Cómo hacer un inventario físico: preparación, día del recuento y análisis de diferencias

En la última semana del año ya están impresas las hojas de recuento. El responsable del almacén cuenta la primera estantería, mira la cifra de la pantalla y niega con la cabeza: en el sistema figuran cuarenta, en la estantería hay treinta y seis. ¿Dónde están los otros cuatro? ¿No se registró una salida, se colocó una entrega en la estantería equivocada o el recuento está mal? Como no se encuentra respuesta, el día se alarga, el equipo se cansa y el inventario se convierte en una tarea pesada que se olvida hasta el año siguiente. Así empieza el día del recuento en muchas empresas: las cifras no cuadran, los empleados están a punto de culparse unos a otros y, al final del día, las diferencias se “corrigen” una a una. En este artículo explicamos cómo planificar un inventario físico, quién debe hacerlo y cómo actuar cuando aparece una diferencia.

El inventario físico (recuento de stock) es el proceso de contar el tipo y la cantidad de productos que hay realmente en un almacén o tienda y compararlos con el stock registrado. Su objetivo es hacer coincidir el registro con la realidad y hacer visible el motivo de cualquier desajuste; corregir una cifra sobre el papel es solo el último paso.

¿Por qué se hace un inventario físico?

• Para comprobar si el stock registrado refleja la realidad; las decisiones de compra y de venta se basan en esa cifra.
• Para detectar a tiempo pérdidas, daños, productos mal ubicados y movimientos no registrados.
• Para que los niveles críticos y los puntos de pedido funcionen bien; un stock inicial erróneo genera avisos erróneos.
• Para que finanzas y auditoría puedan confiar en el valor del stock.
• Para conocer los puntos débiles de los procesos del almacén, es decir, en qué grupo de productos y en qué tipo de movimiento aparecen las diferencias.

¿Quién hace el inventario físico?

El principio básico es que quien cuenta no revise su propio registro. La persona que gestiona el almacén puede participar en el recuento y orientar, ya que conoce las cifras; pero si cuenta sola una estantería y la compara con su propio registro, el resultado queda sesgado. El reparto siguiente funciona para un almacén pequeño o mediano:

En un equipo pequeño puede no ser posible cubrir todas estas funciones con personas distintas. En ese caso, asegúrese al menos de que quien cuenta y quien registra sean personas diferentes y deje la aprobación de los ajustes a un responsable de nivel superior. Que dos personas vean el trabajo de la otra es mucho más seguro que una sola persona que cuenta y ajusta a la vez.

Preparación del recuento

• Defina el alcance del recuento: ¿todo el almacén, un grupo de productos concreto o determinadas estanterías?
• Anuncie el día y la hora del recuento; comunique a los equipos implicados que durante el recuento no habrá entradas ni salidas.
• Registre antes del recuento los albaranes pendientes, los pedidos abiertos y los traspasos.
• Ordene el almacén: coloque las cajas dispersas y lleve a una zona aparte los productos dañados y los que esperan devolución.
• Prepare las hojas de recuento; el nombre del producto y la unidad (unidad, caja, kg) deben figurar con claridad, y quienes cuentan deben hacerlo sin ver la cantidad registrada.
• Revise herramientas como lectores de código de barras, etiquetas, bolígrafos e iluminación.
• Informe brevemente al equipo de recuento: ¿cómo se anota un producto que también está en otra estantería y cómo se cuenta una caja abierta?

El día del recuento, paso a paso

1. Detenga las entradas y salidas o marque por separado los movimientos posteriores al inicio del recuento.
2. Divida el almacén en zonas o filas de estanterías y asigne un equipo responsable a cada zona.
3. No muestre a quienes cuentan la cantidad del sistema; que anoten lo que cuentan en una hoja de recuento en blanco.
4. Etiquete o marque cada zona contada para distinguir claramente las estanterías contadas de las pendientes.
5. Al terminar, compare la hoja con la cantidad del sistema y saque las referencias con diferencias.
6. Pida a un segundo equipo que vuelva a contar las referencias con diferencias; si los dos recuentos coinciden, la diferencia es real.
7. Haga que el responsable del recuento firme los resultados y guárdelos junto con la fecha del recuento.

Un producto que no se ha contado, aunque esté registrado, es un producto desconocido.

Normas que hay que respetar en el inventario físico

• Fije la unidad. Cuando se mezclan cajas y unidades, aparece una gran diferencia en un solo producto.
• Si encuentra el mismo producto en varios sitios, sume todas las ubicaciones; no anote solo una.
• Cuente en una hoja aparte la mercancía en depósito, en consignación o propiedad de clientes.
• No mezcle en el recuento la mercancía en tránsito, ya enviada o aún no recibida.
• No borre ni escriba encima en la hoja de recuento; si hay un error, táchelo, escríbalo de nuevo y ponga sus iniciales.
• No introduzca un ajuste en cuanto vea una diferencia; busque primero la causa.

Si aparece una diferencia, ¿por dónde se empieza?

Las causas de fondo de las diferencias las explicamos en otro artículo; aquí solo damos una hoja de ruta breve que le será útil el día del recuento.

¿Qué se hace después del recuento?

El recuento no termina cuando se corrigen las cifras. Su verdadero valor está en trasladar a los procesos lo que se ha aprendido:

1. Resuma los resultados por grupo de productos y por almacén; marque dónde se concentran las diferencias.
2. Para las diferencias con causa conocida, introduzca el ajuste con su justificación; las que no tienen causa conocida, preséntelas para su aprobación por una persona autorizada.
3. Clasifique las causas: movimiento no registrado, ubicación incorrecta, error de unidad, daño o pérdida. Si en el siguiente recuento se repite la misma categoría, hay un hueco en el proceso.
4. Actualice las normas de registro de movimientos donde haga falta; por ejemplo, cree un tipo de movimiento propio para la salida de muestras.
5. Anote ya en el calendario la fecha y el alcance del próximo recuento.

Un ejemplo breve: un mayorista con dos almacenes

El almacén central y el almacén de la sucursal de un mayorista tienen los mismos grupos de productos. En el recuento de fin de año, un grupo de productos muestra un faltante en el almacén central y un sobrante en la sucursal. En total, la diferencia es tan pequeña que casi no se nota. La revisión muestra que un traspaso entre los dos almacenes se registró como salida en el central, pero todavía no como entrada en la sucursal. Si el recuento se hubiera analizado solo almacén por almacén, no se habría visto que las dos diferencias se explican mutuamente y se habría introducido un ajuste distinto para cada una. Cuando hay más de un almacén, la diferencia debe leerse por almacén y por traspaso, no solo en el total.

Recuento con Excel y en papel: ¿cuándo basta y cuándo no?

En una empresa con pocos productos y un solo almacén, una hoja de recuento impresa y una tabla de Excel cumplen su función. Es fácil poner la hoja de recuento junto a la cantidad del sistema y encontrar la diferencia. En empresas con muchas referencias o varios almacenes, en cambio, la lista no se mantiene al día, los movimientos que llegan durante el recuento no se reflejan en la tabla y hay que buscar a posteriori de qué movimiento salió la diferencia. La tabla registra el recuento, pero no muestra el historial de movimientos.

¿Cómo se valida el recuento en KurumsalPortal?

En el módulo Gestión de stock y almacenes, los productos se definen con su categoría y su código de barras, y las entradas, las salidas y los traspasos entre almacenes se anotan en un único libro de movimientos. Los recuentos de almacén se validan comparándolos con los registros, y los productos que bajan del nivel crítico quedan a la vista. El recuento lo sigue haciendo su equipo; el módulo pone el resultado del recuento junto al registro y facilita revisar qué movimientos están detrás de una diferencia. Qué lector de código de barras y qué equipos se van a usar se acuerda durante el proyecto.

El módulo comparte la misma infraestructura de usuarios, permisos y notificaciones que los demás módulos de KurumsalPortal; quién realiza cada operación se define durante la instalación. Si quiere seguir sus movimientos de stock, sus distintos almacenes y la validación de recuentos desde una sola pantalla, puede consultar la página de Gestión de stock y almacenes.