Encontrar empresas candidatas en zonas industriales: un agente de rastreo con IA

El rastreo de empresas candidatas es el proceso de investigación previa en el que el equipo de ventas encuentra de forma sistemática a los clientes potenciales de la región y el sector objetivo, los puntúa y los convierte en una lista de llamadas. Para los equipos de ventas B2B centrados en la industria, es una de las tareas más laboriosas que se hacen antes de la primera llamada.

En este artículo explicamos cómo el agente de rastreo con inteligencia artificial de YazSis CRM AI encuentra empresas candidatas en una zona industrial, qué recoge y qué no recoge el agente, y cómo toma el equipo la decisión final.

El límite de buscar candidatas a mano

• La web de la zona industrial organizada, la guía de la cámara, el mapa y la búsqueda web se recorren por separado; los resultados se pasan a mano a una tabla.
• La misma empresa aparece en distintas fuentes con distintas grafías, y se crean registros duplicados.
• La lista no tiene un orden que indique a qué empresa llamar primero.
• Cuando se saca la lista, puede estar ya desfasada; tampoco está claro quién se ha hecho cargo de cada empresa.

Cinco pasos desde la tarea de rastreo hasta la lista de llamadas

1. Abra una tarea de rastreo: elige provincia, distrito, zona industrial y sector. La fuente puede ser la web de la OSB (zona industrial organizada), la guía de la cámara, la búsqueda web, la API oficial de mapas o una combinación de ellas.
2. El agente rastrea y puntúa: el agente de inteligencia artificial recoge razón social, centralita, correo electrónico general, web y dirección. Los hallazgos llegan al panel por orden de puntuación.
3. El equipo aprueba: el personal aprueba o rechaza cada hallazgo. El hallazgo aprobado abre una nueva ficha de empresa o rellena solo los campos vacíos de la ficha existente.
4. Monte la lista de llamadas: el responsable filtra por provincia, distrito, zona industrial, sector y puntuación, crea una lista de llamadas y se la asigna al comercial.
5. Registre la llamada: el comercial llama a la siguiente empresa y registra el resultado (contactada, no contactada, positivo, negativo o volver a llamar), su nota y el momento de la nueva llamada. Una conversación positiva se convierte en oportunidad.

La elección de la fuente determina la calidad de la tarea. Las webs de zonas industriales y las guías de cámaras suelen estar ordenadas en cuanto a razón social y dirección; la búsqueda web y la API oficial de mapas, en cambio, pueden sacar a la luz empresas que no figuran en las guías. Si no está seguro, puede empezar con una fuente mixta y comparar qué fuente aporta más hallazgos a partir del número de fuentes y de hallazgos en la pantalla de tareas de rastreo. El responsable ve en el panel los hallazgos pendientes de aprobación; los hallazgos de naturaleza similar se pueden aprobar en bloque y convertir directamente en una lista de llamadas.

Un ejemplo ficticio: el responsable de ventas abre el lunes por la mañana una tarea de rastreo para la zona industrial de un distrito determinado y el sector de transformación de metales. La tarea entra en la cola y el agente rastrea la fuente. El responsable ve en el panel los hallazgos pendientes de aprobación; revisa y aprueba los de puntuación alta y rechaza los que no encajan. Para las empresas aprobadas monta una lista de llamadas y se la asigna al comercial. El equipo empieza a llamar con una lista ordenada por puntuación en lugar de una tabla compilada a mano; y en qué manos está cada empresa también queda en el registro.

Lo que hace el agente y lo que no

Cuando se habla de un agente de inteligencia artificial, lo que suele venir a la mente es un recolector de datos sin control. Aquí, al contrario, hay un ayudante con límites trazados desde el principio:

• No recoge datos personales. Solo escribe datos de contacto corporativos: razón social, centralita, correo electrónico general, web y dirección.
• No rastrea todos los sitios. No se rastrean los sitios que prohíben la extracción de datos ni las fuentes que piden iniciar sesión; se respetan las reglas de robots.txt.
• No añade empresas por sí mismo. Sin aprobación del hallazgo no se abre ninguna ficha de empresa. Los hallazgos no aprobados se eliminan al terminar el plazo de conservación.
• No pisa los registros existentes. Si el hallazgo aprobado actualiza una ficha existente, solo rellena los campos vacíos.

La inteligencia artificial prepara la lista; su equipo decide qué empresa entra en el CRM.

Tras la aprobación: ficha de empresa, titularidad y mapa

La empresa aprobada se convierte en una ficha de empresa en la que se reúnen en un solo lugar las personas, las conversaciones, las oportunidades, las ofertas y el historial de correos. Un comercial puede hacerse cargo de una empresa candidata, dejarla en la bolsa común o asignarla en bloque; así queda claro en manos de quién está la empresa. La información sobre una empresa también se acumula no en la libreta del comercial, sino en el registro común del equipo.

Para la planificación regional hay un mapa de Turquía que muestra la densidad de empresas por provincia y, en la página de cada provincia, un mapa de puntos. Gracias a la capa de zonas industriales y a los filtros de tipo, responsable, fuente, sector y etiqueta, las empresas candidatas, clientes y antiguos clientes de una zona se ven juntas y el plan de ventas de campo se hace en consecuencia.

Preguntas antes de abrir una tarea de rastreo

• ¿Cuál es su prioridad de provincia, distrito y zona industrial? Empezar primero con una zona pequeña facilita evaluar los resultados.
• ¿En qué sectores tiene un perfil de cliente claro? La puntuación y el filtrado cobran sentido con esta información.
• ¿Quién aprobará los hallazgos? Hay que vincular desde el principio la autoridad de aprobación a un rol.
• Una vez aprobados los hallazgos, ¿quién montará la lista de llamadas y quién llamará?

YazSis CRM AI se usa hoy en el propio centro de soporte y ventas de YazSis. El alcance de una puesta en marcha adaptada a su organización lo definimos conjuntamente tras el análisis de necesidades. Puede examinar el agente de rastreo y las demás pantallas en la página de YazSis CRM AI.