Asignación de activos: saber quién tiene cada equipo y en qué estado está

Un empleado dimite. ¿Su portátil, su teléfono y la llave de la oficina los tiene él, el departamento de informática o algún otro equipo? Si la respuesta se busca en una hoja de cálculo actualizada el mes pasado, el control de activos depende de las personas. Un programa de asignación de activos es el software que registra en qué empleado o ubicación está cada activo de la empresa, su estado actual y el historial de entrega, devolución y traspaso.

En este artículo explicamos cómo ordenar el control de la asignación de activos, cómo importar las listas existentes y cómo facilitar el recuento, a partir del módulo Gestión de Inventario y Asignación de Activos de YazSis KurumsalPortal.

Una ficha para cada activo

El módulo da a cada activo un número de asignación único y abre para cada uno una ficha de inventario con código de barras. En la ficha se ven juntos el responsable del activo, su ubicación, su estado y su historial de movimientos. Así, la respuesta a «¿quién tiene ahora este equipo y adónde fue por última vez?» se lee en la ficha, sin tener que rastrear conversaciones ni hojas de cálculo. Confundir dos portátiles del mismo modelo es un problema frecuente donde se lleva una hoja; el número único pretende evitar esa confusión desde el principio. Si sus listas actuales están en Excel, tampoco hace falta abrir las fichas una a una; más abajo explicamos cómo se hace.

Seis estados, un único ciclo de vida

A lo largo de su ciclo de vida, un activo está en uno de seis estados y cada cambio se anota en la ficha:

• Disponible: sin asignar a nadie, listo para usar.
• Asignado: asignado a un empleado o a una ubicación.
• En reparación: en proceso de reparación.
• Averiado: no funciona y espera solución. Seguir este estado por separado evita que un equipo averiado se considere por error «disponible» y se entregue a otra persona.
• Dado de baja: retirado de uso.
• Perdido: no se encuentra.

Los movimientos de asignación, devolución, traspaso, avería, reparación, baja y pérdida se acumulan en la ficha del activo. Se puede reconstruir hacia atrás en qué empleados se ha usado un equipo, cuándo se averió y cuándo se envió a reparar.

¿Cómo se cierra la asignación de un empleado que se va?

1. Revise por persona los activos que tiene el empleado que se marcha.
2. Registre la devolución de cada activo; el movimiento se anota en la ficha.
3. Si el activo pasa a otro empleado o a otra ubicación, haga el traspaso con el mismo registro.
4. Si llega un equipo averiado o dañado, refleje su estado en la ficha.
5. Cuando se hayan devuelto todos los activos, la asignación del empleado queda cerrada.

La devolución de los activos del empleado que se va se cierra con el mismo flujo; no hace falta un formulario aparte ni una hoja adicional. En un único registro se ve de quién a quién ha pasado el activo y quién lo tiene ahora. Al cerrar el expediente del empleado que se marcha, ya no queda la pregunta «¿quién tiene todavía ese equipo?».

¿Qué pasa con la lista de Excel existente?

Muchas empresas ya llevan su inventario en una hoja. KurumsalPortal incluye la importación masiva desde Excel; la lista de activos existente puede incorporarse al módulo Gestión de Inventario y Asignación de Activos sin introducir los registros uno por uno. Los registros pueden exportarse después como informe XLSX, de modo que en el recuento y en la auditoría tenga a mano la lista actualizada. Es decir, no hace falta reescribir su inventario desde cero: tras la importación, en lugar de mantener la misma información en dos sitios, usa el portal como fuente única y conserva la hoja antigua como archivo.

¿Por qué se acelera el recuento?

Como la ficha reúne el responsable, la ubicación y el estado, en el recuento la pregunta «¿este equipo está en la lista y a quién figura asignado?» se responde enseguida. La diferencia entre lo que se encuentra físicamente y lo que consta en el registro sale a la luz durante el recuento. Cuando las fichas se mantienen al día, también es posible, en lugar de hacer el recuento como un gran evento anual, hacer controles breves por ubicación o por área. Los beneficios que busca el módulo son menor riesgo de pérdida, recuento rápido e historial de asignaciones completo. Durante el recuento hay cuatro puntos principales que mirar:

• ¿La ubicación que consta en la ficha coincide con el lugar donde está físicamente el equipo?
• ¿El responsable que figura en la ficha coincide con la persona que realmente usa el equipo?
• ¿El estado de la ficha refleja la realidad? Por ejemplo, ¿un equipo que figura como «asignado» está en realidad averiado?
• ¿Hay algún equipo en el terreno que no figure en el registro?

¿Quién lo usa?

• Servicios generales: abren las fichas de activos, llevan las asignaciones y devoluciones y, en el recuento, comparan las fichas con la situación física.
• Tecnologías de la información: siguen el estado de equipos como ordenadores y teléfonos y sus registros de averías y reparaciones; ven en la ficha si un equipo que vuelve de reparación está listo para volver a usarse.
• Almacén y recursos humanos: siguen los activos disponibles y participan en el proceso de asignación en las altas y bajas de personal.

Los detalles del módulo los encontrará en la página Gestión de Inventario y Asignación de Activos y su integración con los demás módulos en la página de KurumsalPortal.