Control de contratos en Excel: plantilla de columnas y cuándo pasar a un software

En el departamento de finanzas o de compras hay dos archivos llamados “Contratos_final.xlsx” y “Contratos_final_v2.xlsx”. Tienen tres columnas: nombre de la empresa, fecha de fin y notas. El primer año funciona. El segundo empiezan las preguntas: ¿qué archivo es el correcto?, ¿se renovó el contrato cuya fecha de fin ya pasó?, ¿quién es el responsable?, ¿en qué carpeta está la última versión firmada?, ¿quién se encarga del recordatorio? Empezar el control de contratos con Excel es un camino fácil y conocido; pero si las columnas de la hoja no se definen bien, nace incompleta desde el principio. A continuación encontrará una plantilla de columnas que puede copiar, una fórmula para controlar las fechas de vencimiento y el punto en que la hoja deja de ser suficiente.

Una hoja de control de contratos es una tabla que se lleva para seguir en una sola lista los contratos de la empresa y sus fechas, importe, responsable y estado. La plantilla siguiente sirve para cualquier tipo de contrato: laborales, de clientes, de proveedores, de servicios, de arrendamiento y de mantenimiento.

Plantilla de control de contratos: ¿qué columnas debe tener?

A las columnas básicas se pueden añadir campos según el tipo de contrato. En los arrendamientos son útiles la fecha de actualización de la renta y la fianza; en los de mantenimiento, la periodicidad del mantenimiento; en los de proveedores, la fecha de validez de la lista de precios; y en los de servicios, el importe de renovación. Limite los campos adicionales: cada columna nueva es una carga que hay que mantener al día, y una columna sin rellenar resta confianza a la hoja.

¿Cómo se controlan en Excel las fechas de vencimiento de los contratos?

Añadir una columna que siga las fechas por sí sola convierte la hoja de un simple registro en una herramienta de control. La lógica es sencilla: en cada fila, calcule cuántos días faltan para la fecha límite de preaviso y luego ordene y coloree según esa columna.

• Columna de días restantes: en Excel en español, escriba “=H2-HOY()” (en la interfaz en inglés, “=H2-TODAY()”). Se supone que la columna H contiene la fecha límite de preaviso.
• Formato condicional: ponga la celda en rojo si los días restantes son cero o menos, en naranja si están por debajo de un umbral corto (por ejemplo, siete días) y en amarillo si están por debajo de uno más largo (por ejemplo, treinta días).
• Ordenación: cada vez que abra el archivo, ordénelo por días restantes de menor a mayor, para que el contrato más urgente aparezca arriba.
• Columna de estado: añada una lista desplegable con opciones como “se renovará”, “no se renovará”, “preaviso enviado”; con esta columna se filtran los contratos sin decisión.

Bien montado, este sistema funciona bastante bien en una lista de hasta unos cientos de filas gestionada por una sola persona. Pero todo depende de que esa persona abra el archivo cada día. Cualquiera que abra la hoja desde el móvil, estropee los filtros o borre una fila por error puede alterar esta lógica; por eso es una buena precaución proteger los encabezados y las fórmulas y limitar el número de personas que pueden hacer cambios.

Cinco hábitos para que la hoja de Excel sea fiable

• Asigne a la hoja un único responsable y designe un suplente; la hoja no debe quedarse sin dueño cuando su responsable se vaya.
• Añada la fila el mismo día en que se firma un contrato nuevo; el hábito de “ya lo añadiré luego” se convierte en la mayor carencia de la hoja.
• Reserve un día concreto de la semana para revisar la hoja y anote esa tarea en el calendario de una persona.
• Guarde el PDF firmado con el código del contrato en el nombre del archivo e indique su ruta en la hoja.
• Cuando cambie una fecha o un importe, añada una nota de cambio en lugar de sobrescribir la fila sin dejar rastro.

¿Cuándo deja de bastar el control de contratos en Excel?

• Vencimientos olvidados: Excel no avisa a nadie. Para quien no abre el archivo, no hay celda roja.
• Confusión de versiones: los archivos “final” y “final_v2” conviven; la versión firmada vigente del contrato y la información de la fila pueden no coincidir.
• Rastro de aprobación: la nota “aprobado” escrita en una fila no muestra quién aprobó qué versión ni cuándo.
• Permisos: todo el que accede al archivo ve y modifica todas las filas; los contratos sensibles (como los laborales) no pueden mantenerse aparte.
• Historial de cambios: cuando una fecha se cambia sin dejar rastro, no es posible recuperar el valor anterior.
• Dependencia de una persona: cuando se va quien gestiona la hoja, la lógica se va con ella; nadie sabe por qué las columnas son como son.
• Trabajo simultáneo: que varias personas editen a la vez provoca conflictos.

¿Excel o sistema de gestión de contratos? Comparativa

De la comparativa se desprende lo siguiente: Excel es un comienzo razonable para listas pequeñas y de bajo riesgo. Cuando aumenta el número de contratos, cuando varias personas asumen responsabilidades o cuando un vencimiento olvidado tiene consecuencias económicas, lo que hace falta ya no es una hoja de cálculo, sino un sistema. En lugar de dejar el cambio para después de una crisis, es mucho más cómodo planificarlo con el primer vencimiento olvidado o la primera discusión sobre “qué versión es la buena”.

¿Qué debe hacer un programa de recordatorio de contratos?

La función de un programa de recordatorios es avisarle de una fecha crítica sin que usted tenga que buscarla. El Módulo de recordatorios envía avisos escalonados 30, 7 y 1 día antes de la fecha crítica; los avisos llegan como notificación del portal, correo electrónico y SMS, y el correo y el SMS se envían con las cuentas SMTP y NetGSM propias de la organización. Para los registros periódicos se define una regla de repetición y se registra la finalización de cada periodo. Introduzca como fecha crítica no la fecha de fin del contrato, sino la fecha límite de preaviso de su hoja, para que los avisos lleguen antes de que venza el plazo de preaviso. Al elegir un programa de recordatorios, pregunte también a quién llega el aviso: ¿solo al responsable del contrato o también a su suplente o a su superior?

El módulo de Gestión de contratos hace que estas fechas, la versión, el responsable y la aprobación estén en el mismo registro. Así, el recordatorio depende del registro y no de la memoria o el calendario de una persona.

Prepare la hoja antes de dejar Excel

1. Normalice las columnas según la plantilla anterior; una las filas que guardan la misma información escrita de distintas formas.
2. Busque la versión firmada vigente de cada contrato y anote la ubicación del archivo.
3. Lea la condición de renovación y calcule la fecha límite de preaviso.
4. Asigne un único responsable a cada fila.
5. Marque aparte los contratos con información incompleta o cuya versión firmada no aparece; son la primera lista de limpieza.

Para reunir sus contratos en un único archivo y no olvidar las fechas de vencimiento, puede consultar la página de Gestión de contratos.