Cómo hacer un informe de ventas: plantilla de informe semanal y mensual

Un día antes de la reunión del lunes, el responsable de ventas pide un informe. Tres comerciales envían tres Excel distintos: uno ha ordenado las oportunidades por etapa, otro por cliente y el tercero solo ha listado las operaciones cerradas. Los totales no cuadran; la respuesta a “¿cuánto hemos vendido este mes?” cambia según el archivo que se mire. Las horas dedicadas a preparar el informe se van en cuadrar las cifras, no en explicarlas. El problema no suele estar en el formato del informe, sino en que no está claro de qué datos y con qué definiciones se ha elaborado.

Un informe de ventas es un documento de resumen breve que muestra, siempre con las mismas definiciones, qué ha hecho el equipo de ventas en un periodo determinado, en qué etapa están las oportunidades y a cuánto ascienden las ventas cerradas. A continuación encontrará la estructura del informe semanal y mensual, cómo se calculan los indicadores, un ejemplo de informe en una página y recomendaciones prácticas para Excel y para el dashboard.

¿Qué indicadores debe incluir un informe de ventas?

Aumentar el número de indicadores no mejora el informe; cada indicador debe estar vinculado a una decisión. Para el informe semanal, los seis indicadores siguientes ofrecen una estructura suficiente para la mayoría de los equipos de ventas B2B.

No incluya las oportunidades abiertas en el denominador de la tasa de éxito; mire solo las operaciones ya resueltas. Si añade las oportunidades abiertas al denominador, la tasa parecerá más baja de lo que es por culpa de operaciones que aún no se han decidido.

¿Qué se añade al informe de ventas mensual?

El informe mensual añade al semanal la comparación entre periodos, los desgloses y el análisis de pérdidas. Puede trasladar la lista siguiente tal cual a su propia plantilla.

• Mes anterior y mismo mes del año pasado: Si su negocio es estacional, mirar solo el mes anterior induce a error.
• Desglose por comercial: El importe, el número de oportunidades y la tasa de éxito se leen juntos; el importe por sí solo suele engañar.
• Distribución por grupo de productos o servicios: ¿Qué grupo genera ingresos y cuál se queda por debajo del objetivo?
• Distribución por origen de la oportunidad: Distingue el canal que realmente aporta negocio del que solo aporta muchas solicitudes.
• Tiempo medio de cierre: La media de la diferencia entre la fecha de apertura y la de cierre de las oportunidades ganadas.
• Motivo de las oportunidades perdidas: Un motivo elegido de una lista corta, como precio, competidor, momento o presupuesto disponible; el texto libre no se puede contar.
• Perspectiva del próximo periodo: La suma de las oportunidades cuya fecha de cierre prevista cae en el mes siguiente. No es una previsión exacta, pero orienta a la dirección.

Ejemplo de informe de ventas: estructura en una página

Si un informe no cabe en una página, nadie lo lee. El orden siguiente es el mismo para el informe semanal y el mensual; solo crece la tabla de cifras.

1. Título y periodo: Nombre del informe, rango de fechas, quién lo ha preparado y de qué fuente proceden los datos.
2. Frases de resumen: Tres frases que se leen de un vistazo. Por ejemplo: “La entrada de oportunidades nuevas se ha ralentizado; el trabajo se acumula en la etapa de presupuesto; dos oportunidades grandes han superado su fecha prevista.”
3. Tabla de cifras: Los indicadores anteriores, junto a los del periodo anterior.
4. Distribución por etapas: Un breve resumen visual del embudo, con la etapa en la que se acumula trabajo marcada.
5. Oportunidades retrasadas: Nombre de la oportunidad, responsable, fecha prevista y siguiente paso. No debe ocupar más de una pantalla.
6. Riesgos y decisiones: Las decisiones que se esperan de la dirección; por ejemplo, aprobar un descuento o pedir recursos adicionales.
7. Próximo periodo: Operaciones que se espera cerrar y objetivo del periodo.

No lea el informe de principio a fin en la reunión. Diga primero las tres frases de resumen y dedique tiempo solo a las oportunidades retrasadas y a las decisiones pendientes. La tabla de cifras es un anexo que se abre si alguien pregunta; las decisiones se toman en las secciones segunda y sexta. Este orden le permite usar la reunión semanal para resolver problemas en lugar de escuchar cifras.

¿Cómo se hace un informe de ventas mensual en Excel?

Para un informe fiable en Excel funciona bien una estructura de tres pestañas. En la pestaña de datos brutos, cada oportunidad es una fila: nombre de la oportunidad, cliente, responsable, etapa, importe, fecha de apertura, fecha de cierre prevista y estado de cierre. En la pestaña de cálculo, fórmulas como CONTAR.SI.CONJUNTO y SUMAR.SI.CONJUNTO obtienen los indicadores a partir de esas filas. La pestaña de resumen es la única página que verá el responsable. Así, cada cifra se obtiene de los datos en lugar de escribirse a mano.

Excel es perfectamente adecuado para un equipo pequeño con una lista corta de oportunidades. Estos son los puntos donde falla:

• Los datos se vuelven a pegar a mano cada semana; si falta una fila, el total cambia sin que nadie lo note.
• Los nombres de las etapas se escriben de forma distinta (“Presupuesto enviado”, “presupuesto”, “En presupuesto”) y la fórmula los cuenta por separado.
• Cuando varias personas copian y editan el archivo, vuelve la pregunta “¿cuál es el actual?”.
• Indicadores como las oportunidades retrasadas requieren comparar fechas; un formato de fecha incorrecto estropea toda la columna.

Dashboard del informe de ventas: ¿qué debe verse de un vistazo?

El dashboard es la versión en vivo del informe, pero no tiene por qué mostrarlo todo. Bastan cinco elementos que se lean de un vistazo: las ventas cerradas frente al objetivo, las oportunidades abiertas repartidas por etapas, las oportunidades retrasadas, la tasa de éxito y el importe de cierre previsto para el próximo periodo. Lo demás distrae.

El dashboard tiene dos límites: las cifras solo son tan exactas como los datos introducidos, y no responde a la pregunta “¿por qué?”. El motivo del retraso de una oportunidad se sigue averiguando al hablar con el comercial; el dashboard solo muestra dónde hace falta esa conversación.

Errores frecuentes en el informe de ventas

• Mostrar el importe aislado: Una sola oportunidad grande puede hacer que un mes parezca bueno. Un importe que no se lee junto con el número de oportunidades y la tasa de éxito oculta el rendimiento real del equipo.
• Dejar abiertas oportunidades antiguas: Mientras sigan en el embudo operaciones a las que el cliente renunció hace tiempo, la distribución por etapas parecerá mejor de lo que es. En cada reunión, cierre las oportunidades retrasadas o asígneles una fecha nueva.
• Presentar una estimación como algo seguro: La fecha de cierre prevista es una previsión. En el informe, “previsto” y “cerrado” deben etiquetarse por separado.
• Cambiar el informe sin consultar a nadie: Cuando cambia la definición de un indicador, la comparación con periodos anteriores deja de ser válida. Si va a cambiar una definición, recalcule también el pasado con la nueva definición.
• No tomar decisiones después del informe: Si en la reunión el informe no se convierte en una lista de “siguientes pasos”, el esfuerzo dedicado a prepararlo se pierde.

¿Cómo se lee el informe de ventas en KurumsalPortal y YazSis CRM AI?

El módulo Ventas / ofertas y clientes mantiene en un flujo común las fichas de cliente, las oportunidades, las conversaciones, las revisiones de cotizaciones en varias monedas, las aprobaciones y las ventas cerradas. El informe de oportunidades, ventas y conversión del módulo permite al responsable de ventas ver en un mismo informe cuántas oportunidades hay en cada etapa y qué ventas se han cerrado. En lugar de recopilar una hoja aparte para el informe, lo consulta directamente sobre los registros de oportunidades y cotizaciones.

En YazSis CRM AI, el embudo de oportunidades se compone de las etapas Nueva, Contacto, Demo, Presupuesto, Ganada y Perdida. En el tablero de oportunidades se ven las oportunidades repartidas por etapas, con importes y fechas de cierre previstas; la oportunidad retrasada se marca en rojo. Una oportunidad ganada puede abrir un registro de cobro, de forma opcional. YazSis CRM AI se utiliza hoy en el propio centro de soporte y ventas de YazSis; el alcance de una implantación adaptada a su empresa se define después de un análisis de necesidades.

Si quiere ver el flujo que va de los registros de cotizaciones y oportunidades al informe de ventas, puede consultar la página del módulo Ventas / ofertas y clientes.