Control de stock y almacén: entradas, salidas y diferencias de recuento en un solo libro

¿Por qué no coincide el número de productos en la estantería con el del registro? La respuesta casi nunca es un único gran error, sino pequeños movimientos sin registrar: una salida despachada que no se anotó, un traspaso entre dos almacenes que no se escribió, una entrada introducida en el producto equivocado. Un programa de control de stock es el software que registra cuánto hay de cada producto en cada almacén, los movimientos de entrada, salida y traspaso, y los niveles críticos de stock. Bien implantado, hace que la diferencia de recuento deje de ser una sorpresa y se convierta en un asunto que se puede investigar.

¿Por qué es fundamental un único libro de movimientos?

El stock de un producto es el resultado de las entradas, salidas y traspasos registrados hasta hoy. Si los movimientos se llevan en distintas tablas y en manos de distintas personas, el resultado tampoco es fiable. Por eso el módulo Gestión de stock y almacenes de KurumsalPortal registra las entradas, las salidas y los traspasos entre almacenes en un único libro de movimientos. El stock de varios almacenes se sigue desde la misma pantalla; los equipos de almacén, compras y producción ven en el mismo registro cuánto hay de cada producto en cada almacén. Así, la pregunta “¿de ese producto hay en la sucursal o en el almacén central?” se responde con el registro y no por teléfono, y se evita que dos equipos hablen del mismo producto con cifras distintas.

Un pequeño ejemplo: en un almacén de distribución con dos turnos, el equipo de día despacha un producto a la sucursal, pero deja para el final del turno escribir la salida. El equipo de noche ve que falta el producto en la estantería, mientras que en el registro parece haber stock. El equipo de compras se fía del registro y no hace el pedido; unos días después se le dice al cliente que “no hay stock”. El problema no está en el producto, sino en que el movimiento entró tarde en el registro.

De la ficha de producto al recuento: las partes del módulo

• Ficha de producto: Cada producto se define con su categoría y su código de barras. Los movimientos se registran en la ficha correcta y los productos parecidos no se confunden en el almacén.
• Varios almacenes: Se definen varios almacenes; los traspasos entre almacenes también entran en el libro de movimientos.
• Libro de movimientos: Las entradas, salidas y traspasos se reúnen en un solo lugar y el estado del stock se lee a partir de estos movimientos.
• Recuento: Los recuentos de los almacenes se verifican comparándolos con los registros.
• Nivel crítico: Los productos que bajan al nivel crítico de stock se hacen visibles y se reflejan en el informe de stock.

Revisión en cuatro pasos cuando aparece una diferencia de recuento

Que salga una diferencia de recuento no es un problema en sí; en cada recuento pueden salir pequeñas diferencias. El problema es no encontrar la causa de la diferencia y que se repita la misma. Cuando los registros y el recuento están en el mismo sistema, la revisión sigue un orden regular:

1. Escriba la diferencia con precisión. ¿Qué producto, qué almacén, cuánta diferencia hay entre el registro y el recuento? Una frase general como “el stock no cuadra” no basta para investigar.
2. Mire el libro de movimientos. Revise las entradas, salidas y traspasos registrados desde el último recuento; busque un movimiento no registrado o registrado dos veces.
3. Clasifique la causa. ¿Un movimiento registrado en el producto equivocado, una salida no anotada, un error de recuento o una pérdida física?
4. Corrija y cierre la causa raíz. Corrija el registro si es necesario; averigüe qué paso se omitió para que la misma diferencia no aparezca en el siguiente recuento.

Hábitos que mantienen la exactitud del stock

• Registre cada movimiento en el momento en que ocurre; el hábito de “lo recopilamos al final del turno” es la principal fuente de diferencias.
• Use una sola ficha para el mismo producto. Las fichas abiertas con dos nombres distintos dividen el stock en dos.
• Registre la salida y la entrada de un traspaso el mismo día; si no, el producto en tránsito queda un tiempo en el aire en los registros y aparecerá en el recuento como una diferencia.
• Haga el recuento a intervalos regulares y no deje las diferencias para el siguiente recuento.

Nivel crítico: darse cuenta antes de que se acabe el material

Los niveles críticos de stock se siguen y los productos que bajan a ese nivel se hacen visibles. Para el equipo de compras esto significa tener delante una lista, en lugar de la llamada de producción diciendo “se acabó el material”. Al fijar el nivel crítico, piense a la vez en el plazo de suministro del producto, en su ritmo de consumo y en el efecto que tendría su agotamiento en el trabajo; no es razonable el mismo nivel para todos los productos. Revisar el nivel según el consumo real a lo largo del tiempo también evita que la lista se llene sin necesidad.

El informe de stock, por su parte, extiende esa visibilidad en el tiempo. ¿Qué productos bajan con frecuencia al nivel crítico, en qué almacén hay más movimiento, en qué artículo salen diferencias con frecuencia? Estas preguntas solo pueden responderse cuando los movimientos se registran por completo; revisar estas respuestas a intervalos regulares es también la manera de reducir el riesgo de pérdidas y paradas.

Si se va a usar código de barras, el lector y el equipamiento se determinan conjuntamente en el proyecto. Si la información de stock debe compartirse con un sistema ERP, como KurumsalPortal funciona de forma independiente, el alcance de ese flujo de datos también se aclara en el análisis de necesidades; no existe una integración ERP lista.

Para gestionar productos, varios almacenes, movimientos, recuentos y niveles críticos de stock en un solo libro, puede consultar la página de Gestión de stock y almacenes.