Cómo elegir un portal del empleado: lista de control de 25 preguntas para la RFP

Ha visto las demos de tres proveedores. Las tres se ven bien en pantalla, los tres dicen “lo hacemos todo” y, una semana después, no tiene nada que pueda comparar. Elegir un portal no consiste tanto en que un software le guste como en medir si encaja con la forma de trabajar de su empresa, y eso no se mide con capturas de pantalla. La solución es una versión simplificada del método que en las compras corporativas se llama RFP: hacer a todos las mismas preguntas por escrito y poner las respuestas una al lado de otra. Así la decisión no se apoya en la impresión de la demo, sino en compromisos puestos por escrito.

Una RFP (Request for Proposal, solicitud de propuestas) consiste en que una organización envía por escrito a los proveedores sus necesidades y preguntas sobre la solución que quiere comprar y les pide propuestas dentro del mismo marco. Para elegir un portal del empleado, esto significa un resumen de necesidades de pocas páginas y una lista de preguntas.

¿Qué es una RFP y cómo funciona el proceso?

En las grandes compras corporativas, una RFP suele ser un documento de decenas de páginas. Para elegir un portal interno basta una versión mucho más ligera. El proceso suele avanzar en este orden:

1. Escriba la necesidad. ¿Qué procesos están dispersos, quién usará el portal y desde qué dispositivos? Que no pase de una página; más abajo tiene un ejemplo.
2. Mantenga corta la lista de proveedores. Elija solo tantos proveedores como pueda evaluar a fondo.
3. Envíe a todos la misma lista de preguntas. No adapte las preguntas a un proveedor; solo se puede comparar con las mismas preguntas.
4. Pida respuestas por escrito y deje la demo para después. No hace falta ver la demo de un proveedor cuyas respuestas escritas le han parecido insuficientes.
5. Puntúe las respuestas con ponderaciones. Dé más peso a los bloques que son críticos para usted.
6. Empiece con un alcance pequeño. Pruebe la solución elegida en uno o dos procesos, no en toda la empresa a la vez.

Ejemplo de resumen de necesidades: Los registros de vacaciones, asignaciones de equipos y visitas están dispersos en correos y hojas de cálculo. Parte de la plantilla trabaja en campo y no usa correo corporativo. Nuestro objetivo es pasar estos tres procesos a flujos registrados, gestionar los permisos por roles y que el empleado pueda usarlo desde el teléfono sin instalar ninguna aplicación. La propuesta debe indicar con claridad dónde se guardarán los datos y cómo se establecerá la relación con los sistemas existentes.

La elección de una intranet sigue el mismo camino. Primero aclare de qué trata la decisión: ¿busca un sitio interno que solo comparta anuncios y documentos, o un portal donde se gestionen tareas como las vacaciones, las asignaciones y las solicitudes? La respuesta determina a qué preguntas de las siguientes dará más peso.

25 preguntas para su RFP

Hay cinco bloques con cinco preguntas cada uno; la numeración empieza de nuevo en cada bloque y suma 25. Puede enviar las preguntas tal cual a los proveedores. No se conforme con un “sí” o un “no”; en cada pregunta pida también la respuesta al “cómo”. Por ejemplo, si un proveedor responde “sí” a “¿hay uso móvil?”, espere que le muestre cómo un empleado abre una solicitud de vacaciones en el teléfono de principio a fin.

A. Alojamiento y datos

1. ¿Dónde funciona el sistema: en nuestro servidor, en la nube del proveedor o en un servicio de terceros?
2. ¿Quién gestiona nuestros datos y dónde están? ¿Quién es responsable de las copias de seguridad?
3. ¿Cuáles son los requisitos técnicos? ¿Encajan con nuestra infraestructura actual y con la forma de trabajar de nuestro equipo de TI?
4. ¿En qué formato recuperamos nuestros datos cuando termine el contrato?
5. ¿Qué medidas de protección hay para campos sensibles como el número de identidad o el IBAN?

B. Roles y permisos

1. ¿Se puede definir el acceso a menús y datos por separado por rol, departamento y usuario?
2. ¿Se puede dar a un usuario permiso solo para ver un registro y a otro permiso para operar sobre él?
3. ¿Se puede dar un permiso temporal a quien sustituye a un responsable que está de vacaciones?
4. ¿Queda registrado cada permiso concedido y retirado, de modo que se vea quién tuvo qué permiso y cuándo?
5. ¿Se lleva un registro de auditoría de los accesos a documentos y de las acciones realizadas?

C. Uso móvil y experiencia del empleado

1. ¿Pueden los empleados usarlo desde el navegador del teléfono sin descargar ninguna aplicación?
2. ¿Por qué canales llegan las notificaciones al personal de campo y de producción que no tiene correo corporativo?
3. ¿Por qué canales se envían las aprobaciones y notificaciones, y desde qué cuenta?
4. ¿Qué ve un empleado nuevo en su primer acceso? ¿Cómo se ofrecen la formación de uso y los contenidos de ayuda?
5. ¿Puede mostrar la demo en un teléfono? ¿Se rellenan los formularios con comodidad en una pantalla pequeña?

D. Integración y alcance

1. ¿Hay una integración ya preparada con nuestros sistemas de ERP, control horario y nóminas? Si no, ¿cómo se diseña el flujo de datos y quién es responsable?
2. ¿Qué datos podemos exportar (por ejemplo, en XLSX) y en qué formatos podemos importarlos?
3. ¿Compramos los módulos uno a uno o en un único paquete? ¿Se pueden añadir módulos a medida que crecen las necesidades?
4. ¿Cómo trasladamos nuestros datos actuales de Excel (lista de empleados, saldos de vacaciones) en la instalación inicial?
5. Si necesitamos un proceso propio, ¿cómo se gestionan el alcance y los cambios?

E. Soporte y crecimiento

1. ¿Por qué canal, con qué alcance y con qué enfoque de respuesta se presta el soporte después de la instalación? Lo queremos por escrito.
2. ¿Un módulo nuevo se añade a la misma estructura de usuarios y permisos o requiere una instalación aparte?
3. ¿Cómo se hacen las actualizaciones? ¿Pueden aplicarse sin interrumpir el trabajo?
4. ¿Es posible empezar con un solo proceso y un alcance pequeño?
5. ¿Gestionamos nosotros el sistema en el día a día o tenemos que acudir al proveedor para cada cambio?

¿Cómo se evalúan las respuestas?

Al puntuar, evite dos errores. El primero es dar el mismo peso a todos los bloques: para una empresa con datos sensibles deben pesar más el alojamiento y los permisos; para una empresa que trabaja por turnos, el uso móvil. El segundo es escuchar las respuestas solo del equipo comercial. Evalúe las preguntas técnicas con su equipo de TI y las de procesos con RR. HH. y los responsables de operaciones; las personas que usarán el portal deben tener voz en la decisión.

¿Cuándo tiene sentido seguir con Excel y el correo electrónico?

Una RFP no siempre es necesaria. En una empresa con pocos empleados, una sola oficina y procesos sencillos, puede bastar una hoja de cálculo para las vacaciones y una lista de correo para los anuncios; comprar un portal aparte sería entonces una carga innecesaria. Estas señales indican que ha llegado el momento de elegir: las aprobaciones se pierden en cadenas de correos, la misma información se guarda en varias hojas, personas que no lo necesitan acceden a datos sensibles y, cuando la dirección pide un informe, los datos se recopilan a mano. La tabla comparativa también puede prepararla en Excel; lo importante es que las respuestas estén por escrito y que a todos se les hagan las mismas preguntas.

¿Cómo responde KurumsalPortal a estos criterios?

También puede aplicar la lista anterior a nuestro propio producto. YazSis KurumsalPortal funciona en el servidor propio del cliente y los datos no se envían a una nube de terceros; basta un alojamiento cPanel estándar y el sistema funciona con PHP y MySQL. Los empleados lo usan desde el navegador del teléfono sin instalar ninguna aplicación. En el módulo Gestión de menús y permisos, los permisos se definen en los niveles de rol, departamento y usuario, los permisos de consulta y de operación se conceden por separado, se pueden definir accesos temporales y cada cambio de permisos queda registrado. El alcance de datos por rol, el enmascaramiento de campos sensibles, el registro de accesos a documentos y el registro de auditoría ayudan a montar un proceso orientado a la KVKK, la ley turca de protección de datos personales.

Para adaptar la lista de preguntas a su empresa y conocer la estructura de 33 módulos, puede consultar la página de KurumsalPortal.