¿Cómo se calcula el stock crítico? Stock mínimo y fórmula del stock de seguridad

El responsable de compras ha puesto cincuenta como nivel crítico de todos los productos, porque es una cifra fácil de recordar. Un producto de alta rotación baja a cincuenta en tres días y la estantería se vacía antes de que llegue el proveedor. Otro producto que lleva meses sin moverse nunca baja a cincuenta y se queda en el almacén. La misma cifra produce una alarma tardía en un producto y una innecesaria en otro. Para que el nivel crítico sirva, debe depender de lo rápido que se consume el producto y de cuánto tarda en llegar el pedido. En este artículo mostramos, con un ejemplo hipotético, cómo se fija el nivel de stock crítico y cómo se calculan el stock mínimo y el stock de seguridad con fórmulas sencillas.

El nivel de stock crítico es la cantidad de existencias de un producto en la que hay que volver a pedirlo; se define para que el stock no se agote antes de que llegue la mercancía. En la literatura también se llama punto de pedido o punto de reorden. Si se pide cuando el producto baja a esa cantidad, seguirá habiendo en la estantería stock suficiente para cubrir el consumo diario hasta que llegue el nuevo lote.

¿Qué significa stock crítico y en qué se diferencia del stock mínimo y del stock de seguridad?

Los tres términos se confunden a menudo. Aunque su uso cambia de una empresa a otra, la siguiente distinción es habitual:

¿Cómo se calcula el nivel de stock mínimo? Paso a paso

1. Calcule el consumo medio diario. Sume las salidas de un periodo reciente y divídalas entre el número de días. Tome como base los días naturales, no solo los días en que se usó el producto.
2. Determine el consumo diario máximo. Anote la cantidad del día con más salidas en el mismo periodo; valore por separado excepciones como campañas o pedidos grandes puntuales.
3. Mida el plazo de entrega. Calcule el tiempo entre el día en que se hace el pedido y el día en que se registra la entrada de la mercancía en el almacén, por proveedor si es posible.
4. Calcule el stock de seguridad. Multiplique la diferencia entre el consumo diario máximo y el medio por el plazo de entrega.
5. Anote el nivel crítico. Multiplique el consumo medio diario por el plazo de entrega y sume el stock de seguridad.
6. Registre el nivel en la ficha del artículo y fije una fecha de revisión. Actualice el nivel cuando cambien el consumo o el plazo de entrega.

Fórmula del stock de seguridad: un ejemplo de cálculo hipotético

Las cifras siguientes son totalmente hipotéticas; se eligieron solo para mostrar cómo se hace el cálculo. Las fórmulas se aplicaron a tres productos.

En el ejemplo, el nivel crítico del producto B, de baja rotación, se acerca a la mitad del de A porque su plazo de entrega es largo; pero C, con el plazo de entrega más corto, tiene el nivel más alto porque su consumo diario es elevado. Por eso, en lugar de poner la misma cifra a todos los productos, hay que calcular por producto y proveedor.

Sigamos el recorrido del producto A. Cuando el stock baja a sesenta unidades, es decir, al nivel crítico, se hace el pedido. Si en los cinco días siguientes salen de media ocho unidades al día, se consumen cuarenta y quedan veinte; cuando llega el nuevo lote, todo el stock de seguridad sigue en la estantería. Aunque un día el consumo suba a doce unidades, el colchón lo cubre. Si el proveedor envía con dos días de retraso, se consumen dieciséis unidades más y el stock baja a cuatro; por eso la medición del plazo de entrega es el dato más importante del cálculo. Después de calcular el nivel, probar una vez estos breves escenarios de “¿y si…?” muestra si la cifra es razonable.

¿Para qué productos se calcula primero?

En una empresa con cientos de artículos no es realista calcular el nivel de todos con el mismo cuidado. Un método habitual es dividir los productos en tres grupos y fijar la prioridad según ellos:

• Grupo crítico. Productos cuya falta detiene la producción, las ventas o el servicio. Calcule el nivel por proveedor y revíselo a menudo.
• Grupo medio. Productos de consumo regular pero con alternativas disponibles. Aplique la fórmula una vez y revise periódicamente.
• Grupo bajo. Productos de poco valor o que se consiguen rápido cuando hacen falta. Un límite inferior sencillo y una revisión visual suelen bastar.

Situaciones que desvirtúan el cálculo

• Estacionalidad. En productos cuyo consumo cambia entre verano e invierno, separe el nivel por periodos.
• Plazo de entrega variable. Si el proveedor a veces envía más tarde de lo previsto, es más seguro tomar como base el plazo más largo en lugar del medio.
• Cantidad mínima de pedido. Si el proveedor no vende por debajo de cierta cantidad, el nivel crítico y la cantidad de pedido deben pensarse por separado.
• Riesgo de proveedor único. En productos sin alternativa puede tener sentido mantener un stock de seguridad más alto.
• Productos que paran la producción. Para los artículos cuya falta detendría la línea no basta con mirar el consumo medio; se fija un nivel más alto en función del riesgo.
• Campañas y pedidos grandes. Las salidas grandes puntuales inflan la media; exclúyalas antes de hacer el cálculo.

¿Qué hacer cuando un producto llega al nivel crítico?

1. La persona que recibe el aviso comprueba el stock actual del producto y si hay un pedido abierto; si ya hay un lote en camino, no se hace un segundo pedido.
2. Se confirma con el proveedor el plazo de entrega actual; si se ha alargado, se decide si se toca o no el stock de seguridad.
3. Se fija la cantidad del pedido: se valoran juntos lo necesario para el siguiente periodo, la condición de pedido mínimo del proveedor y la capacidad del almacén.
4. Se registra el pedido y se anota la fecha de entrega prevista, para detectar pronto un retraso.
5. Cuando llega la mercancía, la entrada se registra el mismo día; el stock vuelve a superar el nivel.

Control de stock y nivel crítico en Excel: ¿dónde basta y dónde no?

Las fórmulas anteriores se montan fácilmente en una hoja de Excel: columnas de consumo, plazo de entrega y consumo máximo, más una columna de nivel crítico. El problema no es el cálculo, sino la actualización. El consumo cambia cada día, pero la cifra de la hoja suele actualizarse a mano; el stock está en un sitio y el nivel en otro, y nadie recibe un aviso cuando un producto baja del nivel. La hoja basta para calcular el nivel, pero se queda corta para avisar.

¿Cómo se ven en KurumsalPortal los productos que llegan al nivel crítico?

El módulo Gestión de stock y almacenes no calcula el nivel crítico por usted. Los niveles que usted calcula se supervisan y los productos que llegan a ellos se hacen visibles. Como las entradas, salidas y traslados se registran en un único libro de movimientos, el stock actual se lee del registro; con varios almacenes, en la misma pantalla se ve cuánto hay de cada producto y dónde, y se valora junto con el informe de stock. Esto no reduce la necesidad de recalcular los niveles a mano cada vez; pero hace que detectar un producto por debajo de su nivel ya no dependa de la costumbre de mirar una hoja de cálculo.

Los equipos de compras, almacén y finanzas trabajan con el mismo registro. Si quiere calcular sus niveles, ver en el registro los productos que llegan al nivel crítico y pedir en consecuencia, puede revisar el flujo en la página de Gestión de stock y almacenes y la visión general de KurumsalPortal para otros procesos.