecha en cada cambio ayuda a reducir los equipos que se pierden por el camino.

De averiado a desechado en KurumsalPortal

En el módulo Gestión de inventario y asignaciones, cada activo fijo tiene una ficha de inventario con código de barras y se sigue con uno de los estados Disponible, Asignado, En reparación, Averiado, Desechado y Perdido. Los movimientos de avería, reparación y baja se acumulan en el historial de la ficha; así se ve en una sola ficha quién ha tenido el equipo, cuándo se averió, si pasó por reparación y cuándo se desechó. Seguir la pérdida y el desecho como estados distintos evita confundir dos resultados diferentes en el recuento.

El módulo no está pensado para los asientos contables, sino para seguir el ciclo de vida del activo. Cerrar el registro de inventario en la misma fecha que el acta que envía a contabilidad ayuda a que ambos registros coincidan. Puede cargar su lista actual de Excel en el módulo mediante importación en bloque y después exportar un informe XLSX para usar la lista actualizada en recuentos y auditorías. Encontrará información sobre los demás módulos de KurumsalPortal en la página KurumsalPortal.

Para seguir en una sola ficha sus activos fijos averiados, en reparación y desechados, consulte la página Gestión de inventario y asignaciones.