Cómo hacer un inventario de activos fijos: preparación, recuento y acta de diferencias

Es la última semana del año. La lista de recuento sale de la impresora y los grupos de recuento se reparten por las plantas con una hoja y un bolígrafo. Una hora después, en una planta han encontrado varios equipos que “no están en la lista” y en otra han anotado artículos que figuran en la lista pero no están en su sitio. El recuento termina, pero el trabajo de verdad empieza ahora: ¿de quién es el error en estas diferencias, cuáles son pérdidas reales y cuáles traspasos que no se registraron? Lo que da valor a un recuento no son las cifras en sí, sino cómo se resuelven las diferencias y cómo se pone al día el registro. La lista de comprobación siguiente lo aborda en tres fases.

El recuento de activos fijos es la comprobación, uno por uno, de si los activos fijos registrados existen realmente y están con la persona correcta, en la ubicación correcta y en el estado esperado. Al final debe haber una lista actualizada y diferencias explicadas.

¿Cuándo se hace el recuento de inventario?

La frecuencia depende de la política de la organización y de su sistema contable. Muchas empresas hacen un recuento completo a final de año, y además ciertas situaciones lo desencadenan. Qué recuentos son necesarios a efectos contables conviene preguntarlo a su contable.

• Recuento completo de fin de año o de fin de periodo.
• Antes y después de una mudanza de oficina o almacén.
• Cambio de departamento o de responsable.
• Sospecha de pérdida o discrepancia en las asignaciones.
• Preparación de una auditoría interna o externa.
• Justo después de pasar a un nuevo sistema de inventario, para contrastar el registro con la realidad.

¿Cómo se hace el recuento de activos fijos? Tres fases

1. Preparación: qué hacer antes del recuento

1. Defina el alcance y la fecha. ¿Qué ubicaciones y qué grupos de artículos se van a contar? El día y la duración del recuento se comunican con antelación a todos los departamentos.
2. Saque la lista actual. El recuento se hace frente a la lista registrada; la lista debe cerrarse antes del recuento y hay que asegurarse de que nadie guarda una copia paralela.
3. Congele los movimientos. Durante el recuento no deben registrarse traspasos, devoluciones ni nuevas asignaciones; de lo contrario, el registro de un artículo ya contado cambia el mismo día.
4. Separe funciones. Quienes cuentan deben ser personas distintas de quienes llevan el registro; así nadie verifica su propio registro.
5. Revise etiquetas y códigos de barras. Si los artículos con etiquetas ilegibles o ausentes se detectan antes del día del recuento, el recuento va más rápido.
6. Prepare la hoja de recuento. Bastan los campos de ubicación, descripción, número de asignación, número de serie, estado y nota.

Ejemplo de aviso: El recuento de activos fijos de [ubicaciones] se realizará el [fecha]. Durante el recuento se suspenden las asignaciones, devoluciones y traspasos. Mantenga visibles los equipos que tiene asignados y sus etiquetas, e informe al grupo de recuento si su equipo no está en su sitio.

2. Día del recuento: pasos sobre el terreno

1. Fije el orden de las ubicaciones y no pase a la siguiente sin terminar la actual.
2. Coteje cada artículo con su registro de la lista por etiqueta, código de barras o número de serie; “uno del mismo modelo” no basta.
3. Anote en la hoja la ubicación del artículo, quién lo tiene y su estado físico.
4. No se salte los artículos que no están en la lista o no tienen etiqueta; márquelos en una sección aparte y, si es posible, fotografíelos.
5. Al final del día, una todas las hojas en una sola lista e identifique los artículos que no se han contado.

3. Revisión de diferencias: entender y cerrar la diferencia

¿Qué hacer si en el recuento aparece un activo fijo que no está en la lista?

Un artículo que no está en la lista suele indicar una falta de registro, no una pérdida. Aun así, hay que actuar con cuidado: también puede significar que un empleado usa un equipo que no le corresponde.

1. Marque el artículo por separado; no lo mueva y registre su foto y su número de serie.
2. Anote en la hoja quién lo tiene y dónde está.
3. Investigue su origen: puede ser una compra, una donación, un traspaso desde otro departamento o un registro antiguo.
4. Cuando se confirme su origen, abra una nueva ficha de inventario y registre su asignación.
5. Si no puede determinarse el origen, informe a la dirección y consulte a su contable cómo debe tratarse el artículo en contabilidad.

Después del recuento: acta de diferencias y actualización del registro

El recuento no termina hasta que se cierran las diferencias y se actualiza el registro. Reunir las diferencias sin resolver en una sola acta de diferencias define las responsabilidades y marca el punto de partida del año siguiente. El acta de diferencias puede incluir:

• Fecha y alcance del recuento y equipo que lo realizó.
• Lista de diferencias: artículo, tipo de diferencia e información disponible al detectarla.
• La revisión hecha para cada diferencia y su resultado.
• Separación entre diferencias cerradas y abiertas; para las abiertas, responsable y plazo.
• Correcciones hechas en el registro: traspaso, cambio de estado, nueva ficha, pérdida o baja por desecho.
• Nombre de quien elabora y de quien aprueba el acta, con la fecha.

Fijar un plazo para las diferencias abiertas es importante; si no, la nota “no encontrado” pasa cada año al recuento siguiente. Cuando una diferencia se cierra, debe quedar constancia también en el registro, para no repetir una y otra vez la misma investigación sobre el mismo artículo.

¿Cuándo funciona el recuento con Excel y papel y cuándo deja de funcionar?

Con pocos artículos y una sola ubicación, una lista en papel y un archivo de Excel bastan para hacer el recuento. Cuando crecen los artículos y las ubicaciones, se repiten los mismos problemas: al pasar las hojas de papel a Excel se cuelan errores, se confunden artículos del mismo modelo, la lista cambia durante el recuento porque no se congelaron los movimientos y las causas de las diferencias se buscan a mano una por una. Los resultados del recuento se quedan en el archivo y al año siguiente la misma preparación empieza desde cero.

Si va a hacer el recuento con papel y Excel, cuatro pequeños hábitos reducen el riesgo:

• Saque la lista de recuento de un único archivo y bloquee el archivo mientras dure el recuento.
• Use una pestaña distinta para cada ubicación; al final del recuento, una las pestañas en una sola lista.
• Anote las diferencias el mismo día con un primer comentario y su causa; una diferencia que se deja para el día siguiente casi nunca se resuelve.
• Guarde el archivo del recuento y úselo como lista de partida del año siguiente.

Registros del portal que facilitan el recuento

En YazSis KurumsalPortal, el módulo Gestión de inventario y asignaciones tiene una ficha de inventario con código de barras para cada activo fijo; la ficha muestra el responsable, la ubicación, el estado y el historial de movimientos del artículo. Como la lista actual puede importarse en bloque desde Excel, no hace falta introducir los registros uno a uno, y la lista actualizada puede exportarse como informe XLSX para usarla en el recuento. La diferencia que aparece en el recuento se sigue en el historial de movimientos de la ficha: el artículo puede pasar a Averiado, En reparación, Desechado o Perdido, o puede registrarse un traspaso o una devolución.

Para los artículos que se controlan por cantidad, el módulo Gestión de stock y almacenes valida los recuentos comparándolos con los registros y hace visibles los niveles de stock crítico. El lector de códigos de barras y el hardware que se usarán se definen conjuntamente en el proyecto.

Si quiere convertir el recuento de una tarea pesada que se hace una vez al año en un control periódico, puede empezar por la página Gestión de inventario y asignaciones.