Expediente de personal en Turquía: plazo de conservación y qué exige la KVKK

Se está trasladando el armario del archivo y en la balda de abajo están las carpetas de los empleados que se marcharon entre 2014 y 2018. Alguien pregunta: “¿Esto se puede tirar?”. Si la respuesta es “sí”, puede encontrarse sin defensa ante una demanda o una inspección de la SGK. Si es “no”, sigue teniendo responsabilidad según la KVKK por datos personales conservados sin necesidad. Hay riesgo en ambas direcciones; por eso la respuesta a la pregunta sobre el plazo de conservación del expediente de personal no debe ser un plazo único para todo, sino una tabla por tipo de documento. Este artículo reúne las disposiciones legales turcas con las que se construye esa tabla.

El plazo de conservación del expediente de personal es el periodo durante el cual un empleador en Turquía está legalmente obligado a conservar los documentos y registros del expediente de un empleado, o tiene un interés jurídico en conservarlos; la Ley del Trabajo turca no fija una cifra única para este plazo.

¿Está fijado en la ley turca el plazo de conservación del expediente de personal?

El artículo 75 de la Ley del Trabajo turca n.º 4857 obliga al empleador a abrir un expediente de personal para cada trabajador y a conservar en él los documentos y registros que debe elaborar según la ley. El artículo no indica ningún plazo de conservación. El plazo se deriva de otras leyes y de las reglas jurídicas generales. Por eso, la respuesta honesta a “¿cuántos años se conserva el expediente de personal?” depende del documento del que se hable.

Plazos de conservación del expediente de personal: criterios por grupo de documentos

Distinga dos conceptos. El primero es la obligación de conservar; la fija el plazo que la ley establece expresamente (art. 86 de la Ley 5510). El segundo es el interés en conservar; hasta que vence el plazo de prescripción, tanto el trabajador como el empleador pueden reclamar, y el documento es su defensa. Lo segundo no es una obligación legal de conservación, sino una valoración del riesgo. Aun así, el precio de deshacerse de un documento antes de tiempo suele aparecer en un juicio.

¿Cuánto tiempo se conserva el expediente de un trabajador que ha dejado la empresa?

Los diez años del art. 86 de la Ley 5510 no se cuentan desde la fecha de baja del trabajador, sino desde el año al que se refiere el documento. Por ejemplo, para un documento de 2019 el plazo empieza el 1 de enero de 2020 y termina el 31 de diciembre de 2029. La fecha de baja, en cambio, es relevante para el inicio de la prescripción de créditos como las indemnizaciones y la retribución de vacaciones.

En la práctica, divida el expediente en dos bloques: los documentos de la SGK y salariales, y los documentos relativos a la baja. Un enfoque prudente es conservar el expediente completo durante diez años después de la baja. No es una disposición legal, sino una opción derivada de los plazos de diez años anteriores; decídala con su asesor jurídico según su propio riesgo. Conserve en el expediente una copia de la constancia de trabajo entregada al trabajador que se va (art. 28 de la Ley del Trabajo) y la correspondencia sobre el despido o la dimisión. Si hay un juicio, una reclamación o una inspección en curso, no incluya ese expediente en la lista de destrucción aunque el plazo haya vencido.

Tabla de plazos de ejemplo para una política de conservación y destrucción

Elaborar desde una página en blanco la tabla de plazos de conservación y destrucción de la política es difícil. Las filas siguientes son un punto de partida de ejemplo; precise los plazos con su propio asesor jurídico y adapte la tabla a su centro de trabajo.

¿Cómo se determina el plazo de conservación del expediente de personal según la KVKK?

La KVKK exige conservar los datos personales durante el tiempo previsto en la normativa aplicable o el necesario para la finalidad para la que se tratan (art. 4). Cuando desaparecen los motivos que exigen el tratamiento, los datos se suprimen, destruyen o anonimizan de oficio o a petición del interesado (art. 7). Es decir, la KVKK no le da una cifra; le pide que se pregunte: “¿por qué conservo esto y ha terminado ese motivo?”.

Quienes están obligados a inscribirse en el Registro de Responsables del Tratamiento deben elaborar una política de conservación y destrucción de datos personales acorde con su inventario de tratamiento de datos personales (art. 5 del Reglamento de Supresión). Haber elaborado la política no significa que los datos se conserven de forma adecuada; la obligación no termina con la redacción de la política. Los responsables que no están obligados a elaborarla siguen teniendo obligaciones de conservación y supresión. Como mínimo, la política abarca lo siguiente (art. 6):

• La finalidad de la política.
• Los soportes de registro que regula la política.
• Las definiciones de los términos jurídicos y técnicos utilizados.
• Los motivos jurídicos, técnicos o de otro tipo que exigen la conservación y la destrucción.
• Las medidas técnicas y administrativas adoptadas para conservar los datos de forma segura y evitar accesos no autorizados.
• Las medidas técnicas y administrativas adoptadas para una destrucción conforme a la ley.
• Los cargos, departamentos y funciones de quienes participan en la conservación y la destrucción.
• Una tabla con los plazos de conservación y destrucción.
• Los plazos de destrucción periódica.
• Las actualizaciones realizadas en la política.

¿Qué hacer cuando vence el plazo de conservación? Pasos de la destrucción

1. Enumere los documentos con el plazo vencido por tipo de documento y fecha.
2. Compruebe para cada documento si hay un juicio, una reclamación o una inspección en curso.
3. Elija el método de destrucción: supresión, destrucción o anonimización; el responsable explica estos métodos en su política y sus procedimientos (art. 7 del Reglamento de Supresión).
4. Realice la destrucción con la aprobación de una persona autorizada.
5. Registre las operaciones de destrucción; estos registros se conservan al menos tres años, salvo otras obligaciones legales (art. 7).
6. Si ha elaborado una política, realice la destrucción en el primer ciclo de destrucción periódica posterior a la fecha en que surge la obligación; el intervalo de destrucción periódica no puede superar en ningún caso los seis meses (art. 11).

¿Dónde falla el control de plazos de conservación con Excel y carpetas?

Se puede llevar una columna de “fecha de destrucción” para cada documento; en un archivo pequeño funciona. Los puntos débiles son la confusión sobre desde qué fecha se cuenta el plazo: la fecha del documento, la baja del trabajador o el inicio del año siguiente. Las copias en papel y las digitales se siguen por separado y una de ellas se olvida. La fecha de destrucción periódica no se anota en el calendario, no se deja constancia cuando se destruye y se pasa por alto la regla de conservar tres años los registros de destrucción.

Validez de documentos, versiones y registro de accesos en el portal

En YazSis KurumsalPortal, el módulo Expediente digital y gestión de RR. HH. guarda las versiones y aprobaciones de los documentos, avisa antes de que venza la validez de los documentos y el registro de accesos a documentos muestra quién ha accedido al expediente. Los documentos de personal se guardan en el servidor propio del cliente, y campos como el número de identidad turco y el IBAN se enmascaran.

Aquí es importante una distinción: el aviso de validez se refiere a la vigencia propia del documento (por ejemplo, un documento que hay que renovar). El plazo de conservación y destrucción es un concepto distinto. En este artículo no afirmamos que el módulo destruya los documentos automáticamente al vencer el plazo de conservación. Para gestionar el texto de su política de conservación y destrucción como política de empresa, también puede consultar la página del módulo Gestión documental y de políticas.

Si quiere ver en un solo expediente las versiones de los documentos, los avisos de validez y los registros de acceso, puede revisar los módulos en la página de KurumsalPortal.