Portal de distribuidores: precio, stock y pedido a medida de cada distribuidor

Un viernes por la tarde un distribuidor escribe: “¿Hay stock de este producto, cuál es mi precio, se puede enviar para mañana?”. La respuesta está en el Excel del comercial, y el comercial no está localizable a esa hora. El portal de distribuidores es la plataforma web B2B en la que los distribuidores ven los productos con su propio precio, descuento y permisos, hacen pedidos y siguen el estado del stock y de los envíos.

En este artículo explicamos, en el marco del software online para distribuidores de YazSis, cómo se ordena en un portal el trabajo con distribuidores que hoy se lleva por teléfono, mensajes y Excel, qué significa “a medida del distribuidor” y qué reglas hay que definir antes de montarlo.

¿Qué ocurre con el sistema de teléfono y Excel?

A medida que crece la red de distribuidores, el equipo central de ventas y pedidos se convierte, en realidad, en una línea de información. Las preguntas de cada distribuidor son parecidas, pero cada respuesta se produce a mano. Y cuando termina el horario laboral, las preguntas quedan sin respuesta; el distribuidor o espera o se inclina por un producto de la competencia. La siguiente lista les resultará familiar en la mayoría de las redes de distribuidores:

• Como el precio cambia según el distribuidor, a cada uno se le envía una lista y un cálculo de descuento distintos; cuando la lista caduca, llegan pedidos con un precio equivocado.
• El stock se pregunta por teléfono; la respuesta es válida en el momento en que se da y unas horas después puede haber cambiado.
• Los pedidos llegan por correo, mensaje o formulario; el equipo los introduce uno a uno en el sistema y en ese proceso surge la posibilidad de equivocarse.
• Dónde está el envío se vuelve a preguntar por teléfono; el distribuidor tiene que esperar y el equipo central responde una y otra vez a la misma pregunta.

¿Cómo fluye el mismo trabajo en un portal de distribuidores?

1. El distribuidor inicia sesión con su cuenta y ve únicamente el catálogo de productos definido para él; qué producto está abierto a qué distribuidor se determina en la central.
2. El precio del producto se ve con el precio y el descuento definidos para el distribuidor; no hace falta enviar listas de precios ni preguntar “¿esta lista está actualizada?”.
3. Antes de añadir al carrito se puede ver el stock en tiempo real y, si hace falta, una sugerencia de producto alternativo; si el producto no está, el distribuidor lo sabe antes de hacer el pedido, no después.
4. El distribuidor hace el pedido directamente o pide una oferta para una compra especial.
5. El pedido avanza por el proceso vinculado al ERP; el distribuidor sigue desde el portal el estado de la entrega y del envío, sin llamar a la central.
6. El saldo, el extracto y los documentos se encuentran dentro de la misma cuenta; el distribuidor tampoco tiene que buscarlos.

El objetivo del portal de distribuidores no es dejar fuera al equipo de ventas, sino liberarlo de las preguntas repetitivas y devolverlo al trabajo de venta propiamente dicho.

¿Qué significa “a medida del distribuidor”?

El valor del portal proviene de que cada distribuidor pueda trabajar con un conjunto de reglas distinto. El mismo catálogo no se presenta igual a todos los distribuidores:

• Precio y descuento: cada distribuidor ve su propio precio y su propio descuento; las condiciones de otro distribuidor no son visibles.
• Reglas de producto: según la región o el tipo de distribuidor, ciertos productos son visibles y otros pueden permanecer cerrados.
• Permisos: los usuarios dentro del distribuidor trabajan con permisos distintos; uno hace pedidos, otro solo ve el saldo.
• Campañas y objetivos: las campañas y los objetivos dirigidos al distribuidor se ven en el portal del distribuidor correspondiente.

¿Qué gana el equipo central?

La cara visible del portal es para el distribuidor, pero la mayor parte del cambio se vive en la central. El equipo de ventas, en lugar de introducir pedidos, sigue el estado de los pedidos; en lugar de preparar listas de precios, planifica la campaña y el objetivo. La dirección, por su parte, ve sin esperar un informe aparte qué distribuidor compró qué producto y cuánto, qué producto destaca y qué distribuidor no usa nunca el portal. Así, la relación con los distribuidores pasa a un orden basado en el registro y no en la memoria personal.

Antes de montarlo, defina el modelo de distribuidores

Aunque el portal parezca una instalación de software, el verdadero trabajo es poner por escrito el modelo de distribuidores. Por eso el primer paso no es técnico, sino comercial: se levantan las reglas de precio, descuento, permisos, región y producto. Las preguntas siguientes constituyen la base de este trabajo:

• ¿Cuántas listas de precios distintas hay y a qué lista está vinculado cada distribuidor?
• ¿El descuento es fijo o varía según el importe del pedido o el grupo de productos?
• ¿Hay productos que no deben verse según la región o el tipo de distribuidor?
• ¿Qué debe poder ver cada usuario del propio distribuidor y quiénes pueden hacer pedidos?
• ¿A qué distribuidores y con qué condiciones se aplicarán las campañas y los objetivos?

Conexión con el ERP

Si el portal es un escaparate independiente del ERP, crea una nueva desconexión. Por eso se construye de modo que los datos de producto, stock, pedido, cuenta corriente y envío se sincronicen con el ERP. El stock que ve el distribuidor y el que ve el almacén se basan en la misma fuente; el pedido realizado entra en el flujo de trabajo sin volver a introducirse. Como el saldo de la cuenta corriente y la información de envío también llegan por la misma conexión, la mayor parte de las preguntas del distribuidor encuentra respuesta dentro del portal.

Medir el uso del portal, los pedidos y el rendimiento de los distribuidores tras la implantación también forma parte del trabajo: ¿qué distribuidor usa el portal, cuál sigue haciendo pedidos por teléfono, qué productos destacan? Estas respuestas son la base para gestionar el crecimiento de la red de distribuidores. Si desea convertir su red de distribuidores en un canal de venta digital que funciona 24/7, puede empezar por la página de Software online para distribuidores.