Formulario de evaluación de entrevista: plantilla, criterios y escala de puntuación

La entrevista ha terminado. El primer entrevistador dice: «Es muy buen candidato, encaja en el equipo». El segundo: «A mí me pareció flojo». Preguntar quién tiene razón no tiene sentido, porque no miden lo mismo: uno valoró el ambiente de la conversación y el otro las respuestas técnicas. Una tercera persona dice: «Apunté mis notas en algún sitio», pero el cuaderno no aparece. En la reunión de decisión cada uno cuenta su impresión y nadie muestra evidencias; al final, la decisión queda en manos de quien habla más alto. Como no evaluó a los candidatos con las mismas preguntas, no puede comparar a ninguno de forma justa con los demás. El formulario de evaluación de entrevista existe para cerrar ese hueco.

El formulario de evaluación de entrevista sirve para valorar a todos los candidatos entrevistados para un mismo puesto con los mismos criterios y la misma escala de puntuación, y reúne en una sola página las notas de los entrevistadores y su recomendación. A continuación encontrará un ejemplo que puede copiar y adaptar a su puesto, una escala de puntuación y una forma de vincular el formulario a la ficha del candidato.

Ejemplo de formulario de evaluación de entrevista y sus criterios

La tabla siguiente es una plantilla de partida. Cambie los criterios según el puesto; el entrevistador rellena las columnas «Puntuación» y «Nota de evidencia» sin dejarlas en blanco.

Al usar la tabla, tenga en cuenta dos puntos. Primero, la pregunta de ejemplo es solo un punto de partida; lo importante es hacerla a todos los candidatos de la misma manera. Segundo, la columna «Nota de evidencia» sirve para registrar el ejemplo concreto que dio el candidato, no la opinión del entrevistador. Escribir «contó que resolvió el retraso del último proyecto en dos pasos» en lugar de «se explicó bien» deja una evidencia que otros también pueden valorar en la reunión de decisión.

Parte superior e inferior del formulario

• Parte superior: nombre del candidato, puesto solicitado, fecha de la entrevista, nombre del entrevistador, tipo de entrevista (primera entrevista, entrevista técnica, entrevista final).
• Después de la tabla: dos líneas para fortalezas y dos para aspectos a vigilar.
• Recomendación general: avanzar, en espera, no avanzar. El motivo de la recomendación se escribe en una o dos frases.
• Firma o aprobación del entrevistador y fecha en que se rellenó el formulario.
• Información adicional, si la hay: las notas prácticas ajenas a la decisión, como expectativa salarial, fecha de incorporación o plazo de preaviso, van en un campo aparte y no se mezclan con la puntuación.

Ejemplo de adaptación: puesto de representante de ventas

Tomemos un ejemplo ficticio. Busca un nuevo representante de ventas. En lugar de «Conocimiento del puesto» escribe «entender la necesidad del cliente» y formula la pregunta así: «¿Cómo aclara la petición del cliente en la primera reunión?». Afina el criterio «Responsabilidad y seguimiento» como «disciplina de seguimiento después de las reuniones» y anota en la nota de evidencia si el candidato dio un ejemplo concreto de seguimiento. Cambian los nombres de los criterios; la estructura se mantiene: descripción de conducta, misma pregunta, puntuación definida, evidencia.

¿Cómo se prepara un formulario de evaluación de entrevista por competencias?

El formulario por competencias convierte la pregunta «¿me cayó bien esta persona?» en «¿mostró las conductas que requiere el puesto?». Para prepararlo puede seguir este orden:

1. Elija las cinco o seis competencias que determinan el éxito en el puesto; demasiados criterios hacen que el formulario no se pueda rellenar.
2. Defina cada competencia con una conducta observable. Escriba «explica un tema complejo de forma sencilla y ordenada» en lugar de «buena comunicación».
3. Haga a todos los candidatos las mismas preguntas para cada competencia; así las respuestas se pueden comparar.
4. Escuche las respuestas en el orden situación, tarea, acción, resultado, y tome sus notas en ese orden.
5. Decida desde el principio si dará más peso a las competencias más determinantes para el puesto.
6. Escriba en el formulario la escala de puntuación y el significado de cada puntuación.

¿Cómo se define una escala de puntuación para entrevistas?

¿Se usa el mismo formulario en cada etapa de entrevistas?

En procesos de varias etapas, puntuar desde cero la misma lista de criterios en cada entrevista cansa al candidato y al entrevistador. Una vía más práctica es repartir los criterios entre las etapas:

• Primera entrevista: comunicación, interés por el puesto y encaje básico; formulario corto, con tres o cuatro criterios.
• Entrevista técnica o específica del puesto: conocimiento del puesto y resolución de problemas; notas de evidencia más detalladas.
• Entrevista final: trabajo en equipo, responsabilidad y ajuste de expectativas; se vuelven a plantear las preguntas abiertas de los formularios anteriores.

Si está claro qué criterio se puntúa en cada etapa, en la reunión de decisión no aparecen varias puntuaciones para un mismo criterio; cada criterio tiene su responsable y su evidencia.

Errores frecuentes al rellenar el formulario

• La primera impresión se extiende a todas las puntuaciones: el ambiente del inicio determina la puntuación de todos los criterios.
• Puntuar más alto a quien se parece a uno mismo: se puntúa por motivos ajenos a los criterios, como una trayectoria o unos intereses en común.
• Rellenar el formulario días después: las interpretaciones ocupan el lugar de la memoria; rellene el formulario justo después de la entrevista.
• Poner siempre un tres: evitar decidir oculta las diferencias. Escribir la nota de evidencia reduce esta tendencia.
• Puntuar mirando la puntuación de otro: los entrevistadores deben rellenar primero el formulario de forma independiente y después comparar.

¿Cómo vinculo las notas de la entrevista a la ficha del candidato?

Aunque el formulario esté relleno, si está en un archivo separado de la solicitud, el CV y la decisión tomada, tres meses después no podrá responder a la pregunta «¿por qué no lo hicimos avanzar?». Estos pasos ayudan a vincular las notas a la ficha del candidato:

1. Programe la entrevista desde la ficha del candidato; la fecha, los participantes y el tipo de entrevista quedan registrados.
2. Cada entrevistador rellena el formulario justo después de la entrevista, sin ver las puntuaciones de los demás.
3. Las puntuaciones y las notas de evidencia se añaden a la ficha del candidato; el formulario no se queda en un archivo aparte.
4. En la reunión de decisión, todos los formularios se abren uno al lado del otro desde la ficha del candidato.
5. La decisión y una breve justificación se escriben en la misma ficha; esta ficha es la base de los informes del proceso.

¿Cuándo bastan el papel y Excel para el formulario de entrevista?

Si se entrevista a pocos candidatos para un puesto, puede bastar con imprimir el formulario, rellenarlo y añadirlo al expediente del candidato. El problema empieza cuando crece el número de entrevistadores y de candidatos: los formularios se quedan en mesas distintas, algunos nunca se rellenan y las hojas escaneadas no se vinculan con la ficha del candidato. Si se lleva en Excel una tabla conjunta de puntuaciones, las notas de evidencia no caben en una fila y se recortan; se pierde justo la información que más se necesita en la reunión de decisión.

Registro de entrevistas y decisiones en KurumsalPortal

En el módulo Gestión de candidaturas, después de evaluar al candidato se programa la entrevista y se registra el resultado. Las notas de evaluación, los datos de la entrevista y la decisión tomada se guardan en la ficha del candidato; así, Recursos Humanos, el responsable de contratación y el responsable del área miran la misma ficha. Puede usar la tabla de criterios de arriba como formato para sus notas. Para necesidades adicionales, como una plantilla de puntuación basada en criterios, definimos juntos el alcance en el análisis de necesidades.

Si quiere mantener los registros de entrevistas y decisiones junto a la solicitud, eche un vistazo al módulo Gestión de candidaturas y a la estructura general de KurumsalPortal.