Cómo hacer el seguimiento de subcontratas en obra: equipos, personal y registro diario

El dueño de la constructora pregunta por teléfono: “¿Cuántas personas ha traído hoy el equipo de obra gruesa?”. El jefe de obra se lo piensa un momento: “Unas doce”. “¿Y los ferrallistas?”. “Por la mañana estaban; de la tarde no sé nada”. A final de mes, la subcontrata dice que trabajaron catorce personas y no hay ningún registro que lo confirme o lo desmienta. Al colgar, el jefe de obra y el dueño piensan lo mismo: mañana nadie recordará esta cifra con exactitud. El seguimiento de subcontratas consiste en que el contratista principal registre con cuántas personas está en obra cada equipo subcontratado, qué trabajo hace y qué día, y qué trabajos le quedan abiertos. El objetivo no es tanto vigilar a la subcontrata como lograr que ambas partes miren la misma cifra.

El seguimiento abarca cuatro cosas: equipos y número de personas, trabajo realizado, pendientes abiertos y contrato. Las tres primeras se siguen a diario; la última, según sus fechas.

¿Qué se controla en el seguimiento de subcontratas?

¿Cómo registro cuántas personas tenía una subcontrata en obra un día concreto?

La regla es sencilla: tome la cifra de una sola fuente, cada día y con el mismo formato. Una respuesta de memoria como “unas doce” no es una cifra; “12 personas, jornada completa”, escrito por el responsable del equipo al final del día, sí lo es.

1. Designe un responsable de equipo para cada subcontrata y deje registrados su nombre y su móvil.
2. Pida la cifra al responsable del equipo o al capataz hacia el final de la jornada y ese mismo día.
3. Fije el formato del mensaje: nombre del equipo, número de personas, jornada completa o media jornada, trabajo realizado.
4. Pida que la media jornada y las horas extra se indiquen por separado; no interprete “media jornada” por sí sola como “no vino”.
5. No deje en blanco la fila de un equipo que no ha enviado su cifra; escriba “sin registro” para que el hueco se vea.
6. Una vez por semana, enseñe al responsable el total de su equipo; si hay objeciones, resuélvalas esa misma semana y no las deje para final de mes.

Un mensaje de ejemplo podría ser: “Equipo de obra gruesa 12 personas, ferrallistas 4 personas media jornada”. Una sola línea recoge dos equipos, dos formas de trabajo distintas y un total de 14 jornadas-persona (contando la media jornada como 0,5).

¿Cómo fluye el registro de un día?

• Por la mañana: El jefe de obra escribe una nota breve con los equipos que trabajarán hoy y en qué bloque; la oficina ve esa nota como el plan del día.
• Durante el día: Si surge un pendiente o un problema de material, el responsable del equipo lo comunica con una foto; la fila correspondiente se abre en ese momento a nombre del equipo.
• Por la tarde: Los responsables de equipo envían la cifra con el formato acordado; si falta la de algún equipo, la oficina se la pide al capataz.
• A la mañana siguiente: La oficina revisa las filas del día anterior y aclara las dudas; así las diferencias se detectan al día siguiente y no una semana después.

Ejemplo de control de asistencia de subcontratas: resumen semanal por equipo

El resumen siguiente muestra de un vistazo el registro semanal de tres equipos. Los equipos y las cifras son inventados; el objetivo es mostrar cómo los registros diarios se reúnen en un resumen semanal.

Al leer la tabla, interprete las cifras en conjunto y no una por una. Las 48 jornadas-persona del equipo de obra gruesa pueden ser menos de lo esperado porque perdió un día por la lluvia; el único pendiente abierto del equipo de electricidad no se debe al trabajo, sino a que está esperando material. Con un resumen así, la reunión semanal con la subcontrata deja de ser una discusión sobre “cuántos vinieron” y pasa a ser una conversación sobre “qué estamos esperando y cuándo se cierra”.

¿Cómo se vinculan los pendientes y el trabajo a la subcontrata?

Tan importante como el número de personas es vincular el resultado del trabajo al equipo. No registre un pendiente como “hay un pendiente en la obra”, sino con el nombre del equipo, el bloque y la planta, y una foto; y pida también una foto para cerrarlo. Así, a final de mes se ve a la vez cuánto trabajo hizo un equipo y cuánto dejó pendiente. Si un equipo tiene muchas jornadas-persona pero muchos pendientes sin cerrar, es la prueba de que la cifra por sí sola no dice nada.

Tres trampas del seguimiento

• Convertir el seguimiento en un castigo: Si la cifra solo se busca para saber “quién declaró de menos”, los equipos dejan de informar. Presente el registro como una referencia común; a final de mes resulta útil para ambas partes.
• Recoger más datos personales de los necesarios: Si basta con el número de personas por equipo, guarde nombres, teléfonos y otros detalles solo en la medida en que realmente los necesite.
• Confundir la cifra con el avance: Un equipo con muchas jornadas-persona no avanza necesariamente rápido. Lea siempre la cifra junto con el trabajo realizado y los pendientes cerrados.

WhatsApp, Excel y libreta en el seguimiento de subcontratas: ¿dónde funcionan y dónde fallan?

Con una sola obra, pocos equipos y un jefe de obra ordenado, una tabla de Excel y un mensaje diario cumplen bien su función. Los puntos donde fallan suelen ser los mismos:

• La cifra se queda en la conversación y no se pone por escrito, o se anota de memoria al final del día.
• La cifra queda en algún punto del chat del grupo; cuando se busca a final de mes, no aparece.
• El nombre de la misma subcontrata se escribe de formas distintas (“Obra gruesa”, “Equipo de obra gruesa”, “Yilmaz”) y los totales quedan repartidos.
• Como el pendiente no está vinculado a un equipo, la pregunta “¿de quién es este pendiente?” queda sin respuesta.
• El expediente del contrato está en otra carpeta; el periodo en que trabajó el equipo y las fechas del contrato no se pueden ver juntos.

¿Cómo funciona el seguimiento con SahaSesi AI y el módulo de contratos?

En SahaSesi AI, al abrir la obra se añaden el nombre y el móvil de los capataces y de los responsables de subcontratas; cada uno recibe por WhatsApp un breve mensaje de bienvenida. Mensajes de la obra como “Equipo de obra gruesa 12 personas, ferrallistas 4 personas media jornada” se procesan como control de asistencia por persona o por equipo de subcontrata; la media jornada y las horas extra se anotan por separado. Un pendiente con foto se abre a nombre de la subcontrata responsable y se cierra cuando llega la foto del cierre. Cada registro se devuelve para su confirmación, la oficina lo revisa en el panel y el control de asistencia mensual se descarga en Excel por persona y por subcontrata.

Para la parte contractual, el módulo Gestión de contratos de KurumsalPortal guarda en un único archivo los contratos de personal, clientes, proveedores, servicios, alquiler y mantenimiento, con fechas de inicio y fin, versión, responsable y aprobación, y envía avisos de vencimiento. No afirmamos que exista un flujo de datos ya preparado entre los dos productos; la oficina pone las cifras diarias de la obra junto al alcance y las fechas del contrato. SahaSesi AI se está poniendo en marcha con un programa piloto en las primeras obras.

Lista breve para la reunión semanal con la subcontrata

• ¿El total semanal de jornadas-persona por equipo coincide con la cifra de la propia subcontrata?
• ¿La media jornada y las horas extra se han anotado según la regla común?
• ¿Se han revisado uno a uno los pendientes abiertos con el responsable del equipo?
• ¿Hay foto de cierre para cada pendiente cerrado?
• ¿Se ha preguntado por el número de personas y el plan de trabajo de la semana siguiente?
• ¿Se acerca alguna fecha de fin o de renovación del contrato?

Si quiere registrar desde WhatsApp las cifras diarias y los pendientes de sus equipos subcontratados, puede programar una reunión piloto en la página de SahaSesi AI.