Ejemplo de informe de auditoría interna y plantilla: cómo redactar hallazgos y acciones

Su informe de auditoría contiene esta línea: «Se observó desorden en el almacén». Tres semanas después, el responsable del área pregunta: ¿qué almacén, qué estantería, desordenado según qué? El auditor no recuerda la estantería y la foto sigue en su propio teléfono. No se abre ninguna acción, porque no hay nada concreto sobre lo que actuar. El problema no está en la auditoría, sino en la forma de redactar el hallazgo. Un hallazgo bien redactado le dice al lector de un vistazo qué ocurre, según qué se considera un problema, en qué se basa y qué hay que hacer. A continuación encontrará un esqueleto de informe que lo consigue y un ejemplo ficticio de informe de auditoría interna.

El informe de auditoría interna es el documento que registra el alcance de una auditoría, los criterios utilizados, las situaciones encontradas y sus evidencias, con un responsable y una fecha límite para cada problema. La auditoría interna de calidad y la auditoría interna general de la empresa pueden usar el mismo esqueleto. Lo único que cambia es el criterio: una se basa en la norma y los procedimientos; la otra, en las políticas de la empresa y los controles internos.

¿Cómo se redacta un informe de auditoría interna y qué apartados tiene?

¿Cómo se redacta un hallazgo de auditoría?

La parte más difícil del informe es la frase del hallazgo. Cada hallazgo debe responder a cuatro preguntas:

1. Situación: ¿qué se vio, dónde y cuándo?
2. Criterio: ¿según qué procedimiento, instrucción o apartado de la norma se considera un problema?
3. Evidencia: ¿qué registro, foto u observación lo demuestra?
4. Efecto: ¿qué riesgo genera esta situación?

En la tabla siguiente puede ver la redacción débil y la sólida de un mismo tema. Las cifras y los nombres de documentos de los ejemplos son ficticios.

Expresiones que debe evitar al redactar hallazgos

Palabras imprecisas como «generalmente», «algunos», «insuficiente» o «desordenado» abren el hallazgo a discusión; el responsable del área puede plantear una objeción distinta para cada una. Sustitúyalas por cifras, lugares y registros. Vincule el hallazgo a la situación, no a la persona: escribir «Tres palés sin etiqueta» en lugar de «El responsable de almacén no etiquetó» es más exacto y traslada la solución de la persona al proceso. Separe también la interpretación de la observación: escriba lo que vio y lo que deduce de ello en frases distintas.

Plantilla de informe de auditoría interna para copiar y adaptar (ficticia)

El siguiente resumen se redactó para una auditoría de almacén en una planta ficticia de envasado de alimentos. Puede adaptar los títulos y las estructuras de frase a sus propias áreas.

• Alcance y criterios: Área de almacén y expediciones, periodo enero–febrero. Criterios: Procedimiento de Almacén e Instrucción de Registro de Stock.
• Método: Entrevista con el responsable de almacén, observación en planta en dos turnos, cotejo de 10 fichas de stock con el registro del sistema.
• Hallazgo 1 (no conformidad): En el almacén B se encontraron 3 palés sin etiqueta y sin correspondencia en las fichas de stock. Criterio: Procedimiento de Almacén, apartado 4.1. Efecto: riesgo de enviar un producto equivocado.
• Evidencia: Foto F-3, lista de cotejo de fichas de stock.
• Hallazgo 2 (observación): En el turno de noche, el formulario de expedición se rellena con retraso; todavía no ha provocado registros incompletos.
• Acción 1: Etiquetar los palés y actualizar las fichas de stock; analizar la causa y añadir el paso de etiquetado a la instrucción.
• Responsable y fecha límite: Responsable de almacén; la fecha se escribe en el informe como un día concreto.
• Evidencia de cierre: Foto de los palés etiquetados y fichas de stock actualizadas.

Lista de verificación antes de publicar el informe

• ¿Figura junto a cada hallazgo el criterio (apartado o nombre del procedimiento)?
• ¿Está la evidencia de cada no conformidad en el informe o en su anexo, con el número de registro?
• ¿Incluye la frase del hallazgo el lugar, la cantidad y la fecha?
• ¿Se confirmaron los hallazgos con el responsable del área en la reunión de cierre?
• ¿Tiene cada acción un único responsable y una fecha?
• ¿Se redactaron las observaciones y propuestas de mejora por separado de las no conformidades?
• ¿Se registraron también los hallazgos positivos?
• ¿Aparecen en el encabezado la lista de distribución y la versión del informe?

¿Es lo mismo el informe de auditoría interna de la empresa que el de auditoría interna de calidad?

El esqueleto es el mismo; cambia el criterio. En un ejemplo de informe de auditoría interna de calidad, los criterios son el apartado correspondiente de la norma ISO y los procedimientos de la organización; junto al hallazgo se escribe el número de apartado. En la auditoría interna general de la empresa, el criterio pueden ser controles internos como la matriz de autorizaciones, las reglas de aprobación o el sistema de conservación de documentos. En ambos casos, la frase del hallazgo consta de las mismas cuatro partes: situación, criterio, evidencia y efecto. Escriba también brevemente los hallazgos positivos: lo que funciona bien se convierte en punto de comparación en la siguiente auditoría. El apartado de criterios debe ir antes de los hallazgos y no cambiar a lo largo del informe; de lo contrario, un mismo hallazgo puede significar dos cosas distintas para dos lectores, y la discusión se centra más en la vara de medir que en el contenido del hallazgo.

¿Qué pasa si el informe se queda en un PDF?

Un informe en Word o PDF se lee, se firma y se archiva; una lista de hallazgos en Excel también funciona cuando hay un solo auditor y pocos hallazgos. La dificultad es que el informe es un documento cerrado, no un registro vivo:

• Las acciones se copian a mano del informe a otra hoja de cálculo; con el tiempo, las dos listas se separan.
• Las fechas límite no están en el calendario de nadie y los recordatorios quedan en manos del auditor.
• Las evidencias se dispersan entre el correo y carpetas personales.
• Si el mismo tema vuelve a aparecer al año siguiente, no se puede saber sin abrir los informes antiguos uno por uno.

¿Cómo se vincula un hallazgo a una acción en KurumsalPortal?

En el módulo Gestión de auditoría interna, la auditoría se vincula a un plan y se realiza mediante una lista de verificación. Los hallazgos y las no conformidades detectados se registran vinculados a la auditoría correspondiente; el hallazgo no se queda en el informe, sino que se convierte en un registro trazable. Para cada hallazgo se abre una acción correctiva con responsable y fecha límite definidos, y la acción se cierra adjuntando la evidencia de que se completó. Así, las columnas de hallazgo, evidencia, acción y responsable del informe dejan de ser archivos sueltos y pasan a ser eslabones de una misma cadena.

En la práctica, el informe tiene dos partes: el relato que leen las personas y el registro que guarda el sistema. Mantener breve la parte narrativa (alcance, método, conclusión resumida) y completar los campos de hallazgo, evidencia y acción en la cadena de registros hace que el informe sea a la vez legible y trazable. Qué acciones están abiertas y cuáles cerradas se ve en el registro sin abrir informes antiguos. También se reducen las diferencias de estilo entre auditores, porque todos rellenan los mismos campos y cada hallazgo se redacta con el mismo patrón de cuatro partes.

Si quiere ver los demás módulos además de la cadena de auditoría y acciones, puede continuar en la página de KurumsalPortal.