Registro de obra por WhatsApp: del mensaje del capataz al control de asistencia

En una obra, la información más fiable del día está en el teléfono del capataz: cuánta gente trabajó, qué planta se terminó, qué hace falta mañana, quién subió al andamio sin casco. El problema es que esa información se queda en mensajes de WhatsApp, notas de voz y fotos. Cuando la oficina reúne el control de asistencia por la tarde, llama teléfono por teléfono, y la dirección no conoce el resumen del día hasta la mañana siguiente.

En este artículo explicamos cómo pueden convertirse los mensajes dispersos que llegan de la obra en registros estructurados y a qué conviene prestar atención en esa transformación. Los ejemplos se basan en nuestro producto SahaSesi AI.

¿Por qué la información de obra no llega a quedar registrada?

Los equipos de obra no quieren aprender una aplicación nueva; la herramienta que más cómodamente usan en el teléfono es WhatsApp. Rellenar formularios, moverse por menús o recordar contraseñas no encaja con el ritmo de la obra. El resultado es que la información se genera en el momento adecuado, pero se acumula en el lugar equivocado.

• El control de asistencia se saca por la tarde hablando con cada capataz, uno por uno; las medias jornadas y las horas extra se confunden.
• La solicitud de material se escribe en un grupo y no queda claro quién hizo el pedido.
• Los pendientes se comunican con una foto, pero no existe ningún registro que muestre que se cerraron.
• Los incidentes de seguridad laboral se transmiten de palabra; que aparezcan en el informe depende de la suerte.

Del mensaje al registro: cinco tipos de registro

La mayor parte de los mensajes que llegan de la obra encaja en uno de cinco tipos. Clasificar el mensaje en estos tipos hace que las listas que necesita la oficina se generen por sí solas.

1. Registro de trabajo: el avance, como «Bloque B, planta 3: encofrado de pilares terminado», se ordena en el parte diario con la información de bloque y planta.
2. Control de asistencia: «Cuadrilla de estructura 12 personas, ferrallistas 4 personas, media jornada» se registra por persona o por cuadrilla de subcontratista.
3. Solicitud y entrega de material: «Mañana hacen falta 20 m³ de hormigón» se convierte en una solicitud; cuando llega la foto del albarán, se abre el registro de entrega.
4. Pendiente: un pendiente con foto se abre con el subcontratista responsable y se cierra con una foto de cierre.
5. Incidente: un accidente laboral, una paralización de trabajos o una visita de inspección se registran aparte; el incidente de seguridad laboral sube a la parte superior del informe.

¿Qué hace la inteligencia artificial en este proceso?

En SahaSesi AI, los capataces y los oficiales escriben a un único número de WhatsApp. El mensaje de voz se transcribe primero a texto; después la IA lee el mensaje, lo clasifica por tipo y se lo repite al capataz con un «He registrado: …». Si algo se ha entendido mal, el capataz lo corrige escribiendo «no, eran 10».

El capataz escribe como siempre; lo único que cambia es que el mensaje ahora se convierte en un registro.

La inteligencia artificial puede equivocarse. Por eso, los mensajes de los que no hay certeza o que no se pueden procesar pasan a la lista «pendiente de revisión» de la oficina; ningún mensaje se pierde en silencio. El parte diario se bloquea tras la aprobación del jefe de obra y los cambios posteriores dejan rastro.

Informe de cierre del día: la hoja única de la dirección

Los registros del día se ordenan por sí solos en el parte diario. Cada tarde, un único PDF dividido por obras llega a los responsables por WhatsApp y por correo electrónico. El informe incluye los registros de trabajo del día, el total de personas-día, los pendientes abiertos y, si los hay, los incidentes de seguridad laboral. Las obras que no envían registros también se marcan aparte.

A fin de mes, la planilla de asistencia se descarga en Excel, por persona y por subcontratista, día a día. No hace falta preparar aparte el archivo que irá a contabilidad.

Qué conviene saber antes de empezar

• No se instala ninguna aplicación al equipo de obra; desde el panel se añade el nombre y el teléfono de cada persona.
• Los registros, las fotos y los archivos de audio se conservan en el centro de datos de Fráncfort (Alemania, UE); los servicios de inteligencia artificial y de transcripción de voz están en Estados Unidos.
• Recomendamos que la oficina revise los registros de asistencia y de seguridad laboral antes de utilizarlos.
• SahaSesi AI se está poniendo en marcha actualmente mediante un programa piloto, junto con las primeras obras.

¿Qué cambia en el ámbito corporativo?

El registro de obra es solo un comienzo. Los módulos Seguimiento y planificación de campo, para las visitas de campo planificadas y el seguimiento de tareas, y Gestión de incidentes y cuasi accidentes de seguridad laboral, para el seguimiento de esos registros en toda la empresa, llevan esa misma disciplina a los procesos de oficina.

Si desea recibir por WhatsApp el informe de cierre de su obra, podemos hablar juntos del alcance del programa piloto.