Digitalizar turnos, permisos y seguridad laboral en las fábricas

La gestión de procesos en una fábrica es la forma de trabajo que ordena, en una producción con varios turnos, quién trabaja en qué turno, quién aprueba las horas extra y cómo se registran y se cierran los eventos de seguridad laboral. Cuando el plan de turnos está en una tabla, las horas extra en conversaciones telefónicas y el aviso de casi accidente en un cuaderno, tres sistemas distintos funcionan sin saber nada uno del otro y no se puede estar seguro de que ninguno esté actualizado.

En este artículo dividimos una jornada de producción en tres momentos y explicamos qué trabajo se puede llevar a lo digital en cada uno: el plan antes de que empiece el turno, el registro de eventos durante el turno, y las horas extra y el cierre una vez terminado.

Antes de que empiece el turno: plan, asignación y solapes

El plan de turnos es la columna vertebral de la producción; cuando el plan se rompe, el equipo queda incompleto y la línea se ralentiza. En el módulo Planificación de turnos y horas extra los turnos diarios, semanales y mensuales se crean en un calendario y se asigna personal a cada turno; quién trabajará en qué turno se ve en un único plan. Las asignaciones se comprueban para detectar solapes. Por ejemplo, que la misma persona figure en dos turnos en las mismas horas se detecta y se corrige antes de publicar el plan. Cuando el plan cambia después, el cambio se notifica a los empleados afectados, de modo que nadie tenga que enterarse de su nuevo turno por otra persona. Como el responsable de operaciones que prepara el plan, recursos humanos, que se ocupa de la aprobación de las horas extra, y el empleado que consulta su turno trabajan sobre el mismo registro, desaparece la pregunta “¿cuál es el plan vigente?”.

Las solicitudes de permiso son otro de los factores que pueden trastocar el plan de turnos. En KurumsalPortal, la solicitud y la aprobación de permisos es una de las operaciones que el empleado puede hacer desde el navegador del teléfono sin instalar una aplicación; la gestión de permisos y la planificación de turnos funcionan sobre la misma infraestructura de usuarios, derechos de acceso y notificaciones.

¿Cómo se gestionan las horas extra?

1. Se registra la solicitud: las horas extra no se piden por teléfono ni de palabra, sino que se abren como una solicitud registrada.
2. Se concede la aprobación: la solicitud pasa por un paso de aprobación; se hace seguimiento de qué horas extra se solicitaron y se aprobaron.
3. Plan e informe se siguen juntos: las horas extra aprobadas se ven y se reportan junto con el plan de turnos; los responsables de operaciones y recursos humanos saben en todo momento qué horas extra están aprobadas.

Durante el turno: evento, casi accidente y situación peligrosa

En una fábrica, el riesgo suele esconderse en los eventos que no acaban en lesión: un palet que se desliza, una protección que se dejó abierta, un suelo resbaladizo. En el módulo Gestión de incidentes y casi accidentes de SST (seguridad y salud en el trabajo), los accidentes laborales, los casi accidentes y las situaciones peligrosas se registran en el mismo sistema, con la ubicación donde ocurrió el evento y una fotografía. Como también se registran los eventos sin lesiones, los riesgos se hacen visibles antes de convertirse en accidente.

Un casi accidente es el registro del momento en que no hubo accidente, pero podría haberlo habido. Si no se escribe, ese momento desaparece, desde el punto de vista de la seguridad laboral, como si nunca hubiera ocurrido.

Entre los usuarios a quienes se dirige el módulo no hay solo especialistas en SST y responsables de campo, sino también todos los empleados. Esto allana el camino para que el aviso deje de ser tarea de los jefes y pase a ser un paso que cualquiera en campo puede dar; el registro no depende de la memoria del jefe de turno ni de un formulario que se rellena a fin de mes.

Un ejemplo ficticio: en el turno de noche, un operario detecta en la entrada del almacén un palet que se desliza. Nadie ha resultado herido y la línea sigue funcionando. El operario registra el evento desde el navegador del teléfono con la ubicación y una fotografía. Por la mañana, el especialista en SST revisa el registro, determina que la causa raíz es la forma de apilar la mercancía y asigna una acción correctiva al responsable del almacén. Cuando la acción se completa, se añade la evidencia y el registro se cierra. Un riesgo que se hizo visible sin accidente se cierra sin accidente.

Después del turno: causa raíz y cierre con evidencia

El verdadero trabajo empieza una vez registrado el evento. El registro entra en un flujo de revisión y, para que no se repita el mismo error, se siguen estos pasos:

1. Registre el evento: con ubicación y fotografía, durante el turno.
2. Revíselo: la ubicación y la fotografía del registro sirven de base para la revisión.
3. Analice la causa raíz: se determina la causa de fondo que originó el evento.
4. Asigne la acción: la acción correctiva frente a la causa raíz se encomienda a un responsable.
5. Cierre con evidencia: cada acción se cierra con evidencia y el resultado se refleja en el informe de cierre.

Lo que une los tres momentos es la infraestructura común. El plan de turnos, la solicitud de horas extra y el registro de SST comparten la misma estructura de usuarios, derechos de acceso y notificaciones; el rol definido para un empleado se aplica del mismo modo en todos los módulos. Por eso no está obligado a poner en marcha los módulos todos a la vez. Empezar por el flujo que más tiempo hace perder, por ejemplo los cambios de turno o los registros de casi accidentes, también facilita que los empleados se acostumbren al nuevo orden.

Tres preguntas antes de empezar

• ¿Cómo se piden hoy las horas extra y quién las aprueba, por qué canal?
• ¿Quién puede hacer en campo el aviso de un casi accidente, o solo pueden hacerlo los jefes?
• ¿Se necesita compartir datos con el dispositivo de PDKS (control de asistencia) o con el sistema de nómina? KurumsalPortal funciona de forma independiente y no ofrece una integración lista con PDKS ni con nómina; si necesita un flujo así, definiremos juntos su alcance en el análisis de necesidades.

Puede examinar en detalle su organización de turnos y el flujo de horas extra en Planificación de turnos y horas extra, y los registros de eventos y casi accidentes en la página Gestión de incidentes y casi accidentes de SST.