Cómo organizar un almacén con 5S: orden, distribución de estanterías y etiquetado

En el turno de noche se para una línea y el equipo de mantenimiento corre al almacén de repuestos. Hay palés delante de la puerta, cajas abiertas en el pasillo y bolsas sin etiqueta encima de las estanterías. La junta que necesitan no aparece en cinco minutos; está dos estanterías más allá, en la caja de otra pieza. Y el registro dice que esa junta está en stock. El desorden en el almacén no solo hace perder tiempo: provoca que se tome el artículo equivocado, que se pida dos veces el mismo artículo y que la avería se alargue. En este artículo explicamos cómo organizar almacenes de fábrica y de repuestos, cómo se aplica el enfoque 5S al almacén y cómo se completa el orden físico con registros ordenados.

El orden del almacén consiste en organizar de forma planificada el espacio, las estanterías, los artículos y la señalización para que se sepa dónde está cada artículo, sea fácil llegar a él y se pueda mover con seguridad. Tiene dos caras: el orden físico (espacio, estanterías, etiquetas) y el orden de los registros (código de artículo, movimientos, inventarios). Si no se implantan juntos, uno desbarata al otro.

¿Cómo debe organizarse un almacén? Principios básicos

• El flujo debe ir en un solo sentido. Las zonas de recepción, control, almacenamiento y salida deben sucederse en un recorrido que no se cruce.
• Los artículos de uso frecuente deben estar cerca y a mano. Una pieza que se retira una vez al mes y un consumible que se usa a diario no deberían estar a la misma distancia.
• Lo pesado abajo y lo ligero arriba. Así se facilita la manipulación y se reduce el riesgo de caídas.
• Los materiales distintos deben estar en zonas distintas. Los artículos dañados, pendientes de devolución o destinados a desecho no deben mezclarse con el stock en buen estado.
• Los pasillos deben quedar despejados. Debe haber zonas temporales definidas para dejar palés o cajas, para que el pasillo no se convierta en zona de almacenamiento.
• Cada artículo debe tener su lugar. Si el lugar no está claro, el artículo acaba en la primera estantería libre y, a las pocas semanas, nadie sabe dónde está.

5S en el almacén: implantación paso a paso

Las 5S son un método de organización del lugar de trabajo de origen japonés. Toman su nombre de cinco palabras japonesas que empiezan por “S”. Aplicadas al almacén, funcionan así:

Plan de implantación de ejemplo para la primera semana

En el almacén de repuestos de una fábrica mediana, es más realista empezar por un solo pasillo que extender las 5S a todo el almacén de golpe. El siguiente flujo cabe en una semana con un equipo pequeño:

1. Primer día: Elija el pasillo, tome fotos del antes y el después y asigne un responsable.
2. Segundo día: Clasifique. Lleve a una zona aparte los artículos que llevan mucho tiempo sin movimiento, están rotos o no se sabe de quién son, y compárelos con el registro.
3. Tercer día: Asigne un lugar a los artículos restantes, marque estanterías y casilleros y etiquete los códigos de artículo.
4. Cuarto día: Limpie, despeje el pasillo y marque las zonas temporales de depósito.
5. Quinto día: Compare la estantería con el registro; anote las diferencias y cuelgue la lista de verificación semanal a la entrada del pasillo.

Cuando el pasillo está asentado, se aplica el mismo flujo al siguiente. Así el equipo aprende en cada paso qué funciona y el orden se implanta poco a poco sin cerrar el almacén. En el primer pasillo, lo que más tiempo lleva suele ser la clasificación, porque hay que decidir sobre artículos guardados “por si acaso”. Defina desde el principio quién está autorizado para tomar esa decisión.

Orden del almacén en una fábrica: decisiones de espacio y estanterías

En los almacenes de fábrica y de repuestos hay mucha variedad de artículos y el consumo es irregular. Por eso las decisiones de distribución se toman según las características de cada artículo:

• Reúna materias primas, semielaborados, repuestos, consumibles y producto terminado en zonas separadas.
• Agrupe los repuestos por máquina o grupo de máquinas, para que el técnico de mantenimiento encuentre en un solo lugar las piezas de la máquina averiada.
• Guarde los repuestos críticos que detienen la producción en una estantería aparte y visible, con una señal que indique que son críticos.
• Guarde las piezas pequeñas (juntas, rodamientos, tornillos) en cajas con tapa y etiqueta, y las piezas pesadas en palés.
• Coloque los consumibles de alta rotación (guantes, cinta, aceite) en la zona más cercana a la salida.
• Si falta espacio, aproveche la altura; pero ponga en las estanterías altas solo los artículos que se retiran con poca frecuencia.

¿Cómo se etiqueta un almacén?

1. Asigne a cada artículo un código; un mismo artículo debe tener un solo código y un solo nombre.
2. Escriba de forma legible el código y el nombre del artículo en la estantería, el casillero o la caja.
3. Defina un único sistema de nomenclatura para cada zona o fila de estanterías (por ejemplo, letra de zona, número de estantería, número de casillero).
4. Si es posible, imprima también el código del artículo como código de barras; el inventario y el registro de movimientos se agilizan.
5. Fije la posición de la etiqueta: siempre en la esquina inferior izquierda de la estantería o siempre en la cara frontal de la caja.
6. Establezca la regla de que, cuando llegue un artículo nuevo, la etiqueta, el registro y la estantería estén listos a la vez.

¿Por qué hacen falta registros ordenados además del orden físico?

Un almacén ordenado puede volver a desordenarse en una semana. Normalmente se debe a que el registro y el orden se separan: se saca un artículo de la estantería pero no se registra la salida, un artículo nuevo se coloca antes de registrarse, un mismo artículo está en dos lugares. El registro es la memoria del orden. Si se registra cada movimiento y en los inventarios se compara la estantería con el registro, se detecta pronto cuando el orden se rompe. Para ello basta un breve control semanal:

• ¿Hay artículos sin etiqueta en las estanterías?
• ¿Hay palés o cajas dejados en los pasillos o delante de la puerta?
• ¿Coinciden con el registro los artículos de la zona de dañados y devoluciones?
• ¿Hay cantidad suficiente en la estantería de los artículos críticos?
• ¿Hubo esta semana alguna entrada o salida sin registrar?

¿Cuándo bastan Excel y el papel para ordenar el almacén y cuándo no?

En un almacén pequeño, un plano de estanterías en papel y una lista de artículos en Excel describen el orden. El plano muestra por dónde empieza la secuencia de estanterías y la hoja relaciona el código de artículo con su ubicación. El punto débil es que ambos se actualizan por separado: un artículo se mueve a otra estantería y la hoja sigue igual. A medida que crece el número de artículos, la ubicación de la hoja queda desfasada y la gente deja de consultarla para preguntar al “veterano” del almacén. Cuando el conocimiento se concentra en una persona, el orden se va con ella cuando sale de vacaciones o deja la empresa. Que la misma persona actualice el plano y la lista de artículos, y que los cambios se registren el mismo día, mantiene en pie durante más tiempo un sistema de papel y Excel.

El papel de KurumsalPortal en el orden del almacén

El módulo Gestión de stock y almacenes no organiza el almacén físico por usted ni ofrece direccionamiento de ubicaciones ni rutas de preparación de pedidos. Completa la parte de registros del orden: los artículos se definen con su categoría y código de barras, las entradas, salidas y transferencias entre almacenes se anotan en un único libro de movimientos, los inventarios se verifican comparándolos con los registros y los artículos que bajan a nivel crítico se hacen visibles. Así, un artículo con código de barras en su etiqueta se registra en la ficha correcta; el lector de códigos de barras y el equipo que se utilizarán se acuerdan durante el proyecto.

El módulo usa la misma infraestructura de usuarios y permisos que las demás partes de la plataforma. Si quiere reunir los registros de su almacén de repuestos en un único libro de movimientos, consulte la página Gestión de stock y almacenes; para la plataforma en general, la página de KurumsalPortal.