¿Qué es una intranet? Para qué sirve y en qué se diferencia de la extranet e internet

Usted le dijo a un empleado recién incorporado que “el formulario de permisos está en la intranet” y la primera respuesta fue “¿en qué intranet?”. Los avisos están en el correo de un directivo; otros, en el grupo de WhatsApp de otro; las políticas, en la tercera carpeta de la unidad compartida; el menú del comedor, en un papel pegado en la puerta. La información existe en la empresa, pero nadie sabe dónde buscarla. La palabra “intranet” suele mencionarse como la solución a este desorden, aunque no todos entienden lo mismo: para unos es un sitio web interno, para otros un espacio para compartir archivos y para otros el portal donde se tramitan los procesos de trabajo. Este artículo simplifica el concepto y enumera las decisiones que hay que tomar al implantarla.

La intranet es una plataforma web cerrada, abierta solo a los empleados de una organización, que reúne en un solo lugar avisos, documentos, formularios y procesos de trabajo. Usa la misma tecnología que internet, es decir, el navegador y las páginas web; la diferencia es que no está abierta a todo el mundo. Para entrar se necesita una cuenta de usuario y cada usuario ve únicamente las secciones para las que tiene autorización.

Intranet y extranet: qué son y en qué se diferencian de internet

En la práctica, los límites son difusos. En una misma plataforma, una sección puede abrirse solo a los empleados y otra a usuarios externos seleccionados. Lo decisivo no es el nombre de la tecnología, sino quién puede ver qué; por eso la implantación no empieza por el menú, sino por el diseño de los permisos.

¿Para qué sirve una intranet?

• Avisos y noticias: los mensajes de la dirección, las incorporaciones, las vacaciones y los cambios de políticas se publican en un único flujo.
• Archivo de documentos y políticas: los procedimientos, formularios y manuales se consultan en una sola fuente y disminuye la pregunta “¿cuál es la versión vigente?”.
• Formularios y solicitudes: permisos, asignación de activos, soporte y compras pasan por un flujo registrado en lugar de una cadena de correos.
• Directorio de personas y equipos: es fácil encontrar en qué área trabaja cada persona y quién es su responsable.
• Contenido de formación e incorporación: el nuevo empleado accede por sí mismo a la información que necesita durante los primeros días.
• Opiniones y sugerencias: las encuestas y los canales de propuestas hacen llegar la voz de los empleados a sus responsables.

Las intranets de primera generación eran sitios de lectura: noticias, guía telefónica, menú del comedor. Con el tiempo, los empleados dejan de visitar una página que solo sirve para leer. Las de segunda generación son el lugar donde se trabaja: se solicitan permisos, se aprueban, se registran visitantes. El hábito se crea cuando el empleado hace allí su trabajo diario. Esa es también la verdadera diferencia entre un “sitio web interno” y un “portal”.

¿Se puede montar una intranet con carpetas compartidas, correo y WhatsApp?

En un equipo pequeño, sí, y a menudo basta. Con pocas personas, pocos documentos y una sola oficina, una carpeta compartida y una lista de correo cumplen su función; gestionar una plataforma aparte puede ser una carga innecesaria. A medida que la empresa crece, el sistema empieza a fallar en estos puntos:

• El aviso se envía por correo, pero no se sabe quién lo ha leído y quién no lo ha visto.
• El mismo formulario está en tres carpetas con tres versiones distintas.
• Los permisos se gestionan carpeta por carpeta, a mano; acceden a ciertos documentos personas que no deberían y quienes sí lo necesitan no pueden hacerlo.
• Se olvida cerrar el acceso de quien deja la empresa o cambia de puesto.
• El personal de campo y de producción no tiene dirección de correo corporativa; el mensaje cae en WhatsApp y el registro queda en teléfonos personales.

Un ejemplo concreto: en una empresa de producción con dos turnos, la dirección envía por correo una nueva instrucción de seguridad laboral. El personal de oficina la lee, pero la mayoría de los operarios de línea no tiene correo corporativo. La instrucción se transmite a medias en el grupo del teléfono del jefe de turno. Un mes después, cuando ocurre un incidente, la frase “lo habíamos comunicado” no tiene ningún registro detrás. El problema no es el desinterés de la dirección, sino la ausencia de un rastro que muestre en manos de quién llegó el aviso.

¿Cómo se implanta una intranet?

Antes de elegir un software, la implantación consiste en tomar tres decisiones. Si no se aclaran, hasta la interfaz más atractiva se queda vacía.

Servidor: ¿dónde funcionará la plataforma?

Que la plataforma funcione en su propio servidor o en una nube de un tercero determina dónde estarán los datos. En una solución que funciona en su propio servidor, el acceso, las copias de seguridad y la ubicación de los datos están en sus manos; a cambio, se necesita una persona o un proveedor de servicios que se encargue de ello. Tome la decisión junto con el área de TI, atendiendo a lo sensibles que sean los datos.

Usuarios y permisos: ¿quién verá qué?

Defina desde el principio la lista de usuarios y los roles: empleado, responsable de área, RR. HH., alta dirección. Para cada rol, anote qué menús verá y si el permiso de consulta y el de operación se concederán por separado. Quién retirará los permisos cuando alguien cambie de rol o deje la empresa también forma parte de este diseño. Por ejemplo, cuando un directivo se va de permiso, ¿se puede dar un permiso temporal a quien lo sustituya?, ¿ese permiso se cierra solo al terminar el plazo?, ¿los cambios quedan registrados? Si las respuestas a estas preguntas están claras desde el principio, los permisos no le darán problemas más adelante.

Propiedad del contenido: ¿quién actualizará cada página?

Cada sección debe tener un responsable: los avisos, comunicación interna; las políticas, RR. HH.; las normas de seguridad de la información, TI. Una página sin responsable se queda anticuada con el tiempo y el empleado deja de confiar en la plataforma. Empezar por poco también ayuda: arranque con los avisos y un flujo de trabajo, y añada nuevas secciones cuando el uso esté asentado.

Cinco errores frecuentes en los proyectos de intranet

1. Cargarlo todo el primer día. Se trasladan cientos de documentos antiguos y sigue sin saberse cuál es el vigente. Elija primero unos pocos documentos, los más consultados.
2. Dejar los permisos para el final. Primero se instala abierto a todos y después se quiere restringir; mientras tanto, documentos sensibles ya han circulado. Diseñe los permisos desde el inicio.
3. Crear una comunicación en un solo sentido. Una plataforma por la que solo fluye información de la dirección hacia los empleados no despierta interés. También debe haber un canal para solicitudes, preguntas y opiniones.
4. Olvidarse del móvil. Una parte de los empleados no está frente a un ordenador durante el día. Una plataforma que no se abre desde el teléfono no llega a ellos.
5. Dejarla sin responsables. Cuando pasa el entusiasmo inicial, nadie actualiza el contenido. Defina desde el principio los responsables de cada sección y el ritmo de actualización.

El punto en común de estos errores es ver la intranet como la instalación de un software. En realidad, se trata de reorganizar el flujo de información de la organización, y tiene más que ver con la responsabilidad, los permisos y los hábitos que con la tecnología.

¿Qué distingue a un portal corporativo de una intranet?

YazSis KurumsalPortal es la forma de segunda generación de la intranet: además de los avisos, gestiona permisos, asignación de activos, visitantes, tareas y solicitudes en 33 módulos, con una infraestructura común de usuarios, permisos y notificaciones. Funciona en el propio servidor del cliente y los empleados lo usan desde el navegador del teléfono, sin instalar ninguna aplicación. En la parte de avisos, el módulo Gestión de Anuncios y Noticias dirige los anuncios por persona, equipo, departamento o ubicación, los publica de forma programada por el portal, el correo electrónico y SMS, y muestra en el informe de distribución quién los ha leído. El envío de correos y SMS se realiza desde las propias cuentas SMTP y NetGSM de la organización.

¿Cuál le conviene? Si solo va a compartir avisos y documentos, puede bastar un sitio interno sencillo. Si los empleados piden permisos, abren solicitudes, reciben activos asignados o atienden visitas, estas tareas deben pasar a flujos registrados; en ese punto entra en juego no un sitio interno, sino un portal con una infraestructura común de usuarios y permisos. Tampoco es obligatorio adquirirlo todo a la vez: se empieza con los módulos necesarios y, a medida que crece la necesidad, se añaden nuevos módulos a la misma infraestructura.

Si quiere empezar por el flujo de avisos, puede ver con detalle el público objetivo, la programación y el seguimiento de lectura en la página Gestión de Anuncios y Noticias.