Cómo elegir una aplicación de mensajería interna para empresas: 7 criterios y comparativa

Un equipo de proyecto eligió su propia herramienta de mensajería y, unas semanas después, otro equipo se pasó a otra distinta. A final de año, para saber dónde quedó escrita una decisión hay que buscar en tres aplicaciones; la cuenta de un empleado que se fue sigue activa; los archivos de trabajo están en la cuenta personal de un empleado. Ninguna herramienta era mala: todas eran rápidas y sencillas. Lo que faltaba era que las conversaciones estuvieran vinculadas al registro, los permisos y la organización de datos de la empresa. Por eso la elección de la mensajería interna no debe partir de la pregunta “¿cuál es la más usada?”, sino de los criterios siguientes.

Una aplicación de mensajería interna es un software que gestiona las conversaciones individuales y de grupo de los empleados y el intercambio de archivos e imágenes en una plataforma bajo el control de la organización; también se llama mensajería corporativa. Su diferencia con una aplicación de chat personal es que las conversaciones no están en la cuenta del empleado, sino en la estructura de la organización.

¿Cómo se elige una aplicación de mensajería interna? Siete criterios

Puede usar la tabla siguiente como una ficha de puntuación: dé a cada herramienta candidata 0, 1 o 2 puntos en cada fila y compare las filas en las que obtiene cero, no el total. La herramienta que obtenga cero en un criterio imprescindible para su empresa debe descartarse, por bien que puntúe en los otros seis.

Aplicaciones de mensajería corporativa: tres opciones comparadas

La tabla no dice que una opción sea “mejor” o “peor” que las demás; cada una se ajusta mejor a una necesidad distinta. Lo importante es decidir de antemano qué criterios considera imprescindibles su empresa. Si solo busca un chat rápido, la primera opción puede bastar. Si por esas conversaciones también circulan decisiones, aprobaciones y archivos, los criterios de registro y permisos pasan a primer plano.

Si se inclina por un producto de chat corporativo independiente, pida antes de firmar una respuesta por escrito a estas preguntas: ¿dónde se guardan las conversaciones?, ¿en qué formato recuperará sus datos al terminar el contrato?, ¿gestionará los usuarios desde su lista de usuarios actual?, ¿quién da de baja la cuenta de un empleado que se va? Estas preguntas valen para cualquier producto, y una respuesta vaga ya es en sí una información.

¿Cuándo basta con seguir usando una aplicación de chat personal y cuándo no?

En un equipo de cinco a diez personas, en la misma oficina y con las decisiones que requieren registro guardadas en otro lugar, una aplicación de chat personal es más que suficiente; no hace falta imponer una herramienta nueva a nadie. A medida que la empresa crece, empiezan a aparecer estos problemas:

• Cuándo y quién tomó una decisión queda enterrado en el hilo de mensajes y solo se encuentra buscando.
• En el teléfono del empleado que deja la empresa se quedan conversaciones y archivos de trabajo.
• La empresa no sabe a quién se ha añadido a los grupos ni a quién se ha sacado de ellos.
• Como los empleados usan la misma aplicación para mensajes de trabajo y personales, deja de estar claro qué se espera fuera del horario laboral.
• El personal de campo y de producción usa aplicaciones distintas, y el mismo tema se trata en varios sitios.

Cinco asuntos que hay que decidir dentro de la empresa antes de elegir la herramienta

1. Alcance: ¿La mensajería servirá solo para coordinar equipos o también será un canal por el que circulen decisiones y archivos?
2. Normas: ¿Qué temas se tratan por mensajería y cuáles se trasladan a un flujo de trabajo registrado (permisos, solicitudes, aprobaciones)?
3. Gestión: ¿Quién crea y cierra los grupos, y quién retira el acceso a quien deja la empresa?
4. Horarios: ¿Se espera respuesta fuera del horario laboral? ¿Hay un canal aparte para las emergencias?
5. Transición: ¿Cuándo se cerrará el canal anterior y cómo se presentará la nueva herramienta a la plantilla?

¿Cómo se hace una pequeña prueba con las herramientas candidatas?

Antes de rellenar la ficha de puntuación, pruebe dos herramientas candidatas con un equipo y con trabajo real. Una prueba muestra mucho más que las capturas de pantalla.

1. Elija un equipo piloto. Que participen varias personas de funciones distintas: un responsable, alguien de campo o de producción y alguien de oficina.
2. Traslade un trabajo real. Lleve la coordinación semanal o el intercambio de archivos de un proyecto con la nueva herramienta.
3. Ponga a prueba las preguntas difíciles. Si un empleado se va, ¿dónde quedan las conversaciones? ¿Quién puede ver una conversación? ¿Dónde encuentra un archivo compartido hace tres semanas?
4. Dé de baja a un usuario. Cierre la cuenta y observe qué pasa con las conversaciones anteriores.
5. Haga una sola pregunta a la plantilla. ¿Quieren dejar el método anterior? Esa respuesta dice más que la ficha de puntuación.

¿Cómo responde el Módulo de mensajería de KurumsalPortal a estos criterios?

En YazSis KurumsalPortal, el Módulo de mensajería aborda los siete criterios de esta manera:

• Registro: Las conversaciones individuales y de grupo y los archivos compartidos quedan registrados dentro del portal; aunque cambie el empleado o el equipo, las conversaciones de trabajo permanecen en la memoria corporativa.
• Acceso: Solo las personas autorizadas acceden a las conversaciones; quién puede acceder a los registros se limita mediante la definición de permisos.
• Archivos e imágenes: En las conversaciones individuales y en los grupos de equipo se pueden compartir archivos e imágenes; el contenido queda en el registro de la conversación.
• Mensajes no leídos y notificaciones: El usuario ve de un vistazo sus mensajes no leídos y recibe notificaciones de los mensajes nuevos.
• Ubicación de los datos: El portal funciona en el servidor del propio cliente y los datos no se envían a una nube de terceros; el sistema funciona sobre PHP y MySQL con un hosting cPanel estándar.
• Usuarios y permisos: La mensajería usa la misma infraestructura de usuarios, permisos y notificaciones que los demás módulos del portal; usuarios y roles se gestionan en una sola estructura.
• Uso sencillo: Los empleados usan el portal desde el navegador del móvil, sin instalar ninguna aplicación.

La consecuencia práctica de estar bajo el mismo techo es que la mensajería no queda como una isla aparte. Como los permisos, los anuncios y las tareas también funcionan en la misma estructura de usuarios, el empleado entra en todo con una sola cuenta; y como usuarios y permisos se gestionan en una sola estructura, no hace falta buscar el acceso de quien se ha ido en una lista de mensajería aparte. Las aprobaciones y solicitudes que deben quedar registradas, en cambio, se gestionan mejor en sus propios módulos que en la mensajería; la mensajería sirve para coordinar y no sustituye a un mecanismo de aprobación.

Para conocer los detalles del módulo, consulte la página del Módulo de mensajería; para los demás módulos del portal, la página de KurumsalPortal.