8 preguntas para elegir un CRM: lista de verificación antes de la demo

Al elegir un CRM, los equipos suelen poner lado a lado la lista de funciones de dos o tres programas, ver las demos y tender a quedarse con el que tiene la pantalla más impresionante. Sin embargo, las preguntas que deciden el destino de la elección suelen ocurrírsele a uno después de la demo, cuando ya empieza el uso. Por eso conviene llevar a la demo una lista corta de preguntas.

Un CRM es un software de gestión de relaciones con clientes en el que los registros de empresas y personas, las conversaciones, las oportunidades y las ofertas se guardan en un solo lugar. Puede usar las ocho preguntas siguientes con cualquier CRM que evalúe; las respuestas de ejemplo las damos con nuestro producto YazSis CRM AI.

Primero, escriba la necesidad

Antes de pasar a la lista de preguntas, tome una página de notas: ¿qué está perdiendo hoy el equipo de ventas? ¿Dónde se quedan las ofertas? ¿Quién hace el seguimiento del cobro? ¿Las solicitudes de soporte están separadas de las ventas? Estas notas le dan una vara de medir para valorar las respuestas del proveedor. Un producto que dice “lo hace todo” no es lo mismo que uno que resuelve sus tres problemas reales. Elabore las notas hablando por separado con el personal de ventas, soporte y contabilidad; cada equipo pierde en un punto distinto, y el CRM tendrá que servir a los tres a la vez.

Ocho preguntas

1. ¿Cubre también lo que ocurre después de la venta? ¿La oferta, el cobro, el soporte y la renovación están en la misma ficha de empresa o cada uno es un módulo aparte? En YazSis CRM AI, las personas, las instalaciones, las conversaciones, las oportunidades, las ofertas, los cobros y el historial de correo se reúnen en una sola ficha.
2. ¿Quién verá qué? ¿Hay separación de roles y permisos? En YazSis CRM AI existen los roles Gerencia, Soporte, Ventas y Contabilidad; el menú se filtra según el permiso.
3. ¿Se pueden rastrear las operaciones realizadas? ¿Quién cambió una oferta o un cobro y cuándo? En YazSis CRM AI todas las operaciones de escritura se registran en el registro de auditoría con la persona, la operación y la IP; las contraseñas y los valores de las claves no se guardan en el registro.
4. ¿De dónde sacaremos las empresas candidatas? ¿La entrada de datos recae por completo en el equipo? En YazSis CRM AI, el agente de exploración de inteligencia artificial extrae y puntúa hallazgos de candidatas a partir de sitios de zonas industriales, directorios de cámaras de comercio, búsquedas web y la API oficial de mapas.
5. ¿Qué hace la inteligencia artificial y quién tiene la última palabra? ¿La IA abre registros por su cuenta? En nuestro caso el agente solo redacta hallazgos; el personal aprueba o rechaza el hallazgo, y de un hallazgo no aprobado no se abre ninguna ficha de empresa.
6. ¿Cómo funcionan el correo y la gestión de consentimientos? ¿Hay enlace de baja con un solo clic, texto informativo, importación y exportación de los registros de consentimiento y modo de prueba? En YazSis CRM AI no se vuelve a enviar nada a una dirección que se ha dado de baja, y los registros de aceptación y rechazo del İYS (el sistema turco de gestión de mensajes comerciales) pueden importarse.
7. ¿Qué ofrece para el plan de ventas? ¿Hay vista de zonas y mapa, lista de llamadas y embudo de oportunidades? Son piezas que facilitan el trabajo diario de los equipos que trabajan en campo y por teléfono.
8. ¿Se separa lo que funciona hoy de lo que está planificado? ¿Puede el proveedor distinguir por escrito qué se usa en vivo y qué se instalará dentro del proyecto? En esta fase también debe quedar claro el alcance de la relación con los sistemas existentes.

¿Cómo valorar las respuestas?

Anote las respuestas a las ocho preguntas en una tabla y marque cada fila como “listo”, “dentro del proyecto” o “no existe”. Lo que está “listo” entra directamente en uso. Para lo que está “dentro del proyecto”, el plazo y el alcance deben constar por escrito; una promesa verbal queda bien en la demo y sale cara en el uso. Lo que “no existe” se acepta o cambia la elección según lo importante que sea para usted. Si rellena la misma tabla para cada programa que evalúe, la elección se hace no por impresiones, sino con respuestas que pueden leerse una al lado de otra.

• Pida que la demo avance con un ejemplo parecido a sus propios datos; que pruebe su proceso en lugar de un escenario preparado y sin fallos.
• Pregunte si las pantallas provienen del sistema en vivo o de imágenes preparadas.
• Que asistan a la demo al menos un vendedor y una persona de contabilidad de su equipo; que las preguntas las haga quien lo va a usar, no el jefe.

Tres comprobaciones antes de decidir

1. Pruebe con una pequeña cantidad de datos reales. Introduzca unas pocas empresas, unas pocas oportunidades y una oferta con su información real. Si las pantallas cuentan su trabajo, la elección va en buena dirección.
2. Escriba quién interviene y cuándo. Si queda poco claro quién hará la instalación, la formación del equipo y la primera migración de datos, y qué se espera de usted en cada fase, el proyecto se queda a medias.
3. Averigüe la vía de salida. ¿Puede acceder a sus datos cuando los necesite y exportar los registros de consentimiento? Esta pregunta que hoy no hace puede ser la que más importe en el futuro.

Un error frecuente al elegir es decidirse por el programa que ofrece más funciones. Cada función que no se usa es una pantalla adicional que hay que aprender. Que los equipos de ventas, soporte y contabilidad puedan trabajar sobre el mismo registro vale mucho más que el número de funciones, porque el verdadero trabajo del CRM es sacar la información de las personas y ponerla en un lugar común.

Puede encontrar la presentación pantalla por pantalla, los roles y los principios de confianza en la página de YazSis CRM AI, y solicitar una demo con su propia lista de preguntas.